Time­line View

Zeitleisten-Ansicht

Die Time­line View, auch genannt Zeitleisten-Ansicht, wird im Fach­jar­gon Gantt-Diagramm genannt. Eine visu­el­le Dar­stel­lung dei­ner Pro­jek­te auf einem Zeit­strahl. Mit die­ser Ansicht las­sen sich Abhän­gig­kei­ten visu­ell erken­nen – eine Ergän­zung zur rei­nen Listen-Ansicht, wo man Abhän­gig­kei­ten nur durch den Ver­gleich von Fri­sten und einer cle­ve­ren Sor­tie­rung erken­nen kann.

Vor allem für die Team­ar­beit ist ein Gantt-Diagramm gold­rich­tig, denn so erschliesst sich allen Mit­ar­bei­ten­den die Abhän­gig­kei­ten schnel­ler und hilft das gros­se Gan­ze im Blick zu behal­ten. So kann der Fort­schritt dyna­misch aktua­li­siert und par­al­le­le Arbeits­schrit­te im Auge behal­ten wer­den. Ohne dass von vor­her den gesam­ten Pro­jekt­um­fang, die Aus­wir­kun­gen und Ver­zö­ge­run­gen ver­ste­hen muss. Dafür besteht ein Pro­jekt­team aus einem Pro­jekt­ma­na­ger, wel­che das Master­hirn ist. Dank der Time­line View müs­sen also nicht alle Pro­jekt­mit­glie­der Master­minds sein.

Ein Noti­on Gantt Chart ist sehr nütz­lich bei der Ein­füh­rung von neu­en Pro­duk­ten, Events und Lan­cie­rung von neu­en (Online)Kursen. Ist ein Pro­jekt über­schau­bar oder hat weni­ge Mit­wir­ken­de, hat die Zeitleisten-Ansicht wohl kei­nen star­ken Ein­fluss auf die Erfas­sung von Abhän­gig­kei­ten. Sobald die Anzahl Auf­ga­ben, Mit­wir­ken­de und meh­re­re zeit­kri­ti­sche Ele­men­te dazu­kom­men, wird die Timeline-View exi­sten­zi­ell. Natür­lich kann man die­se Ansicht auch für wie­der­keh­ren­de Pro­jek­te wie Software-Entwicklungs-Roadmaps oder einen Redak­ti­onska­len­der genutzt wer­den. Sobald man eine aus­ge­feil­te Content-Maschine hat, die das Bespie­len von meh­re­ren Platt­for­men vor­sieht, steigt die Kom­ple­xi­tät und umso eher emp­feh­le ich dann einen Fil­ter mit einer Time­line View aufzusetzen.

Abgren­zung zur Kalender-Ansicht

In der Kalender-Ansicht erschliesst sich einem nicht die Dau­er einer Auf­ga­be, den die­ser ist auf Basis von Tagen orga­ni­siert. In einem Gantt-Diagramm, wie auch der Time­line View in Noti­on, erkennt man dafür die Abhän­gig­keit. Eine Kalender-Ansicht macht Sinn, wenn man sei­ne Aus­la­stung über den Monat und die Woche anse­hen will. Dazu fil­tert man alle Auf­ga­ben die in mei­ner Ver­ant­wor­tung sind. Dies gibt einen visu­el­len Ansatz wie hoch die Arbeits­aus­la­stung ist, aber nur in Bezug auf Anzahl Auf­ga­ben und nicht deren Dau­er und Komplexität.

Eine Kalender-Ansicht ist sinn­voll, gefil­tert auf sich selbst, um zu sehen, wie die Arbeits­be­la­stung (Anzahl Auf­ga­ben) im jewei­li­gen Monat oder Woche aussieht.

Auf bei­den Ansich­ten kön­nen Auf­ga­ben mit­tels Drag-and-drop ver­scho­ben wer­den. Aller­dings erkennt man nur auf der Time­line View die zeit­li­che Abhän­gig­keit. Letz­te­re hilft also eine zusam­men­hän­gen­de Auf­nah­me des Pro­jek­tes beizubehalten.

Time­line View anwenden

Das Beste an der Zeitleisten-Ansicht von Noti­on ist, dass die Auf­ga­ben als Daten­sät­ze in einer Daten­bank lie­gen. Dadurch kann auf die Daten­bank ein­fach eine neue Filter-Ansicht gelegt wer­den. Wenn du schon mit Tabellen-Ansichten oder Listen-Ansichten in Noti­on arbei­test, dann kannst du ohne wei­te­ren Auf­wand eine wei­te­re Ansicht hinzufügen.

