Wann ist eine Noti­on Bera­tung sinnvoll?

Noti­on ist ein Tool für effi­zi­en­tes Wissens- und Pro­jekt­ma­nage­ment und es eig­net sich für den Ein­satz in Klein- und mit­tel­stän­di­schen Unternehmen.

Um Noti­on in dei­nem Unter­neh­men ein­zu­füh­ren, kannst du ent­we­der selbst den Workspace mit den ent­spre­chen­den Funk­tio­nen bau­en oder du lässt dies durch einen Noti­on Exper­ten tun.

In die­sem Arti­kel erör­te­re ich, wann und war­um die Inan­spruch­nah­me einer Noti­on Bera­tung für die Ent­wick­lung dei­nes Noti­on Workspace sinn­voll ist.

Was ist Notion

Wie in der Ein­lei­tung erwähnt, kön­nen mit Noti­on effi­zi­en­tes Wissens- und Pro­jekt­ma­nage­ment betrie­ben wer­den. Anders als vor­de­fi­nier­te Syste­me wie Mon­day, Asa­na, gibt Noti­on kei­ne feste Nut­zungs­struk­tur vor. Die­se baut man sich selber.

Dadurch hat man lang­fri­stig die Fle­xi­bi­li­tät den Set­up noch spe­zi­fi­scher auf die eige­nen Bedürf­nis­se anzu­pas­sen. Gegen­tei­lig ist dafür, dass die­se Fle­xi­bi­li­tät zu Beginn sehr über­for­dernd ist.

Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät ist sowohl sei­ne Stär­ke als auch sei­ne Herausforderung.

Wie kann man Noti­on nutzen?

Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät ermög­licht dir selbst Daten­ban­ken zu bau­en und zuein­an­der in Bezie­hung zu set­zen. Dadurch kannst du sehr bran­chen­spe­zi­fi­sche Pro­zess­un­ter­stüt­zun­gen entwickeln.

Hier eine nicht abschlies­sen­de Auf­li­stung von mög­li­chen Pro­zess­un­ter­stüt­zun­gen (=Funk­tio­nen):

• Auf­ga­ben­ver­wal­tung
• Pro­jekt­ver­wal­tung
• Wis­sens­ver­wal­tung (Anlei­tun­gen, Check­li­sten, Tool­ver­zeich­nis, Wis­sens­quel­len, Dokumenteverwaltung)
• Con­tent Produktion
• Ver­triebs­ma­nage­ment (Lead ver­wal­ten, Ange­bo­te tracken)
• Kun­den­por­tal
• Kun­den­ver­wal­tung (regel­mäs­si­ge Kon­takt­pfle­ge, Kundendaten
• Kurs­ver­wal­tung
• Produkt- und Verkaufsverwaltung

Vor­tei­le einer Noti­on Beratung

Eine Noti­on Bera­tung ist für dein Busi­ness sinn­voll wenn du schnel­ler zum Ziel kom­men und lang­fri­sti­ge eine hohe Qua­li­tät willst.

Zeit

Wenn du Noti­on in Eigen­re­gie ent­wickelst, inve­stierst du auf drei Ebe­nen dei­ne Zeit:

• Zeit Noti­on zu erlernen
• Zeit den Set­up zu entwickeln
• Zeit­er­spar­nis weil Irr­läu­fe wegfallen

Qua­li­tät

In der Pra­xis kämp­fen die mei­sten Unter­neh­men an einer ande­ren Front, derer sie sich mei­stens nicht im vol­len Umfang bewusst sind.

Mit einer Noti­on Bera­tung holst du dir nicht eine Tool-Fachperson ins Haus, son­dern ein Prozess-Experte.

Ein Grund wes­halb Unter­neh­men Noti­on wie­der ver­wer­fen oder sich mit halb­fer­ti­gen Workspaces arran­gie­ren ist, dass sie sich zu wenig mit ihrer eige­nen Arbeits­wei­se aus­ein­an­der gesetzt haben.

Das lässt sich nur lösen, indem man kon­stant die eige­nen Pro­zes­se reflek­tiert, doku­men­tiert und den Set­up fort­lau­fend ver­bes­sert. Die Mög­lich­keit zur spä­te­ren Anpas­sung ist dank Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät zum Glück möglich.

Die­se Form der Qua­li­täts­stei­ge­rung, nach der Ein­füh­rung eines Set­ups, inve­stiert prak­tisch kein Unter­neh­men – mei­stens hat man kei­ne Zeit dafür oder die Per­son die den Set­up im Schnell­ver­fah­ren ent­wickel­te, kaum mehr Kapazitäten.

