Noti­on Block Schalt­flä­che: Auto­ma­ti­sie­rung in Noti­on auf Knopfdruck

Wofür kann man den neu­en Block Schalt­flä­che nutzen?

Der Schaltflächen-Block stellt fünf ver­schie­de­ne Schrit­te zur Ver­fü­gung, die man belie­big zusam­men­stellt, um einen Ablauf abzubilden.

Klei­ne Din­ge wie einen Daten­satz nach einem bestimm­ten Muster zu befül­len, Daten­sät­ze in ver­knüpf­ten Daten­ban­ken anzu­le­gen und gleich in einer Voll­sei­te zu öff­nen, fin­de ich schon eine erheb­li­che Ablauferleichterung.

Mit dem Schaltflächen-Block las­sen sich grob drei Din­ge tun:

• neue Daten­sät­ze erstellen
• bestehen­de Daten­sät­ze erstellen
• Inhal­te hinzufügen

Die neue Schalt­flä­che kon­kur­ren­ziert teil­wei­se mit den Datenbank-Vorlagen. Denn mit einem Klick auf den But­ton in Noti­on muss nicht mehr zwin­gend über den Neu-Knopf einer Daten­bank ein Daten­satz anlegt wer­den. Der neue Noti­on But­ton kann an belie­bi­ger Stel­le auf einem Dash­board hin­ter­legt wer­den und somit spart man sich die Navi­ga­ti­on zur Daten­bank, um dort einen Daten­satz anzulegen.

Wie funk­tio­niert der neue Schalt­flä­che Block?

Die Schalt­flä­che ruft man wie jeder ande­re Block ab, gibt dem But­ton einen Namen, ggf. auch ein Icon und stellt dann die Schrit­te nach Bedarf zusammen.

Die fünf Schrit­te bestehen aus

• neue Blöcke einfügen
• Neue Sei­ten einfügen
• Sei­ten anpassen
• Bestä­ti­gung anzeigen
• Sei­te öffnen

Schaltflächen-Schritt: Blöcke einfügen

Man fügt ober- oder unter­halb der Schalt­flä­che neue Blöcke ein. Das kön­nen unter­schied­lich for­ma­tier­te Tex­te sein, aber auch Platz­hal­ter um ein Bild, Doku­ment oder hochzuladen.

Mit der Funk­ti­on Blöcke ein­fü­gen ste­hen einem ein Arse­nal an Block-Typen zur Verfügung.

Zum Zeit­punkt der Ein­füh­rung kön­nen Blöcke nur inner­halb der Sei­te ein­ge­fügt wer­den, wor­in sich die Schalt­flä­che befin­det. Hier wün­sche ich mir bereits mehr von Noti­on, sie­he Kapi­tel „Wunsch­li­ste“.

Schaltflächen-Schritt: Sei­te hin­zu­fü­gen zu …

Aus mei­ner Sicht einer der wich­tig­sten Schritte!

Damit las­sen sich Daten­sät­ze (Sei­ten) direkt in Daten­ban­ken anle­gen! Zudem kann man fest­le­gen, was für Inhal­te in den Eigen­schaf­ten auto­ma­tisch ein­ge­ge­ben wer­den sollen.

Das ist nicht nur nütz­lich für (Mehrfach)-Auswahlfelder und Sta­tus­fel­der, son­dern auch für Datums­fel­der und ins­be­son­de­re für Verknüpfungen!

• Datum: auto­ma­tisch ein bestimm­tes Datum oder einen Zeit­stem­pel für jetzt oder heu­te ein­fü­gen (hier wün­sche ich mir auch mehr Optio­nen, sie­he Kapi­tel „Wunsch­li­ste“)
• Ver­knüp­fun­gen: auto­ma­tisch bestehen­de Ver­knüp­fun­gen einfügen

Wenn ein neu­er Daten­satz in einer Daten­bank erstellt wer­den soll und in der Ziel-Datenbank eine Vor­la­ge ange­legt ist, dann kann direkt über die Schalt­flä­che seit neu­stem auch eine spe­zi­fi­sche Vor­la­ge ange­steu­ert werden.

