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Clever oder Unsinn? Eisenhower-Prinzip in Notion abbilden
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In diesem Artikel zeige ich dir, wie man das Eisenhower-Prinzip in Notion abbildet, die ifs() Formel dafür verwendet und weshalb ich dieses Prinzip als zu einseitig betrachte.
In einer Welt voller endloser To-do-Listen kann die nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Eisenhower-Matrix helfen, Aufgaben effizient zu priorisieren. Indem du zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidest, kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren und Ablenkungen minimieren.
Eisenhower-Prinzip in Notion umsetzen
Das Tolle an Notion ist, dass wir unsere To-do-Listen führen können. Da liegt es auf der Hand, diese nach dem Eisenhower-Prinzip zu organisieren.
Schritt 1: Quadranten verstehen
Die Eisenhower-Matrix organisiert To-dos nach zwei Kriterien, was schlussendlich vier Kombinationen ergibt:
- Wichtig & dringend (Quadrant A)
- Wichtig & nicht dringend (Quadrant B)
- Unwichtig & dringend (Quadrant C)
- Unwichtig & nicht dringend (Quadrant D)
Sobald Aufgaben nach diesen zwei Kriterien geordnet wurden, fokussiert man sich beim Umsetzen auf die Reihenfolge A bis D.
A‑Aufgaben werden sofort in Angriff genommen, B‑Aufgaben werden geplant (Frist zuweisen), C‑Aufgaben delegiert (sofern das möglich ist) und D‑Aufgaben gelöscht (theoretisch).
Schritt 2: Datenbank erstellen
Erstelle eine Datenbank, oder erweitere deine bestehende Aufgaben-Datenbank, mit zwei Auswahl-Feldern (Eigenschaften) und nenne sie:
- Wichtigkeit
- Dringlichkeit
Schritt 3: Auswahl-Werte erfassen
In den beiden Eigenschaften legst du je zwei Werte an:
| Eigenschaft | Werte |
|---|---|
| Wichtigkeit | Wichtig / Unwichtig |
| Dringlichkeit | Dringend / Nicht dringend |
Anstelle von Text-Werten kannst du auch Symbole verwenden:
| Eigenschaft | Werte |
|---|---|
| Wichtigkeit | ⬆️ ⬇️ |
| Dringlichkeit | 🔥 🧊 |
Schritt 4: Formel erstellen
Wir erstellen jetzt eine Formel, welche aus den Werten jeweils eine Bewertung anzeigt. Auch das kann wieder mit einem Symbol angezeigt werden:
- Quadrant A = ➡️
- Quadrant B = 📅
- Quadrant C = 👉🏻
- Quadrant D = 🗑️
Oder du nummerierst sie, damit du eine Reihenfolge hast:
- Quadrant A = 1️⃣
- Quadrant B = 2️⃣
- Quadrant C = 3️⃣
- Quadrant D = 4️⃣
Diese Variante hat den Nachteil, dass du daran denken musst, 3 und 4 zu delegieren oder zu eliminieren. Aber wenn du ohnehin für alles verantwortlich bist, dann kann eine Nummerierung vorteilhaft sein.
Wenn dich Emojis in ihrer Farbigkeit zu sehr verwirren, kannst du auch Texte anzeigen und mit unterschiedlichen Farben hinterlegen. Ein Neugewinn seit Notions Formel 2.0 Release.
- Quadrant A = Jetzt
- Quadrant B = Planen
- Quadrant C = Delegieren
- Quadrant D = Eliminieren
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Die Formel
Wir verwenden hierzu Notions ifs() und if() Formel. Im Gegensatz zu if() können bei ifs() mehrere Abfragen in einem String aufgezählt werden. if() lässt nur eine Variante von Entweder-oder zu und sobald du mehrere Varianten hast, endest du mit einer sehr verschachtelten if-Formel. Seit dem Notion Formel 2.0 Release sind ifs() Formeln möglich und deshalb einfacher zu bilden!
Ich bilde meine ifs Formel immer in hierarchischer Abfolge. Übertragen auf das Eisenhower-Prinzip starten wir mit der Abfrage der A‑Variante, dann B‑Variante, gefolgt von der C‑Variante und wenn alle Stricke reissen, ist es die D‑Variante.
Variante mit Emojis
/* Frage zuerst nach Wichtigkeit, dann nach Dringkeit */
ifs(prop(“Wichtigkeit”)==”⬆️”,if(prop(“Dringlichkeit”)==”🔥”,”➡️”,” 📅”),
/* Trenne wichtige von dringlichen */
prop(“Dringlichkeit”)==”🔥”,”👉🏻”,”🗑️”)
Variante mit Text
/* Frage zuerst nach Wichtigkeit, dann nach Dringlichkeit /
ifs(prop("Wichtigkeit")=="⬆️",if(prop("Dringlichkeit")=="🔥",style("Jetzt","c","red","red_background"),style("Planen","c", "orange","orange_background")),
/ Trenne wichtige von dringlichen */
prop("Dringlichkeit")=="🔥",style("Delegieren","c", "blue","blue_background"),style("Eliminieren","c", "grey","grey_background"))
Schritt 5: Zuweisung beschleunigen
Nach einiger Zeit wirst du bemerken, dass du für jede Aufgabe 4 Klicks hast (1x Feld Wichtigkeit anklicken, 1x Wert auswählen, 1x Feld Dringlichkeit anklicken, 1x Wert auswählen).
