Wann ist eine Noti­on Bera­tung sinnvoll?

Noti­on Bera­tung. Lese­dau­er: 11 min.

Noti­on ist ein Tool für effi­zi­en­tes Wissens- und Pro­jekt­ma­nage­ment und es eig­net sich für den Ein­satz in Klein- und mit­tel­stän­di­schen Unternehmen.

Um Noti­on in dei­nem Unter­neh­men ein­zu­füh­ren, kannst du ent­we­der selbst den Workspace mit den ent­spre­chen­den Funk­tio­nen bau­en oder du lässt dies durch einen Noti­on Exper­ten tun.

In die­sem Arti­kel erör­te­re ich, wann und war­um die Inan­spruch­nah­me einer Noti­on Bera­tung für die Ent­wick­lung dei­nes Noti­on Workspace sinn­voll ist.

Was ist Notion

Wie in der Ein­lei­tung erwähnt, kön­nen mit Noti­on effi­zi­en­tes Wissens- und Pro­jekt­ma­nage­ment betrie­ben wer­den. Anders als vor­de­fi­nier­te Syste­me wie Mon­day, Asa­na, gibt Noti­on kei­ne feste Nut­zungs­struk­tur vor. Die­se baut man sich selber.

Dadurch hat man lang­fri­stig die Fle­xi­bi­li­tät den Set­up noch spe­zi­fi­scher auf die eige­nen Bedürf­nis­se anzu­pas­sen. Gegen­tei­lig ist dafür, dass die­se Fle­xi­bi­li­tät zu Beginn sehr über­for­dernd ist.

Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät ist sowohl sei­ne Stär­ke als auch sei­ne Herausforderung.

Wie kann man Noti­on nutzen?

Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät ermög­licht dir selbst Daten­ban­ken zu bau­en und zuein­an­der in Bezie­hung zu set­zen. Dadurch kannst du sehr bran­chen­spe­zi­fi­sche Pro­zess­un­ter­stüt­zun­gen entwickeln.

Hier eine nicht abschlies­sen­de Auf­li­stung von mög­li­chen Pro­zess­un­ter­stüt­zun­gen (=Funk­tio­nen):

  • Auf­ga­ben­ver­wal­tung
  • Pro­jekt­ver­wal­tung
  • Wis­sens­ver­wal­tung (Anlei­tun­gen, Check­li­sten, Tool­ver­zeich­nis, Wis­sens­quel­len, Dokumenteverwaltung)
  • Con­tent Produktion
  • Ver­triebs­ma­nage­ment (Lead ver­wal­ten, Ange­bo­te tracken)
  • Kun­den­por­tal
  • Kun­den­ver­wal­tung (regel­mäs­si­ge Kon­takt­pfle­ge, Kundendaten
  • Kurs­ver­wal­tung
  • Produkt- und Verkaufsverwaltung

Wann ist eine Notion Beratung sinnvoll?

Vor­tei­le einer Noti­on Beratung

Eine Noti­on Bera­tung ist für dein Busi­ness sinn­voll wenn du schnel­ler zum Ziel kom­men und lang­fri­sti­ge eine hohe Qua­li­tät willst.

Zeit

Wenn du Noti­on in Eigen­re­gie ent­wickelst, inve­stierst du auf drei Ebe­nen dei­ne Zeit:

  • Zeit Noti­on zu erlernen
  • Zeit den Set­up zu entwickeln
  • Zeit­er­spar­nis weil Irr­läu­fe wegfallen

Qua­li­tät

In der Pra­xis kämp­fen die mei­sten Unter­neh­men an einer ande­ren Front, derer sie sich mei­stens nicht im vol­len Umfang bewusst sind.

Mit einer Noti­on Bera­tung holst du dir nicht eine Tool-Fachperson ins Haus, son­dern ein Prozess-Experte.

