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Die Wahrheit weshalb ich Notion nutze
In diesem Artikel teile ich meine Notion-Reise, weshalb ich Notion nutze, Einblicke wie ich das System nutze und für wen Notion nix ist.
Der Anfang meiner Notion-Reise
Ich entdeckte Notion über meine englischsprachige Freelancer Gruppe mit der ich mich regelmässig über Business-Themen austausche. Wir wurden eingeladen unserem Kollegen über die Schulter zu schauen, wie er das Tool nutzt.
Das war Ende September 2019 und vieles hat sich dadurch verändert. Von “alles” hat sich geändert zu sprechen wäre übertrieben. Aber im Kontext wie ich arbeite und lerne hat sich so ziemlich alles umgebaut. Kein Stein blieb auf dem anderen.
Mein Kollege plante alle seine Aktivitäten vom “für’s Business arbeiten” bis “am Business arbeiten”, strukturierte sie so, dass sie mittels Filter automatisch ein- und ausgeblendet werden und bewertete seine Aufgaben nach Prioritäten, Einflussgrösse und gab ihnen eine Zeitschätzung.
Auf diese Weise konnte er sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und diese konkret in seinen Tagesablauf einplanen. Denn wie oft verirrt man sich in all den Aufgaben und verschätzt sich in der Bearbeitungsdauer…?
Ich war platt. Ich blickte in ein persönlich-supertolles-angepasstes System. Ein System das er ganz auf ihn abgestimmt hatte. Die Schlagkraft die er als Solopreneur dadurch entwickelte ist unschlagbar.
Zum ersten Mal seitdem ich selbst Datenbanken programmierte, konnte ich mit einer nie dagewesenen Geschwindigkeit ein System bauen, Inhalte zuordnen, später umordnen und auf mich einpassen!
Fühlt sich wie Fliegen an
Das fühlte sich an wie ein Massanzug für meine Denke und Arbeitsweise. Der Hauptfaktor weshalb ich Notion nutze. Endlich ist da ein Tool, das mir Raum für meinen Entwicklungsprozess gibt, um die aktiven und passiven Komponenten eines Business zu strukturieren.
Die aktiven Teile beinhalten Aufgaben und Projekte. Der passive Teil besteht aus meinem wachsenden Know How (=Knowledge Management System, KMS) auf das im aktiven Bereich verlinkt wird sowie extrem langfristige Ziele (z.B. nach bestimmten Werten leben).
Innert weniger Tage transferierte ich mein zerstreutes Wissen in Notion, strukturierte es, baute mir einen Content Planer, Leselisten, gebuchte Online Kurse, Aufgaben mit Projektplanung, eine Rezeptdatenbank, dynamische Einkaufsliste und und und.
So quasi in einem Wochenende eliminierte ich meine URL-Favoriten, GoogleDrive, Dropbox und Harddisk Ablage.
Zum ersten Mal fand ich ein Werkzeug, das wie mein Gehirn funktioniert – total vernetzt und stapelbar.
Bildquelle: Fotograf Clay Banks auf Unsplash
Meine Anwendungsweise
Dieser Artikel ist komplett vorgeschrieben worden in Notion. Der Text, Referenzhinweise und Bilder habe ich zuerst in Notion erstellt. Und wenn ich dann den Text kopiere, werden die Titel auf meiner Webseite automatisch auf Header 1, 2, 3 umgewandelt.
Endlich war da ein Gefäss wo ich Ideen einfach reinschmeissen konnte und keine Sorgen mehr habe, dass ich die nicht mehr finde! Die Einfachheit, wie ich dann verschiedene Ideen miteinander zu etwas Neuem kombinieren kann, ist unvergleichlich.
Es gibt noch mehr zu Notion zu sagen, weshalb ich es ein fantastisches Tool finde. Aber der Hauptgrund, weshalb ich davon begeistert bin:
Es passt sich meiner Denkweise an. Ich kann ein System bauen und das über die Zeit mit meiner Erfahrung mitwächst.
Es gibt mir die Freiheit zu experimentieren. In eine Richtung zu gehen und dann doch eine andere einzuschlagen. Weil es so flexibel mit mir mitwächst, begleitet es mich auch in meinem Erkenntnisprozess. Baute ich zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Ablage auf und merkte später, dass ich diese mit einer anderen zusammenbringen wollte, war dies möglich.
Ein mega interessanter Nebeneffekt ist; dass es mich unheimlich darin unterstützt zu verstehen wie ich Denke und meine optimale Arbeitsweise zu finden.
Diese Flexibilität ist natürlich auch die Grundlage wenn das Business selbst wächst. Es wächst nicht nur mit den Erkenntnissen der Menschen, sondern auch mit dem Organismus “Firma”. Da gibt es keine Wachstumsschmerzen, wie wenn ein Hummer zu gross für seine Schale wurde.