Die Vor­tei­le einer Noti­on Bera­tung sind des­halb die Effi­zi­enz mit der eure Pro­zes­se ana­ly­siert, ein Set­up ent­wickelt wird und so eine lang­fri­sti­ge Pro­zess­un­ter­stüt­zung für dein Unter­neh­men sicher­ge­stellt ist.

Indi­vi­du­el­le Lösung

Jeder Unter­neh­men benö­tigt eine Form von Projekt- und Wis­sens­ver­wal­tung, aber die Nuan­cie­rung macht den Unterschied.

Je schnel­ler und inten­si­ver dei­ne Mit­ar­bei­ter mit Noti­on arbei­ten, desto genau­er kann der Set­up indi­vi­dua­li­siert wer­den. Einer­seits bestehend aus spe­zi­fi­schen Ansich­ten pro Mit­ar­bei­ter, ande­rer­seits funk­tio­nal sehr spe­zi­fisch auf dein Unternehmen.

Eine Noti­on Bera­tung ver­kürzt die­sen Weg zur indi­vi­du­el­len oder mass­ge­schnei­der­ten Lösung und ich weiss zudem, am wel­chen Punkt wir mit Auto­ma­tio­nen und Dritt­an­wen­dun­gen noch mehr herausholen.

Ent­wickelt man den Set­up hin­ge­gen selbst, star­tet man oft bei den indi­vi­du­el­len Funk­tio­nen und ver­zet­telt sich dann über den gesam­ten Workspace. Ein Noti­on Con­sul­tant ist des­halb auch jemand, der dir hilft nicht zu viel Kom­ple­xi­tät im Set­up zu haben – fluss­ab­wärts betrach­tet, wird dir die­se Stra­te­gie das Leben in eini­gen Monats viel ein­fa­cher machen.

Kosten­ein­spa­rung

Eine Noti­on Bera­tung soll­te sich dei­ne bestehen­den Anwen­dun­gen anse­hen und Ein­spar­po­ten­zi­al iden­ti­fi­zie­ren. Als Noti­on Bera­te­rin ken­ne ich eine Viel­zahl an Anwen­dun­gen, die mehr kön­nen oder durch gün­sti­ge­re ersetzt wer­den können.

Wann eine Noti­on Bera­tung beanspruchen

1. Ihr habt kei­ne 1–2 Jah­re Zeit euch Notion-Expertise und Workspace Design Skills aufzubauen
2. Ihr wollt kost­spie­li­ge Selbst­ver­su­che verhindern
3. Ihr wollt Ver­wir­rung und Fru­stra­ti­on bei den Mit­ar­bei­ten­den ver­hin­dern, um die Tool-Adaption erfreu­lich zu gestalten
4. Ihr wollt schnell hohe Qua­li­tät und gut geschul­te Mit­ar­bei­ten­de auf das neue System lassen

Für wen ist eine Noti­on Bera­tung angebracht?

Start­up

Ihr habt zu wenig ope­ra­ti­ve Res­sour­cen, um einen pas­sen­den Set­up zu ent­wickeln oder kei­ne Res­sour­cen, die­sen fort­lau­fend auf neue Ent­wick­lun­gen auszurichten.

Ein soli­der Workspace ermög­licht es zudem neue Mit­ar­bei­ter effi­zi­ent dar­auf zu schu­len. So haben alle das glei­che Grund­wis­sen und wis­sen wie damit zu arbei­ten ist. So bleibt neu gewon­ne­nes Wis­sen in einem System, wan­dert nicht mit den Mit­ar­bei­tern wei­ter und die Kol­la­bo­ra­ti­on unter­ein­an­der ist von Beginn an hoch.

KMUs (10–99 MA)

Als eta­blier­tes Unter­neh­men wollt ihr die gewach­se­nen Struk­tu­ren opti­mie­ren, um mehr Effi­zi­enz aus­zu­nut­zen (und so den Pro­fit zu erhö­hen) und offen blei­ben für neue Technologien.

Ein­zel­per­so­nen, Frei­be­ruf­ler und Solopreneure

Du willst dein per­sön­li­ches Orga­ni­sa­ti­on und Pro­jekt­ma­nage­ment und dich so opti­mal mit dei­nem Workspace auf­stel­len, dass du kei­ne Per­so­nen anheu­ern musst. So kannst du viel län­ger alles allei­ne bewäl­ti­gen, ohne dich zusätz­lich zu über­la­sten und im Klei­nen ska­lier­bar auf­ge­stellt sein.