Nicht gerade effizient.
Ich würde das vereinfachen und nur mit Kontrollkästchen anklicken. Das reduziert die Anzahl der Klicks mehr als die Hälfte, da für drei Varianten nur ein Klick oder keiner nötig ist!
- Wichtigkeit
- abgehakt = wichtig
- nicht abgehakt = unwichtig
- Dringlichkeit
- abgehakt = dringend
- nicht abgehakt = nicht dringend
Variante mit Kontrollkästchen
/* Frage zuerst nach Wichtigkeit, dann nach Dringlichkeit */
ifs(prop("Wichtigkeit")==true,if(prop("Dringlichkeit")==true,style("Jetzt","c","red","red_background"),style("Planen","c", "orange","orange_background")),
/* Trenne wichtige von dringlichen */
prop("Dringlichkeit")==false,style("Delegieren","c", "blue","blue_background"),style("Eliminieren","c", "grey","grey_background"))
Schritt 6: Filteransichten sortieren
Erstelle von deiner To-do-Datenbank eine neue Filteransicht und sortiere aufsteigend die Priorisierungsformel. Du wirst bemerken, dass die Sortierung alphabetisch erfolgt und so nicht funktioniert.
Erweitere nun die Formelresultate mit A‑D oder römischen Nummern:
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Die Unsinnigkeit einer Eisenhower-Matrix
Nachdem ich erläutert habe, wie du eine Eisenhower-Matrix in Notion darstellst, komme ich darauf, weshalb dieses Prinzip nicht immer sinnvoll ist. Meiner Meinung nach ist es zu einseitig.
Neue Gemeinkosten = Zeitaufwand
Der Unterhalt dieses Prinzip kostet dich echte Zeit und wenn du dir überlegst, das Prinzip bei dir einzuführen, bist du wohl schon knapp bei Zeit.
Komplexität wird ignoriert
Wir denken oft in Aufgabeneinheiten, die viel länger als erwartet dauern. Das Problem ist mehrschichtig, einerseits wird der Aufwand pro Aufgabe unterschätzt, andererseits denken wir in Einheiten, die genauer betrachtet aus mehreren Aufgaben bestehen.
Unterschätzung von langfristigen Entwicklungszielen
Aufgaben der B‑Kategorie werden oft zugunsten von A‑Kategorie Aufgaben „hinten angestellt“. Aber diese Aufgaben haben oft langfristigen Einfluss auf unseren Erfolg und unser Wohlbefinden.
Eine einseitige Anwendung der Eisenhower-Matrix ist deshalb zu kurzfristig.
Vernachlässigung von C und D Aufgaben
Manchmal ist man innerlich so stark auf Effizienz getrimmt, dass man C und D Aufgaben komplett ignoriert.
Ein reiner Fokus auf A und B Aufgaben übersieht, wie anstrengend und beanspruchend diese sind. Zu viele A und B Aufgaben pro Tag oder Woche, kann dich ganz schön auslaugen.
Ein Tagesmix an allen Aufgaben-Varianten kannst du somit besser auf dein Energieniveau abstimmen. Gleichzeitig hast du dennoch einiges erledigt, dich aber nicht ausgelaugt.
Fehlende Kontextberücksichtigung
Manchmal ist man so stark im eigenen Hamsterrad, dass man Aufgaben als A und B Aufgaben klassiert, aber rückblickend diese auch hätte liegen lassen können.
Das Problem ist, dass ein alleiniger Fokus auf die Anwendung des Eisenhower-Prinzips deine aktuelle Situation (und verschobene Selbstwahrnehmung) nicht berücksichtigt.
Wenn du einen starken innerlichen Druck hast, dann priorisierst du oft Aufgaben nach A und B, die es nicht sind. Oder, du priorisierst zu viele Aufgaben mit A und B und verwässerst/eliminierst das Prinzip komplett.
Fazit
Wirst du nach dieser Anleitung und den Relfexionen das Eisenhower-Prinzip in Notion abbilden? Ich hatte 2021 das mal versucht und wegen dem Aufwand wieder verworfen.
Abschliessend lässt sich sagen, dass das Eisenhower-Prinzip eine nützliche Methode sein kann, um Aufgaben effizient zu priorisieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Doch wie bei jedem System gibt es auch hier Grenzen und Herausforderungen. Der Zeitaufwand für die Pflege dieses Systems, die potenzielle Vernachlässigung langfristiger Ziele und die Ignoranz gegenüber komplexen Aufgaben zeigen, dass eine einseitige Anwendung des Eisenhower-Prinzips nicht immer optimal ist.
Es ist wichtig, flexibel zu bleiben und die Matrix als ein Werkzeug unter vielen zu betrachten, um eine ganzheitliche und ausgewogene Arbeitsweise zu gewährleisten. So kannst du deine Produktivität steigern, ohne ins Produktivitätshamster-Rad einzusteigen.
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