Dat­umrech­nen Notion

Die­ser Arti­kel behan­delt das Dat­umrech­nen Noti­on, wie Noti­on Daten addie­ren, sub­tra­hie­ren oder Datumein­hei­ten, wie Tage, Mona­te, aus einem Datums­feld auszulesen.

Ich set­ze auch vor­aus, dass du dich mit Noti­on und den Ter­mi­no­lo­gie von Noti­on bereits aus­kennst. Falls nicht, der Noti­on Alma­nach schliesst die­se Lücke und bringt dir alles zu Noti­on bei.

Wenn du die rest­li­chen Tage bis zu einer Frist, wie eine Dead­line, berech­nen willst, dann lies im Post Countdown-Zähler in Noti­on erstel­len weiter.

Das Dat­umre­chen Noti­on, oder das For­mel­rech­nen in Noti­on all­ge­mein, wird ein­fa­cher, sobald man die zugrun­de lie­gen­den Regeln kennt.

Ange­nom­men du hast ein Datums­feld (Eigen­schaft = Datum) und möch­test davon Tage, Mona­te, Jah­re, etc. hin­zu­rech­nen oder abziehen.

Das kann zum Bei­spiel bei einem wie­der­keh­ren­den Pro­jekt sein, wo du bereits weisst, was zu tun ist und wie lan­ge jede Auf­ga­be geht. Die­se Vor­aus­set­zung wür­de dir ermög­li­chen, den Pro­jekt­start fest­zu­le­gen und dann das Pro­jek­ten­de auto­ma­tisch zu berech­nen oder den Pro­jekt­start berech­nen basie­rend auf dem Lie­fer­da­tum (Noti­on Datum rück­wärts rechnen).

Dat­umrech­nen Noti­on – zwei Beispiele

Für die­sen Bei­trag zei­ge ich dir an zwei Bei­spie­len wir du For­meln zur Daten­be­rech­nung ver­wen­den kannst:

1. Pro­jek­ten­de berech­nen (inner­halb einer Datenbank)
2. Pro­jek­ten­de berech­nen (über zwei Datenbanken)

Pro­jek­ten­de mit date­Add() berechnen

Die­se Vari­an­te eig­net sich, wenn du die Gesamt­dau­er bereits im Vor­aus kennst, z.B. in Stun­den oder Tagen ange­ben kannst.

Du benö­tigst in dei­ner Pro­jekt­da­ten­bank drei Eigenschaften:

• Pro­jekt­start (Datum-Eigenschaft)
• Pro­jekt­dau­er (Zahl-Eigenschaft)
• Pro­jek­ten­de (Formel-Eigenschaft)

For­mel­funk­ti­on date­Add() und date­Sub­stract() erklärt

Wenn du in Noti­on mit For­meln rech­nest, kannst du nicht immer eine Ablei­tung von Excel-Formeln vor­neh­men (lei­der).

Um ein Datum addie­ren zu kön­nen oder zu sub­tra­hie­ren, musst du einen eige­nen Befehl dafür ver­wen­den. Ein­fach nur zwei Dat­umfel­der ansteu­ern und mit einem + addie­ren zu wol­len, geht in Noti­on nicht.

Wenn du eine Addi­ti­on mit Daten vor­neh­men willst, ver­wen­dest du dafür date­Add() und für Sub­trak­tio­nen date­Sub­stract(). Deutsch­spra­chi­ge Pen­dants gibt es nicht und wie ich von Noti­on ver­nom­men habe, wer­den For­meln wohl auch nie über­setzt werden.

date­Add() und date­Sub­stract() kannst du auch als Datums­rech­ner Mona­ten oder als Datums­rech­ner Tage verwenden.

Bei allen Notion-Formeln ist es wich­tig, dass die Gross- und Klein­schrei­bung berück­sich­tigt wird, sonst wird der For­mel­be­fehl nicht erkannt.

Wenn du anstel­le von date­Add(), Date­Add() oder date­add() ein­gibst, wird dei­ne For­mel nicht funk­tio­nie­ren. In spe­zi­fi­schen Fäl­len kommt es wie­der­um sehr auf die Gross- und Klein­schrei­bung an; so kann die Abkür­zung für Woche die Wochen­zäh­lung nach Euro­päi­schem oder Ame­ri­ka­ni­schen Stan­dard bedeuten.

