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Wann kommt der Notion Offline Modus?
Eine häufig gestellte Frage und ähnlich oft gefragt, wann eine End-zu-End Verschlüsselung kommt und wie sicher Notion ist.
Ob und wann der Notion Offline Modus kommt, hängt von mehreren Faktoren ab. Im Grundsatz wäre die Architektur des Offline Modus fundamental anders, als wie wir heute Notion kennen. Dazu gebe ich einige Praxisbeispiele, um das Problem zu verdeutlichen:
Ausgangslage
Weshalb könnte man sich einen Notion Offline Modus wünschen? Ich denke da an ein Chalet in den Schweizer Bergen wo man kein 4G oder 5G, kein WLan geschweige einen Internetanschluss im Chalet hat.
Notion ist cloudbasiert. 2022 platzierte sich Notion auf Platz 23 der Cloud 100 list der besten privaten Unternehmen.
Ich hatte kürzlich ein abgelegenes Rustico im Tessin entdeckt, wo sich genau diese Frage stellte. Kann ich dort mit Notion arbeiten? Leider nein. Dafür lohnt es sich zum Ausspannen, Bücher lesen und die Seele baumeln lassen. Aber ich schweife ab, das hier ist ja keine Reiseempfehlung.
Beispiel 1 – Vielreisende im Flieger
Jemand ist im Flieger und arbeitet auf einer Seite. Wie sollen die Daten zusammengeführt werden, wenn z. B. in der Zwischenzeit eine Kollegin auch auf dieser Seite gearbeitet, kommentiert hat oder die Seite gar gelöscht hat?
Innerhalb einer Seite kann man auf zwei Arten dokumentieren, seitenbasiert oder auf eine Textstelle. Wie sollen Daten zusammengeführt werden, wenn die kommentierte Textstelle von der Kollegin gelöscht wurde? Aus Systemsicht ist nicht eindeutig, welcher Inhalt nun Priorität hat. Änderungen rein aus zeitlicher Perspektive zusammenzuführen, bildet nicht die Praxis ab. Denn wie so oft im Leben, haben die Kollegen aneinander vorbeigearbeitet, weil nicht beide auf dem gleichen Informationsstand waren. Hier benötigt es Kontext, welche Information nun relevant ist.
Lösungsansatz 1 für einen Notion Offline Modus
Notion könnte einfach diese Versionen zur Verfügung stellen und dem User die Entscheidung überlassen (analog zu Word Dokumenten9. Nicht nur, dass dies eine schlechte User-Experience wäre. Da ist das Chaos vorprogrammiert, da nicht jeder Anwender mit der gleichen Sorgfalt die Inhalte zusammenführt, geschweige Zeit dafür aufwenden will.
Lösungsansatz 2 für einen Notion Offline Modus
Wenn man den Ansatz von ELO, ein Dokumentenmanagementsystem das in Grossunternehmen verwendet will, übernimmt, wo man Dokumente zur Bearbeitung ausgecheckt, hat man zwar die Sicherheit, dass es keine Überschneidungen gibt. Aber in der Praxis habe ich gesehen, dass viele Mitarbeitende vergessen die Dokumente wieder einzuchecken. Wenn sie dann im Urlaub sind oder das Unternehmen verlassen, kommt jedes Mal ein (aufwändiger) administrativer Aufwand dazu. Ganz abgesehen davon, dass dieser Ansatz auch nicht anwenderfreundlich, sprich angenehm, ist.
Beispiel 2 – Risiko Mitarbeiterabgang
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und hat im Notion Offline Mode sehr viele wichtige Dokumente bei sich lokal abgespeichert. Ein System-Administrator hat keinen Zugriff auf diese Dokumente, weil sie lokal sind. Insbesondere wenn es sich um den C‑Drive handelt oder der Mitarbeiter mit seinem privaten Computer, aber mit Firmen-Notion-Konto, in Notion gearbeitet hat.
Beispiel 3 – Risiko Geräteinstallation
Falls für dich das Risiko von Beispiel 2 nicht betrifft, so dann sicher dieses. Angenommen du hast einen Computer zu Hause und einen Laptop. Oder du wechselst dein Gerät, freiwillig oder weil die Harddisk kaputtgeht. Es stellt sich die Frage wie die Daten zwischen den Geräten synchronisiert werden sollen.
Wenn die Daten bei dir lokal abgespeichert sind, musst du zudem einen Backup-Plan haben. Die meisten von uns speichern nicht mehr lokal auf externe Harddisks, sondern in Clouds. Somit schliesst sich der Kreis wieder.
Thema End-zu-End Verschlüsselung
In Bezug auf End-zu-End Verschlüsselung stellen sich ähnliche Fragen in Bezug auf die User Experience. Eine End-zu-End Verschlüsselung würde bedeuten, dass kein Indexing geschehen könnte. Notion kann also nicht die letzten angesehen Seiten anzeigen oder aufgrund deines Verhaltens ableiten, welche Inhalte für dich wichtig sein könnten. Die Suche könnte nicht mehr serverbasiert geschehen, wäre lokal, und dadurch viel langsamer. Notion wäre also nicht mehr so bedienungsfreundlich, wie man es sich bisher gewohnt war.
Schlussfolgerung
Notion steht also vor der Herausforderung diese gegensätzlichen Ansprüche zu einem anwendungsfreundlichen Hybrid zusammen zu bringen.
Nach meiner Einschätzung wird es also noch eine Weile dauern bis der Notion Offline Modus kommt.
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Alle Kürzel wurden auf deutschsprachiger Tastatur getestet!