Typi­sche Her­aus­for­de­run­gen und wie eine Bera­tung hel­fen kann

Um dein ope­ra­ti­ves System so per­fekt wie mög­lich zu ent­wickeln, müs­sen vier Exper­ti­sen in einer Per­son vor­han­den sein:

• Pro­zess Expertise
• Noti­on Expertise
• Daten­ar­chi­tek­tur Expertise
• Ana­ly­se Expertise

Bei einem 100-prozentigem Pen­sum benö­tigt eine Per­son dafür locker 3 Jah­re, denn wir wol­len ja nicht nur eine Fach­ex­per­ti­se, son­dern prak­ti­sche Anwen­dungs­er­fah­rung dazu.

Je mehr prak­ti­sche Anwen­dungs­er­fah­rung jemand hat, desto agi­ler kann sie sich auf dei­ne Aus­gangs­la­ge ein­stel­len und umso direk­ter zur Lösung kommen.

Wie oben bereits erwähnt, kein ope­ra­ti­ves System ist auf Ewig­kei­ten per­fekt. Die Aus­gangs­la­ge in dei­nem Unter­neh­men ändert sich ja auch und dem­entspre­chend muss ein System auf die­sen Wan­del fort­lau­fend abge­stimmt werden.

Pro­ble­me in der Pra­xis: Schlech­ter Tool-Fit

Du hast bereits eine Anwen­dung zur Pro­jekt­ver­wal­tung, wie Asa­na, Mon­day, Trel­lo, etc., aber so rich­tig gut kommt es doch nicht zum Fliegen.

In der Pra­xis sehe ich immer wie­der schlech­te Tool-Fits und die Grün­de sind mehrschichtig:

• Man hat allei­ne ein neu­es Tool auf­ge­setzt, aber schei­tert an des­sen Komplexität.
• Das Tool deckt nur einen spe­zi­fi­schen Zweck ab. Des­halb hat man für die Wis­sens­do­ku­men­ta­ti­on, Zusam­men­ar­beit, Doku­men­ten­ver­wal­tung, Ziel­pla­nung und stra­te­gi­sche Unter­neh­mens­ent­wick­lung, noch­mals einen Set an Tools. Das erschwert die Über­sicht­lich­keit und man endet oft dar­in, sich durch die ver­schie­de­nen Infor­ma­ti­ons­quel­len durchzusuchen.
• Das Tool wird in sei­nem Poten­zi­al nicht aus­ge­schöpft und selbst hat man kei­ne Zeit, nach­zu­for­schen, was alles noch mög­lich ist.

Tools ver­glei­chen

Grund­sätz­lich stellt sich die Fra­ge, ob man einen zen­tra­len Ansatz haben möch­te, wo so vie­le Pro­zes­se (Wis­sens­ver­wal­tung, Projekte- und Auf­ga­ben­ver­wal­tung, etc.) wie mög­lich in einer Anwen­dung abge­deckt sind. Oder, man wählt für jeden spe­zi­fi­schen Pro­zess ein Tool aus.

Der erste Ansatz ist für Klein­un­ter­neh­men und mit­tel­stän­di­ge Unter­neh­men der bes­se­re, da man sich viel Zeit beim Her­stel­len von Kon­text ein­spart und so als KMU kom­pe­ti­tiv bleibt. Gross­un­ter­neh­men set­zen eher auf spe­zi­fi­sche Pro­zess­ab­deckung mit ent­spre­chen­den Tools. Das macht durch­aus Sinn, da bei Gross­un­ter­neh­men das Volu­men inner­halb eines bestimm­ten Pro­zes­ses viel höher ist.

Es bedeu­tet in der Umkeh­rung aller­dings nicht, dass Noti­on für Gross­un­ter­neh­men unge­eig­net ist. Auch Gross­un­ter­neh­men pro­fi­tie­ren von Noti­on, aber es ist sinn­vol­ler, die Nut­zung in Team-Einheiten zu prüfen.

Hier eine Liste von Tools die oft mit Noti­on ver­gli­chen wird. Wenn dazu bereits ein Tool-Vergleich vor­han­den ist, ver­lin­ke ich darauf:

• Asa­na
• Mon­day
• Trel­lo

Was für Noti­on Dienst­lei­stun­gen gibt es?