Ein Grund wes­halb Unter­neh­men Noti­on wie­der ver­wer­fen oder sich mit halb­fer­ti­gen Workspaces arran­gie­ren ist, dass sie sich zu wenig mit ihrer eige­nen Arbeits­wei­se aus­ein­an­der gesetzt haben.

Das lässt sich nur lösen, indem man kon­stant die eige­nen Pro­zes­se reflek­tiert, doku­men­tiert und den Set­up fort­lau­fend ver­bes­sert. Die Mög­lich­keit zur spä­te­ren Anpas­sung ist dank Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät zum Glück möglich.

Die­se Form der Qua­li­täts­stei­ge­rung, nach der Ein­füh­rung eines Set­ups, inve­stiert prak­tisch kein Unter­neh­men – mei­stens hat man kei­ne Zeit dafür oder die Per­son die den Set­up im Schnell­ver­fah­ren ent­wickel­te, kaum mehr Kapazitäten.

Die Vor­tei­le einer Noti­on Bera­tung sind des­halb die Effi­zi­enz mit der eure Pro­zes­se ana­ly­siert, ein Set­up ent­wickelt wird und so eine lang­fri­sti­ge Pro­zess­un­ter­stüt­zung für dein Unter­neh­men sicher­ge­stellt ist.

Indi­vi­du­el­le Lösung

Jeder Unter­neh­men benö­tigt eine Form von Projekt- und Wis­sens­ver­wal­tung, aber die Nuan­cie­rung macht den Unterschied.

Je schnel­ler und inten­si­ver dei­ne Mit­ar­bei­ter mit Noti­on arbei­ten, desto genau­er kann der Set­up indi­vi­dua­li­siert wer­den. Einer­seits bestehend aus spe­zi­fi­schen Ansich­ten pro Mit­ar­bei­ter, ande­rer­seits funk­tio­nal sehr spe­zi­fisch auf dein Unternehmen.

Eine Noti­on Bera­tung ver­kürzt die­sen Weg zur indi­vi­du­el­len oder mass­ge­schnei­der­ten Lösung und ich weiss zudem, am wel­chen Punkt wir mit Auto­ma­tio­nen und Dritt­an­wen­dun­gen noch mehr herausholen.

Ent­wickelt man den Set­up hin­ge­gen selbst, star­tet man oft bei den indi­vi­du­el­len Funk­tio­nen und ver­zet­telt sich dann über den gesam­ten Workspace. Ein Noti­on Con­sul­tant ist des­halb auch jemand, der dir hilft nicht zu viel Kom­ple­xi­tät im Set­up zu haben – fluss­ab­wärts betrach­tet, wird dir die­se Stra­te­gie das Leben in eini­gen Monats viel ein­fa­cher machen.

Kosten­ein­spa­rung

Eine Noti­on Bera­tung soll­te sich dei­ne bestehen­den Anwen­dun­gen anse­hen und Ein­spar­po­ten­zi­al iden­ti­fi­zie­ren. Als Noti­on Bera­te­rin ken­ne ich eine Viel­zahl an Anwen­dun­gen, die mehr kön­nen oder durch gün­sti­ge­re ersetzt wer­den können.

Für wen ist eine Noti­on Bera­tung angebracht?

Start­up

Ihr habt zu wenig ope­ra­ti­ve Res­sour­cen, um einen pas­sen­den Set­up zu ent­wickeln oder kei­ne Res­sour­cen, die­sen fort­lau­fend auf neue Ent­wick­lun­gen auszurichten.

Ein soli­der Workspace ermög­licht es zudem neue Mit­ar­bei­ter effi­zi­ent dar­auf zu schu­len. So haben alle das glei­che Grund­wis­sen und wis­sen wie damit zu arbei­ten ist. So bleibt neu gewon­ne­nes Wis­sen in einem System, wan­dert nicht mit den Mit­ar­bei­tern wei­ter und die Kol­la­bo­ra­ti­on unter­ein­an­der ist von Beginn an hoch.

