Nut­ze Noti­on KI, um Daten­ban­ken zu erstellen

Als Noti­on im Febru­ar 2023 sei­ne eige­ne KI-Funktion lan­cier­te, woll­te ich die KI gleich beauf­tra­gen, mir Daten­ban­ken zu erstel­len. Lei­der über­stieg dies deren Mög­lich­kei­ten damals.

Jetzt kann Noti­on KI das: Erstel­le mit­tels Prompt neue Daten­ban­ken in Notion!

In die­sem Arti­kel erfährst du, wie man Daten­ban­ken mit­tels Prompt erzeu­gen kann und wel­che Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten bestehen.

Vor­aus­set­zun­gen für Noti­on KI

Eines vor­weg: Um die­se Funk­ti­on von Noti­on zu nut­zen, benö­tigst du ein Noti­on KI Abon­ne­ment. Ein Abon­ne­ment umfasst stets alle User in dei­nem Workspace – unab­hän­gig davon, ob sie KI nutzen.

Ein Noti­on KI Abo lohnt sich nach mei­ner Erfah­rung aus fol­gen­den Gründen:

• Dein Workspace besteht schon eini­ge Zeit und hat eine umfas­sen­de Daten­quel­le, damit du die­se gezielt durch­su­chen kannst.
• Du nutzt Notion-Seiten inten­siv und die Inhal­te ändern sich regelmäßig
• Du schreibst Doku­men­te, wie Ange­bo­te, Arti­kel, und willst den Text opti­mie­ren lassen
• Du hast Tex­te, die du häu­fi­ger über­set­zen las­sen willst

Erstel­le neue Daten­ban­ken mit Noti­on KI

Es gibt zwei Mög­lich­kei­ten, wie du die Noti­on KI zur Erstel­lung neu­er Daten­ban­ken nut­zen kannst:

• Klicke auf einer lee­ren Sei­te auf das Tabellen-Icon
• Tip­pe /datenbank, wäh­le Inline aus und klicke auf Mit KI erstellen

1. Gib im Pop-up Fen­ster dei­nen Prompt ein

2. Noti­on KI erstellt eine Daten­bank und gibt dir wei­te­re Fel­der zur Auswahl

3. Über­nimm den Vor­schlag oder pas­se mit­tels Prompt die Daten­bank an

4. Klicke auf Fer­tig und die KI fügt dir eine neue Daten­bank ein

Prompt-Ideen

• Erstel­le mir eine Projekt-Datenbank mit fol­gen­den Fel­dern: Projekt-Titel, Projekt-Verantwortlicher, Start-Datum, End-Datum, Projektfortschritt
• Erstel­le mir eine Dokumenten-Datenbank mit fol­gen­den Fel­dern: Dokument-Titel, Ablage-Link, Besit­zer, Erstell-Datum, Veränderungsdatum

Falls du noch kei­ne Ideen hast, kannst du anstel­le von Prompts auch die Vor­schlä­ge durchsuchen.

Vor­tei­le

• Für ganz neue Notion-User, die auch bereit sind, ein Noti­on KI Abo zu lösen, ist die­se Hil­fe bei der Datenbank-Erstellung eine gute Ein­stiegs­hil­fe und gibt eine gute Inspi­ra­ti­on, was mög­lich ist.
• Man spart sich die Zeit, die Vorlagen-Bibliothek nach geeig­ne­ten Vor­la­gen zu durchsuchen
• Basie­rend auf dem Prompt wer­den pas­sen­de Fel­der, Feld-Icons und Filter-Ansichten bereit­ge­stellt und Vor­schlä­ge für wei­te­re Fel­der unterbreitet.

Nach­tei­le

• Wenn man auf Deutsch promp­tet (und der Workspace auf Deutsch ein­ge­stellt ist), wer­den die Bezeich­nun­gen für die Daten­bank und Fel­der nicht immer auf Deutsch ausgegeben
• Es kann (vor­erst) nur eine Daten­bank pro Prompt erstellt wer­den und nicht auto­ma­ti­siert meh­re­re Daten­ban­ken, die mit­ein­an­der ver­linkt sind.
• Es kön­nen kei­ne Formel-Felder erstellt werden

Das eigent­li­che Pro­blem bei der Datenbank-Erstellung

Notion-Anfänger haben oft Anlauf­schwie­rig­kei­ten mit Daten­ban­ken, weil ihnen das Kon­zept davon noch zu abstrakt ist und sich der Nut­zen nicht erschliesst.

Aber das eigent­li­che Prol­bem mit der Datenbank-Erstellung liegt beim Nut­zer selbst.

Egal wie­vie­le Vor­la­gen man run­ter­lädt oder sel­ber Daten­ban­ken erstellt – es bedeu­tet noch nicht, dass du ein System hast, das dich unterstützt.

Die Ent­wick­lung eines Systems­kon­zept ist der schwie­ri­ge Teil und der Grund, wes­halb Kun­den mei­ne Notion-Beratung buchen oder an der Workspace Werk­statt teilnehmen.

Wer für sich kein System ent­wickeln kann, was durch­aus sei­ne Zeit bean­sprucht, wird mit Noti­on nicht weit­kom­men und das Pro­blem beim Tool verorten.

Per­sön­li­che Einschätzung

Aus mei­ner Per­spek­ti­ve als Noti­on Bera­te­rin, die seit 2021 Noti­on Workspaces für Kun­den rea­li­siert, füh­len sich die Mög­lich­kei­ten zur Datenbank-Erstellung mit­tels Noti­on KI zu limi­tiert an.

Noti­on KI nut­ze ich haupt­säch­lich, um Tex­te zu opti­mie­ren und sel­ten, um Inhal­te zu fin­den. Ich habe eine recht soli­de Struk­tur und benö­ti­ge grund­sätz­lich sehr wenig Zeit, um Inhal­te wiederzufinden.

Noti­on KI hilft mir vor allem dann bei der Suche, wenn ich mich nicht mehr genau an einen Inhalt oder den Autor erin­ne­re. Bei der Suche nach Kon­text ist Noti­on KI wirk­lich extrem stark. Um in die­sen Genuss zu kom­men, soll­te dein Workspace sehr umfang­reich sein.

Für Anfän­ger ist es eine tol­le Mög­lich­keit, den Ein­stieg in die Welt der Daten­ban­ken zu testen, aber ich stel­le in Fra­ge, ob Anfän­ger wirk­lich ein Noti­on KI Abo dafür nut­zen werden.

Für Workspace-Builder und fort­ge­schrit­te­ne Nut­zer ist die Datenbank-Erstellung mit­tels KI zu aufwändig:

1. Es gibt eine ein­fa­che­re (und gün­sti­ge­re) Mög­lich­keit Daten­ban­ken schnell zu erstel­len (wie das geht, ver­ra­te ich in der Workspace-Werkstatt), die kein Noti­on KI Abo benötigen.
2. Man kann auf bewähr­te eige­ne Daten­ban­ken als Vor­la­gen zugrei­fen und die­se durch Dupli­ka­ti­on weiterverwenden