Man kann immer noch in die glei­che Tie­fe gra­nu­lar fil­tern und sor­tie­ren, wie bei jeder ande­ren Filter-Ansicht. Man ent­schei­det ein­ma­lig, wel­che Ele­men­te auf der jewei­li­gen Filter-Ansicht zu sehen sind und tog­gelt nach Bedarf ein­fach zwi­schen den Fil­tern hin und her.

Super­power nutzen

Fügt man nun noch Formel-Felder hin­zu die nach bestimm­ten Qua­li­täts­kri­te­ri­en rech­nen, so kann man sich auf der Time­line View auto­ma­tisch ein­blen­den las­sen, falls man eine Auf­ga­be aus­ser­halb des Pro­jekt­ho­ri­zonts ver­scho­ben hat.

Und last but not least, ver­wen­de unbe­dingt Projekt- und Auf­ga­ben­vor­la­gen, um dei­ne Arbeits­ab­läu­fe zu rationalisieren.

Start und Ende nicht vergessen

Man soll­te einer­seits für das Pro­jekt ein Start- und End­da­tum vor­se­hen, ande­rer­seits auch für alle Auf­ga­ben. Damit kann man die Dau­er von Auf­ga­ben berech­nen, wel­che wie­der­um die zeit­li­che Aus­la­stung pro Tag übertragen.

Und wie erwähnt, kann man eine Kon­troll­for­mel hin­zu­zie­hen, die die Projekt-Start-End-Daten mit denen der Auf­ga­ben ver­gleicht. Ver­schiebt man wäh­rend des Pla­nens unab­sicht­lich eine Auf­ga­be aus­ser­halb die­ses Rah­mens, spielt einem das For­mel­feld eine Feh­ler­mel­dung an (die man selbst gestal­tet hat).

Im Kom­bi­nie­ren liegt die Würze

Um sich die Rosi­nen aus bei­den Wel­ten zu picken, legt man sich ein­fach Filter-Ansichten an die einer­seits die Daten als sor­tier­te Tabel­le oder in der Time­line View anzeigen.

Im Gegen­satz zur Kalen­der­an­sicht, kann man Blick­win­kel auf die Zeit­ach­se auf den Tag, Woche oder Monat ein­stel­len. Man kann also im Tages­ge­schäft eine sehr tie­fe Ansicht wäh­len und wenn man im Pla­nungs­mo­dus ist, wählt man eine lang­fri­sti­ge Per­spek­ti­ve auf die Daten.

Über die Opti­on “Add view” erstellt man einen neu­en Fil­ter, wählt die Ansichts­art aus, blen­det uner­wünsch­te Fel­der aus und ver­fei­nert den Inhalt mit logi­schen Fil­tern und pas­sen­der Sortierung.

So hat man zweck­ge­bun­de­ne Filter-Ansichten und wird nicht von uner­wünsch­tem Inhalt, zu die­sem Zeit­punkt, erschla­gen. Man spart sich so auf cle­ve­re Wei­se die Bezah­lung der kogni­ti­ven Steuer.

Und kommt dann plötz­lich das Trello-affine Team daher und wünscht sich eine Kan­Ban Ansicht, ist auch das innert Minu­ten auf die Bei­ne gestellt.

Der Inhalt bleibt gleich, aber die Dar­stel­lung wird vari­ie­ren. Man fri­siert sich also die Daten zu unter­schied­li­chen Frisuren.

#noti­onwis­dom fil­te­red views are like the hairsty­list of data. Blow dried into dif­fe­rent looks. Good bye Bad Notion-Hair Days! No, we don’t do perms. #noti­ontwt

— Nata­scha Buck 🇨🇭❤️🇺🇦 – Noti­on made to fit (@nataschabuck) July 21, 2021

Ein­satz­mög­lich­kei­ten

Wenn du Soft­ware­ent­wick­ler bist, möch­test du viel­leicht dei­ne Road­map als Time­line Ansicht dar­stel­len oder bist du Ghost-Blogger kannst du dei­nem Auf­trag­ge­ber zei­gen, in wel­chem Sta­tus sich ein Arti­kel gera­de befin­det. Möch­te man sei­nem Team die Ein­füh­rung eines neu­en Pro­duk­tes vor­stel­len, so kann man die Time­line View schnell per Screen­s­ha­re in einer Video­sit­zung tei­len oder kurz­fri­stig Gäste auf die ent­spre­chen­de Noti­on­sei­te geben.

Gra­tis Tasta­tur­kür­zel Vorlage

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Alle Kür­zel wur­den auf deutsch­spra­chi­ger Tasta­tur getestet!