KMUs (10–99 MA)

Als eta­blier­tes Unter­neh­men wollt ihr die gewach­se­nen Struk­tu­ren opti­mie­ren, um mehr Effi­zi­enz aus­zu­nut­zen (und so den Pro­fit zu erhö­hen) und offen blei­ben für neue Technologien.

Ein­zel­per­so­nen, Frei­be­ruf­ler und Solopreneure

Du willst dein per­sön­li­ches Orga­ni­sa­ti­on und Pro­jekt­ma­nage­ment und dich so opti­mal mit dei­nem Workspace auf­stel­len, dass du kei­ne Per­so­nen anheu­ern musst. So kannst du viel län­ger alles allei­ne bewäl­ti­gen, ohne dich zusätz­lich zu über­la­sten und im Klei­nen ska­lier­bar auf­ge­stellt sein.

Typi­sche Her­aus­for­de­run­gen und wie eine Bera­tung hel­fen kann

Um dein ope­ra­ti­ves System so per­fekt wie mög­lich zu ent­wickeln, müs­sen vier Exper­ti­sen in einer Per­son vor­han­den sein:

  • Pro­zess Expertise
  • Noti­on Expertise
  • Daten­ar­chi­tek­tur Expertise
  • Ana­ly­se Expertise

Bei einem 100-prozentigem Pen­sum benö­tigt eine Per­son dafür locker 3 Jah­re, denn wir wol­len ja nicht nur eine Fach­ex­per­ti­se, son­dern prak­ti­sche Anwen­dungs­er­fah­rung dazu.

Je mehr prak­ti­sche Anwen­dungs­er­fah­rung jemand hat, desto agi­ler kann sie sich auf dei­ne Aus­gangs­la­ge ein­stel­len und umso direk­ter zur Lösung kommen.

Wie oben bereits erwähnt, kein ope­ra­ti­ves System ist auf Ewig­kei­ten per­fekt. Die Aus­gangs­la­ge in dei­nem Unter­neh­men ändert sich ja auch und dem­entspre­chend muss ein System auf die­sen Wan­del fort­lau­fend abge­stimmt werden.

Pro­ble­me in der Pra­xis: Schlech­ter Tool-Fit

Du hast bereits eine Anwen­dung zur Pro­jekt­ver­wal­tung, wie Asa­na, Mon­day, Trel­lo, etc., aber so rich­tig gut kommt es doch nicht zum Fliegen.

In der Pra­xis sehe ich immer wie­der schlech­te Tool-Fits und die Grün­de sind mehrschichtig:

  • Man hat allei­ne ein neu­es Tool auf­ge­setzt, aber schei­tert an des­sen Komplexität.
  • Das Tool deckt nur einen spe­zi­fi­schen Zweck ab. Des­halb hat man für die Wis­sens­do­ku­men­ta­ti­on, Zusam­men­ar­beit, Doku­men­ten­ver­wal­tung, Ziel­pla­nung und stra­te­gi­sche Unter­neh­mens­ent­wick­lung, noch­mals einen Set an Tools. Das erschwert die Über­sicht­lich­keit und man endet oft dar­in, sich durch die ver­schie­de­nen Infor­ma­ti­ons­quel­len durchzusuchen.
  • Das Tool wird in sei­nem Poten­zi­al nicht aus­ge­schöpft und selbst hat man kei­ne Zeit, nach­zu­for­schen, was alles noch mög­lich ist.

Tools ver­glei­chen

Grund­sätz­lich stellt sich die Fra­ge, ob man einen zen­tra­len Ansatz haben möch­te, wo so vie­le Pro­zes­se (Wis­sens­ver­wal­tung, Projekte- und Auf­ga­ben­ver­wal­tung, etc.) wie mög­lich in einer Anwen­dung abge­deckt sind. Oder, man wählt für jeden spe­zi­fi­schen Pro­zess ein Tool aus.