Anwen­dungs­bei­spie­le wäre ein neu­es Standard-Projekt mit Standard-Aufgaben anzu­le­gen, aber auch dei­nen Gewohnheiten-Tracker auto­ma­tisch zu befül­len. Mehr Bei­spie­le im Kapi­tel “Anwen­dungs­bei­spie­le”.

Schaltflächen-Schritt: Sei­ten bear­bei­ten in …

Mit die­sem Schritt las­sen sich gezielt bestehen­de Daten­sät­ze bear­bei­ten, indem gezielt nach Daten­sät­zen gefil­tert und die gewünsch­te Anpas­sung fest­ge­legt wird.

1. Wäh­le die gewünsch­te Daten­bank aus

2. Lege die Fil­ter­kri­te­ri­en fest

3. Lege die/den neu­en Wert fest.

Ein super-beliebtes Anwen­dungs­bei­spiel ist, irrele­vant gewor­de­ne Auf­ga­ben zu archi­vie­ren. Mehr Bei­spie­le im Kapi­tel “Anwen­dungs­bei­spie­le”.

Schaltflächen-Schritt: Bestä­ti­gung anzeigen

Die­ser Schritt ver­wen­det man zu Beginn eines auto­ma­ti­schen Ablaufs, um den Anwen­der über den bevor­ste­hen­den Pro­zess informiert.

Oder am Schluss eines Ablaufs, um zu bestä­ti­gen, dass die Akti­on abge­schlos­sen ist.

Man kann die Bestä­ti­gungs­nach­richt, wie auch den Text für den Bestätigungs- und Been­din­gungs­but­ton bestimmen.

Schaltflächen-Schritt: Sei­te öffnen

Mit die­sem Schritt kann man den User direkt auf eine bestimm­te Sei­te sen­den und bestim­men, in wel­cher Wei­se sich die Sei­te öff­nen soll.

Die­ser Schritt eig­net sich vor­züg­lich am Ende einer Akti­on oder als ein­zi­ger Schritt für Navi­ga­ti­ons­ele­men­te inner­halb einer Sei­te, wie für ein mehr­sei­ti­ges Lead Magnet, einen Kurs oder Mitarbeiter-Onboarding.

Anlei­tung Muster-Projekt anlegen

Um ein Muster-Projekt mit meh­re­ren Auf­ga­ben anzu­le­gen, müs­sen wir im ersten Schritt das Pro­jekt anle­gen und im zwei­ten die Muster­auf­ga­ben dazu.

1. Neue Schalt­flä­che anlegen
2. Neue Sei­te in Projekt-Datenbank anle­gen und vor­de­fi­nier­te Inhal­te für die Eigen­schaf­ten (Fel­der) festlegen
3. Neue Seite(n) in Aufgaben-Datenbank anle­gen, auf den neu ange­leg­ten Pro­jekt­da­ten­satz ver­lin­ken und vor­de­fi­nier­te Inhal­te für die Eigen­schaf­ten (Fel­der) festlegen
4. Ggf. eine Bestä­ti­gungs­nach­richt zu Beginn oder am Ende des Work­flows hinzunehmen

Möch­test du ein Muster-Projekt mit Muster-Aufgaben anle­gen und bei­de ent­hal­ten bereits Sei­ten­in­hal­te (fest­ge­leg­tes Lay­out, Tex­te, ver­link­te Datenbank-Ansichten, und mehr)? Dafür haben wir eine sepa­ra­te Anlei­tung geschrie­ben, sie­he näch­stes Kapi­tel “Anwen­dungs­bei­spie­le”.

Anwen­dungs­bei­spie­le für den Block Schaltfläche

Bild­quel­le: Noti­on, via Twitter.

Hier fin­dest du eine wach­sen­de Liste von kon­kre­ten Noti­on Schalt­flä­che Bei­spie­len, die auf sepa­ra­te Anlei­tun­gen verweisen.