Struk­tur der Formel

Noti­on gibt die For­mel­struk­tur (Syn­tax) wie folgt vor dateAdd(date, num­ber, text). Zur Erläu­te­rung, neh­me ich sie auseinander:

Pro­jek­ten­de über zwei Daten­ban­ken berechnen

Die­ses Bei­spiel eig­net sich, wenn du die Dau­er eines Pro­jek­tes über ein­zel­ne Auf­ga­ben, und deren Dau­er, berech­nen willst. Hier­für benö­tigst du zwei Datenbanken:

• Pro­jekt­da­ten­bank
• Auf­ga­ben­da­ten­bank

Muster Projekt- und Aufgabendatenbank

In der Pro­jekt­da­ten­bank benö­tigst du fol­gen­de Eigen­schaf­ten (Fel­der):

• Pro­jekt­start (Datum-Eigenschaft)
• Ver­knüp­fung zur Aufgabendatenbank
• Total Dau­er (Rollup-Eigenschaft)
• Pro­jek­ten­de (Formel-Eigenschaft)

In der Auf­ga­ben­da­ten­bank benö­tigst du fol­gen­de Eigen­schaf­ten (Fel­der):

• Start (Datum-Eigenschaft)
• Ende (Datum-Eigenschaft)
• Dau­er (Formel-Eigenschaft)
• Ver­knüp­fung zur Projektdatenbank

Auf­ga­ben­dau­er berechnen

Berech­ne die Auf­ga­ben­dau­er zwi­schen den Eigen­schaf­ten Start und Ende mit der For­mel dateBetween().

Nach dem glei­chen Prin­zip kannst du mit date­Bet­ween() das Alter einer Per­son oder ein Jubi­lä­um berechnen.

Auf­ga­ben­dau­er in Pro­jekt­da­ten­bank spie­geln (Rollup)

Spieg­le nun die Auf­ga­ben­dau­er in die Pro­jekt­da­te­bank ein, nach­dem du eine Ver­knüp­fung zwi­schen den bei­den Daten­ban­ken her­ge­stellt hast und zwi­schen den Daten­ban­ken Daten­sät­ze ver­linkt hast.

Beim Rollup ist es wich­tig, dass du die rich­ti­ge Part­ner­da­ten­bank aus­wählst, dann das ent­spre­chen­de Feld und was damit zu tun ist. Für die­ses Bei­spiel habe ich den Berech­nungs­mo­dus “Sum­me” aus­ge­wählt. Die­ser sum­miert die Aufgaben-Dauer aller ver­link­ter Aufgaben-Datensätze.

Aktu­el­ler Wochen­tag mit­tels Notion-Formel

Es geht wei­ter mit der Noti­on Datum-Nerderei – mit die­ser For­mel kannst du den aktu­el­len Wochen­tag eines Datums aus­le­sen. Das ist zum Bei­spiel nütz­lich, wenn du eine Board-Ansicht nach Wochen­ta­gen ord­nen willst.

Ver­wen­de die die­se Notion-Formel, um Kalen­der­ta­ge berech­nen zu können:

Die­se For­mel zeigt dir den Wochen­tag in gewähl­ten Spra­che dei­nes Kon­tos ein. Wenn dein Team mehr­spra­chig unter­wegs ist und jeder User sei­ne eige­ne Spra­che haben möch­te, soll­test du die For­mel umbau­en, damit sie nicht bei jedem Sprach­wech­sel das Resul­tat neu berech­nen muss. Denn ein häu­fi­ger Sprach­wech­sel, ob du allei­ne oder durch wei­te­re Mit­ar­bei­ten­de, kann Dar­stel­lun­gen “ver­schrau­ben”.

Datums­for­mel: Alter berechnen

Wenn du das Alter einer Per­son oder Jubi­lä­um berech­nen willst, dann ver­wen­de die­se Formel:

Noti­on For­mel Datum

Um das heu­ti­ge Datum in einem Formel-Feld zu ver­wen­den oder anzu­zei­gen, ver­wen­de die Formel:

formatDate(now(),"DD.MM.YY")

DD steht für zwei­stel­li­ge Tages­zahl, MM für zwei­stel­li­ge Monats­zahl und YY für die zwei­stel­li­ge Jah­res­zahl. Die Rei­hen­fol­ge wie auch die Trenn­zei­chen (.,/-) kannst du selbst wählen.

Noti­on Datum einfügen

Um in einer Notion-Seite ein Datum ein­zu­fü­gen, zum Bei­spiel für heu­te, mor­gen oder gestern, ver­wen­de das @-Mention Zei­chen gefolgt vom Text “Heu­te”. Wenn du ein ande­res Datum willst, dann klicke anschlies­send auf den grau­en Text “@Heute” und wäh­le ein ande­res Datum über den Kalen­der der nun erscheint.