Der erste Ansatz ist für Klein­un­ter­neh­men und mit­tel­stän­di­ge Unter­neh­men der bes­se­re, da man sich viel Zeit beim Her­stel­len von Kon­text ein­spart und so als KMU kom­pe­ti­tiv bleibt. Gross­un­ter­neh­men set­zen eher auf spe­zi­fi­sche Pro­zess­ab­deckung mit ent­spre­chen­den Tools. Das macht durch­aus Sinn, da bei Gross­un­ter­neh­men das Volu­men inner­halb eines bestimm­ten Pro­zes­ses viel höher ist.

Es bedeu­tet in der Umkeh­rung aller­dings nicht, dass Noti­on für Gross­un­ter­neh­men unge­eig­net ist. Auch Gross­un­ter­neh­men pro­fi­tie­ren von Noti­on, aber es ist sinn­vol­ler, die Nut­zung in Team-Einheiten zu prüfen.

Hier eine Liste von Tools die oft mit Noti­on ver­gli­chen wird. Wenn dazu bereits ein Tool-Vergleich vor­han­den ist, ver­lin­ke ich darauf:

Bei­spie­le aus der Praxis

Erfolgs­bei­spiel Mar­cel Krippendorf

Mar­cel such­te 2021 jeman­den, der ihm mit Noti­on hel­fen kann:

Anfrage MK

Wir arbei­ten immer noch zusam­men und haben sei­nen Noti­on Workspace immer wei­ter auf ihn aus­ge­rich­tet. Über die Zeit habe ich fol­gen­des für ihn entwickelt:

  • Wis­sens­ver­wal­tung
  • Auf­ga­ben­ver­wal­tung
  • Kun­den­ver­wal­tung
  • Abrech­nungs­er­fas­sung von Zeitaufwänden
  • Team­por­tal
  • Manage­ment­por­tal mit Statistiken
  • Auto­ma­tio­nen mit Make
  • Fir­men­spe­zi­fi­sche Lösungen
  • Con­tent Produktionssystem

Kürz­lich erhielt ich von ihm die­ses uner­war­te­te Schrei­ben und freu­te mich rie­sig ➡️

20240128 Dankesbrief Marcel Krippendorf

Wei­te­re Erfahrungsberichte

Wor­auf soll­test du bei der Wahl eines Noti­on Bera­ters achten?

Wenn ich mir heu­te einen Noti­on Bera­ter suchen müss­te, wür­de ich fol­gen­de Über­le­gun­gen treffen:

  • Will ich jeman­den, der eine Zer­ti­fi­zie­rung hat?

    Jede Per­son kann sich Noti­on Con­sul­tant nen­nen. Aber nur wer von Noti­on geprüft wur­de, darf sich Noti­on Cer­ti­fi­ed Con­sul­tant (so die offi­zi­el­le Bezeich­nung, aber nicht Cer­ti­fi­ed Noti­on Con­sul­tant) nen­nen und hat einen Badge. Mei­ne Zer­ti­fi­zie­rung erwarb ich 2021 als 1. deutsch­spra­chi­ge Noti­on Bera­te­rin und als 30ste weltweit.

    Falls du also einen Noti­on Bera­ter Schweiz, Noti­on Con­sul­tant Deutsch, Noti­on Bera­ter Deutsch­land suchst, bist du bei mir gold­rich­tig.
    PS: Noti­on ent­deck­te ich 2019 und wur­de 2020 der erste Noti­on Schweiz Ambassador.

Certified Notion Consultant white V2307

Wur­de man von Noti­on als Noti­on Cer­ti­fi­ed Con­sul­tant zer­ti­fi­ziert, darf man den neben­ste­hen­den Badge füh­ren, wird auf Cred­ly bestä­tigt und man ist im Noti­on Con­sul­tants Ver­zeich­nis aufgelistet.

  • Wie gut kennt die Per­son Notion?