Notion gibt mir die Freiheit und den Raum zum Spielen, Ausprobieren und Anpassen – wie noch keine andere App zuvor.
Wer sollte Notion nicht nutzen?
Auch wenn der erste Absatz ein Loblied auf Notion ist und ich vermutlich dieses noch sehr lange singen werde – so müssen nicht alle mit einstimmen.
Die Person die Notion nicht nutzen sollte ist,
wenn dein aktuelles System funktioniert
Wenn dein aktuelles System funktioniert und du gerade unsicher bist, ob Notion für dich auch das Richtige ist (weil Promi X es auch nutzt), dann bitte bleibe beim Bestehenden.
Wenn du für dich das Gelbe vom Ei schon gefunden hast, dann sind es nur verschwendete Ressourcen Notion auszuprobieren. Klar, Neugierde schadet nicht und es ist auch klug sich über neue Entwicklungen zu informieren.
Notion, wie allen anderen Tools, sollte man sich nicht wegen dem Trend oder Neuheit zuwenden. Sondern nur, wenn man aktuell ein befriedigendes System hat.
Zuerst sollte da ein konkretes Problem sein. FOMO ist kein Problem, sondern eine innere Unsicherheit.
Lass dir von niemanden aufquatschen, dass Notion das Beste ist – auch nicht von mir (was ich eh nicht tue)!
die alles automatisiert
Dieser Punkt ist abhängig davon wo du mit deinem Business stehst. Ist es in seinen Abläufen sauber aufgestellt und du möchtest jetzt mehr Volumen draufpacken, dann lass es. Es ist der falsche Ansatz. Wenn aber etwas in den Abläufen nicht funktioniert oder sich die gleichen Handgriffe (und Fehler) wiederholen, dann schau genauer hin.
Automatisierung klingt so modern, so aufgeschlossen.
Automatisierung macht für mich prozessbezogen Sinn. Z.B. im E‑Mail Marketing: wenn X‑Ausgangslage, dann bitte Y‑Mail versenden und Z‑Kategorie zuweisen.
In Notion kann ich meine Projekte planen und mittels Bedingungen Informationen ein- und ausblenden. Auch eine Form von Automatisierung, aber formelbasiert.
Automatisierungen machen für Sinn, damit man gewisse Handgriffe nicht mehr selbst tun muss. Dank der API (seit Mai 2021) stehen Schnittstellen zu anderen Programmen offen und es können Automatisierungen gebaut werden.
Aber Automatisierungen sind nicht der heilige Gral oder das Non-Plus-Ultra. Erstellte Automatisierungen müssen von Zeit zu Zeit überprüft werden. Wenn sie nicht mehr funktionieren, melden sie sich nicht von selbst.
die die nicht an sich selbst lernen wollen
Es hat etwas therapeutisches in Notion seine Strukturen aufzubauen und neu einzupassen. Zu Beginn schmeisst man mal alle seine Sachen rein und baut dann die Strukturen. Selbst wächst man auch mit den Strukturen und merkt, dass eine frühere Sichtweise ineffizient war. Also passt man das System auf sich neu an. Umstrukturieren ist ein Kinderspiel und schnell getan – ich kenne kein anderes System, das mir diese Flexibilität bietet und die Daten nicht verliert.
Diese Lernkurve ist am Anfang steil, wird dann zusehends flacher. Und je flacher die Lernkurve, desto besser mein System. Je besser das System, desto effektiver bin ich.
die, die Typ Bibliothekar oder Gärtner sind
In meinem Artikel Das perfekte Tool für deine Produktivität zähle ich verschiedene Arbeitstypen auf. Wenn du zum Typ Bibliothekar oder Gärtnerin gehörst, ist Notion wohl nicht dein Tässchen Tee.
Schlussworte und weshalb ich Notion nutze
Die Möglichkeiten von Notion erlauben es dir Arbeitszeit zu sparen, resp. für anderes oder “mehr” zu verwenden. Aber du solltest ein System mit einem definierten Zweck bauen.
Notion ist ein Werkzeug das sich auf deine Bedürfnisse anpasst – im Gegensatz zu anderen Tools die für bestimmte isolierte Verwendungszwecke entwickelt wurden – kann man in Notion vieles zentralisieren.
Notion kann zu Beginn überwältigend sein, weil es nicht eine bestimmte Funktionsweise abdeckt. Weshalb ich dir Videos und kostenlose Vorlage zum Starten empfehle.
Du wirst merken wie unschlagbar ein System ist, dass massgeschneidert auf dich und dein Business gebaut wurde.
Bildquelle Titelbild: Fotograf Cynthia del Río auf Unsplash