• Simp­les Standard-Projekt mit Auf­ga­ben anle­gen (sie­he oben)
• Detail­lier­tes Standard-Projekt mit Auf­ga­ben, inkl. Sei­ten­in­hal­ten anle­gen, für: Kun­den­pro­jek­te, Con­tent­pro­duk­ti­on (Blog, Video).
• Feri­en­ein­ga­be
• Auf­ga­ben, nach bestimm­ten Fil­ter, auf erle­digt set­zen oder verwerfen
• Auf­ga­ben direkt an Kol­le­gen zuweisen
• Ticket an IT einreichen
• Gewohn­hei­ten mit einem Klick nachführen
• Onboar­ding
  Mit Bestä­ti­gungs­but­ton, dass der Mit­ar­bei­ter einen Inhalt gele­sen hat oder bei mehr­sei­ti­gen Onboar­dings mit Ein­bet­tung eines But­tons, der als Navi­ga­ti­ons­ele­ment dient.
• Kurs
  Als Navi­ga­ti­ons­ele­ment, damit Stu­die­ren­de durch die Sei­ten geführt werden.
• Schnell-Notiz, ohne Unter­bre­chung der eigent­li­chen Tätigkeit
• Stel­le eine (Noti­on) Fra­ge, direkt in eine Datenbank

Der Kompliment-Button

Wie­so nicht etwas Spie­le­ri­sches ein­bau­en und sich selbst oder sei­nen Kolleg:innen etwas zum Schmun­zeln geben.

But­tons ein­fär­ben (Update Feb. 2024)

Bei der Ein­füh­rung hat­te ich es mir gewünscht, nun end­lich Wirklichkeit!

Wich­tig zu wissen

• Der neue Schaltflächen-Block hat den Template-Button abge­löst. Bestehen­de Template-Buttons kön­nen wei­ter­hin genutzt, aber kei­ne neu­en mehr ange­legt werden.
• Jeder Anwen­der hat Zugriff auf den neu­en Schaltflächen-Block, das birgt das Risi­ko, dass unab­sicht­lich Daten­sät­ze in gros­sem Volu­men geän­dert wer­den. Bemerkt der User nicht sofort den Feh­ler und macht mit Cmd + Z die Muta­ti­on nicht sofort rück­gän­gig, ist es nach­her kaum mehr mög­lich geän­der­te Daten­sät­ze wie­der­zu­fin­den. Vor allem dann, wenn im Team gear­bei­tet wird und jemand ande­res in der Zwi­schen­zeit Anpas­sun­gen vornimmt.

Emp­feh­lung

Wenn du dei­nen Noti­on Workspace im Team nutzt, wür­de ich

• eine Per­son bestim­men, die neue Schalt­flä­chen für alle anlegt
• eine Daten­bank mit Schalt­flä­chen anle­gen, falls mal eine unab­sicht­lich gelöscht wird
• Mit­ar­bei­ter in der Nut­zung der Schalt­flä­che sen­si­bi­li­sie­ren oder gleich mein YT Video als Pflicht­lek­tü­re geben

Wunsch­li­ste

Es ist so eine Sache … kniet man sich in eine neue Funk­ti­on rein, kommt mit dem Essen der Appe­tit. Und weil wir bei der Umset­zung uns bereits wei­te­re Fines­sen wünsch­ten, listen wir sie hier schon mal auf.

Dies ist unse­re Wunsch­li­ste an Noti­on, um den Schaltflächen-Button noch pra­xis­be­zo­ge­ner nut­zen zu kön­nen. Wann und ob die­se Funk­tio­nen über­haupt rea­li­siert wer­den, ist offen – die Wün­sche haben wir jeden­falls bereits bei Noti­on eingebracht.

Wenn du die­se Erwei­te­run­gen auch gut fin­dest, dann bit­te über den Sup­port mel­den, um die Chan­ce für eine Ein­füh­rung zu erhöhen.

• Blöcke ein­fü­gen, mit der Opti­on, die­sen auf einer bestimm­ten Ziel­sei­te ein­zu­fü­gen. So kön­nen Ziel­sei­ten gezielt gestal­tet und sogar Vor­la­gen redu­ziert werden.

• Neu­er Schritt: Datensatz-Suche mit Datensatz-Auswahl (wie wenn man eine Ver­knüp­fung herstellt)
• Eine Workflow-Datenbank, die die Schrit­te ent­hält und anschlies­send einem But­ton zuge­wie­sen wird. So kön­nen Arbeits­ab­läu­fe zen­tral ange­legt und gepflegt wer­den. Und gleich­zei­tig geht ein ange­leg­ter Work­flow nicht ver­lo­ren, wenn eine Schalt­flä­che mal gelöscht wird.