    Eine Zer­ti­fi­zie­rung ist eine Moment­auf­nah­me. Ich ver­ra­te dir einen Trick um zu prü­fen, wie tief das Wis­sen eines Noti­on Spe­zia­li­sten ist… bie­tet die Per­son Noti­on Kur­se an? Ein sol­cher Kurs muss ent­wickelt und unter­hal­ten wer­den. Das deu­tet auf eine Per­son, die wirk­lich sehr tief in der Mate­rie ist.

    Ich habe 2021 den ersten deutsch­spra­chi­gen Kurs ent­wickelt und seit­dem kon­stant wei­ter­ent­wickelt. Die neu­ste Ver­si­on nennt sich Noti­on Alma­nach und wird in mei­ne Bera­tungs­tä­tig­keit inte­griert, damit Kun­den eine umfas­sen­de Wis­sens­quel­le zur Ver­fü­gung haben.

    Ein wei­te­rer “Trick” ist; wie viel Con­tent hat sie bereits pro­du­ziert? Schreibt sie regel­mäs­sig Blog-Artikel, hat einen News­let­ter, postet auf Social Media oder pro­du­ziert Vide­os?

  • Wie gestal­tet der Noti­on Pro­fi sei­ne Preise?

    Wenn jemand weni­ger als €120/h ver­langt, ist die Per­son zu wenig erfah­ren. Sie kann noch zu wenig abschät­zen, wie lan­ge etwas dau­ert und schreibt dann schön brav ihre (Lern-)Zeit bei dir auf. Da ist mir ein Spruch aus dem Spa­ni­schen hän­gen geblieben:

    lo bar­a­to sale caro = bil­lig ist teuer

    Mei­ne Prei­se ori­en­tie­ren sich nicht nach ein­ge­setz­ter Zeit. Kann ja nicht sein, dass wenn ich schnel­ler für dich zum Ziel kom­me, weni­ger dafür in Rech­nung stel­len wür­de. Wür­de ja bedeu­ten, dass mei­ne Erfah­rung und Effi­zi­enz zum Eigen­tor wird.

    Mei­ne Preis­ge­stal­tung ist nach Dienst­lei­stungs­pa­ke­ten orga­ni­siert – du bezahlst den ver­ein­bar­ten Preis und nie mehr. Wenn ich mich ver­schät­ze, dann neh­me ich das auf mei­ne Kappe.

  • Berufs­er­fah­rung

    Wie­vie­le Jah­re Berufs­er­fah­rung hat die Per­son? In wel­chen Bran­chen hat sie gear­bei­tet und in wel­cher Funk­ti­on? Ist nach­voll­zieh­bar, was sie dort erreicht hat?
    Je mehr Jah­re Berufs­er­fah­rung jemand mit­bringt, umso stär­ker kannst du davon aus­ge­hen, dass die Per­son viel gese­hen hat und sich dem­entspre­chend gut auf neue Aus­gangs­la­gen ein­stel­len kann. Denn sie hat bereits vie­le Refe­renz­punk­te erwor­ben, an die sie anknüp­fen kann.

  • Wel­che Spra­chen spricht der Noti­on Berater?

    Ich kann aus Erfah­rung spre­chen, dass wenn man tief im Pro­jekt steckt, um zig Ecken den­ken und sich an x‑Dinge erin­nern muss, es eine mas­si­ve Erleich­te­rung ist, sich nicht auch noch in einer Fremd­spra­che aus­drücken muss. Frei Schnau­ze ist in sol­chen Momen­ten eine ech­te Befreiung.

    Mei­ne Emp­feh­lung für alle deutsch­spra­chi­gen Unter­neh­men – nimm dir einen deutsch­spra­chi­gen Noti­on Bera­ter. Ich hof­fe du ver­zeihst mir, wenn ich ab und an mit Schwei­zer Aus­drücken unse­re Kon­ver­sa­ti­on ergänze 😉

  • Von wo aus bie­tet die Per­son Noti­on Con­sul­ting an?