Was für Noti­on Dienst­lei­stungs­pa­ke­te ange­bo­ten wer­den, ist so indi­vi­du­ell wie es Anbie­ter gibt. Grob gespro­chen tei­le ich Noti­on Dienst­lei­stun­gen wie folgt ein:

1. Noti­on Workspace Ent­wick­lung
   Für dein Team wird ein Noti­on Workspace ent­wickelt. Das umfasst die Ana­ly­se eurer Aus­gangs­la­ge, Pro­jekt­be­glei­tung, Set­up Ent­wick­lung, Test­ing durch den Kun­den, Mit­ar­bei­ter­schu­lung und Nach­be­treu­ung. Ich bie­te Workspace Ent­wick­lun­gen für Klein­un­ter­neh­men und für Teams/KMU an.
2. Noti­on Trai­ning oder Noti­on Kur­se
   Dei­ne Mit­ar­bei­ten­den wer­den auf Noti­on geschult. Einer­seits soll­ten die Mit­ar­bei­ten­den Notion-Kenntnisse, wie auch auf die Nut­zung eures spe­zi­fi­schen Workspaces geschult wer­den. Umfas­sen­de Notion-Kenntnisse kön­nen mit dem Kurs Noti­on Alma­nach erwor­ben werden.
3. Noti­on Workspace-Verbesserung
   Ihr habt selbst einen Workspace ent­wickelt, aber die Mit­ar­bei­ten­den sind damit nicht zufrie­den, schöp­fen die Mög­lich­kei­ten nicht aus oder der Workspace wur­de zu ein­sei­tig / zu kom­plex ent­wickelt. Ich bie­te eine Workspace-Analyse an, wel­che Ver­bes­se­rungs­po­ten­zia­le kon­kret auf­zeigt. Anschlies­send könnt ihr die­se Ver­bes­se­run­gen selbst imple­men­tie­ren oder mich beauftragen.
4. Noti­on Tool Eva­lua­ti­on
   Ihr habt schon vie­les gehört und wollt die Mög­lich­kei­ten von Noti­on bes­ser erfas­sen kön­nen. Oft ist es so, erst wenn man es sieht, kann man es auf sei­ne Situa­ti­on über­tra­gen. Ich bie­te Work­shops an, wel­che die Mög­lich­kei­ten von Noti­on dei­nem Team vermittelt.
5. Ange­lei­te­ter Workspace Build für Soloisten
   Klein­un­ter­neh­men oder Solo­pre­neu­re haben nicht immer das Bud­get für eine Noti­on Bera­tung und möch­ten den­noch Zeit ein­spa­ren. Mei­ne Workspace Werk­statt für Schritt-für-Schritt zum ver­zahn­ten Noti­on Workspace.
6. Noti­on Coa­ching oder Noti­on Sup­port
   Punk­tu­el­le Unter­stüt­zung, wenn man mit Noti­on nicht wei­ter­kommt und weni­ge Fra­gen effi­zi­ent beant­wor­tet haben möchte.

Wei­te­re Erfahrungsberichte

• Start­ups
  

  Sieh dir direkt bei Noti­on an, wie Start­ups ihren Noti­on Worspace auf ihre Bedürn­fis­se ein­ge­rich­tet haben. Dort fin­dest du auch Erfah­rungs­be­rich­te von Start­ups wie Pitch, Head­space, Fig­ma, etc. – schau dir es hier im Detail an.

• KMU bis 100 Personen

  Stö­be­re durch Noti­ons Kun­de­n­er­fah­run­gen, um zu erfah­ren, in wel­cher Form Unter­neh­men von Noti­on pro­fi­tiert haben. Hier fin­dest du Erfah­rungs­be­rich­te für Unter­neh­men bis 100 Personen.

• KMU 100 bis 999 Personen

  Stö­be­re durch Noti­ons Kun­de­n­er­fah­run­gen, um zu erfah­ren, in wel­cher Form Unter­neh­men von Noti­on pro­fi­tiert haben. Hier fin­dest du Erfah­rungs­be­rich­te für Unter­neh­men zwi­schen 100 bis 999 Personen.

Wor­auf soll­test du bei der Wahl eines Noti­on Bera­ters achten?

Wenn ich mir heu­te einen Noti­on Bera­ter suchen müss­te, wür­de ich fol­gen­de Über­le­gun­gen treffen:

• Will ich jeman­den, der eine Zer­ti­fi­zie­rung hat?
  

  Jede Per­son kann sich Noti­on Con­sul­tant nen­nen. Aber nur wer von Noti­on geprüft wur­de, darf sich Noti­on Cer­ti­fi­ed Con­sul­tant (so die offi­zi­el­le Bezeich­nung, aber nicht Cer­ti­fi­ed Noti­on Con­sul­tant) nen­nen und hat einen Badge. Mei­ne Zer­ti­fi­zie­rung erwarb ich 2021 als 1. deutsch­spra­chi­ge Noti­on Bera­te­rin und als 30ste weltweit.

  Falls du also einen Noti­on Bera­ter Schweiz, Noti­on Con­sul­tant Deutsch, Noti­on Bera­ter Deutsch­land suchst, bist du bei mir gold­rich­tig.
  PS: Noti­on ent­deck­te ich 2019 und wur­de 2020 der erste Noti­on Schweiz Ambassador.