    Gege­be­nen­falls ist dir wich­tig, dass die Per­son nicht nur dei­ne Haupt­spra­che spricht, son­dern auch in der glei­chen Zeit­zo­ne ist. So las­sen sich Ter­mi­ne ein­fa­cher fin­den und Rück­mel­dun­gen gesche­hen rela­tiv zeit­nah. Ich bie­te Noti­on Bera­tung Schweiz, Noti­on Bera­tung Deutsch­land und Noti­on Bera­tung Öster­reich an.

  • Wer ist für dich eine siche­re Wahl?

    Ich bin nicht die siche­re Wahl – eine Agen­tur ist die siche­re Wahl.

    Aller­dings glau­be ich, dass ich die rich­ti­ge Wahl bin. Bie­test du dei­nen Kun­den alles das Glei­che an und strählst sie über den glei­chen Kamm? Bevor­zugst du ihnen die best­mög­li­che Dienst­lei­stung zu lie­fern, damit sie in ihrem Busi­ness wei­ter­kom­men? Willst du das im Gegen­zug auch erleben?

    Willst du jeman­den, der sich durch dein Busi­ness wühlt, um es von innen her­aus zu ver­ste­hen, damit das Tool auf dich ein­ge­passt wird? Das Tool kommt zum Nut­zer, dito die Bera­tung, nicht umgekehrt.

    Letz­ter Punkt, ernst­haf­te Bera­ter grün­den eine Fir­ma. Egal ob Ein­zel­fir­ma, Akti­en­ge­sell­schaft oder GmbH.

Dei­ne Check­li­ste vor der Noti­on Beratung

Bevor du mit irgend­je­man­dem über eine mög­li­che Zusam­men­ar­beit sprichst, bringt es dich schon enorm wei­ter, dei­ne Bedürf­nis­se klar zu umreis­sen. Denn je genau­er du dei­ne Aus­gangs­la­ge und Pro­ble­me schil­dern kannst, umso qua­li­fi­zier­ter die Rück­mel­dun­gen der Koope­ra­ti­ons­part­ner. Beant­wor­te die­se Fra­gen und ver­wen­de die Ant­wor­ten bei dei­nen Anfragen:

  • Wie gut kennst du Noti­on? Ziehst du auch ande­re Tools in Betracht?
  • Was funk­tio­niert heu­te nicht? Wer ist davon betroffen?
  • Wel­che Tools ver­wen­dest du heute?
  • Was hast du bereits in Eigen­in­itia­ti­ve versucht?
  • Wie genau sieht für dich der Ide­al­zu­stand aus?
  • Wie wür­dest du den Nut­zen zwi­schen heu­te und Ide­al­zu­stand in Zah­len bezif­fern? Bei­spie­le: Ein­ge­spar­te Arbeits­zeit, mehr Leu­te ein­stel­len kön­ne, mehr Kun­den gewin­nen kön­nen, mehr Pro­fit (bei glei­chem In- und Out­put) erzie­len, etc.

Alle Vor­tei­le einer Noti­on Bera­tung auf einen Blick

Zusam­men­fas­send erreichst du fol­gen­de Vor­tei­le, wenn du eine exter­ne Noti­on Bera­tung zur Ent­wick­lung dei­nes Noti­on Workspaces in Anspruch nimmst:

  • drei­fa­che Zeitersparnis
  • höhe­re Setup-Qualität
  • Kosten­ein­spa­rung durch Tool-Konsolidierung
  • höhe­re Lang­le­big­keit des Setups
  • län­ge­re Tool­treue (=hoher Return on Investment)

Lass uns zusammenarbeiten

Wenn dich die­ser Arti­kel nun von einer mög­li­chen Zusam­men­ar­beit über­zeugt hat, dann lass uns ken­nen­ler­nen und dei­ne heu­ti­ge Aus­gangs­la­ge erörtern.

Schau dir als näch­stes mein Noti­on Con­sul­ting und Noti­on Dienst­lei­stun­gen auf mei­ner Dienst­lei­stungs­sei­te an.

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