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Das neue Status-Feld in Notion – das Erste, dass sich automatisch befüllt
Notion hat Ende Juni 2022 einen stillen Roll-out eines neuen Features gemacht: das automatische Status-Feld.
Damit bewegt sich Notion in seiner Strategie näher an Projektmanagement Funktionen heran und versucht wohl, seinen Konkurrenten das Wasser abzugraben. Respektive, bei 20 Millionen Usern das Wasser im eigenen Burggraben zu behalten.
Was kann das neue Status-Feld in Notion?
Mit dem neuen Status-Feld werden automatisch Status-Werte wie To-do, In Progress und Complete zugewiesen.
Deutschsprachige User und Flexibiltätsverwöhnte werden gleich stöhnen … aber keine Sorge, man kann innerhalb der drei Kategorien eigene Werte zuweisen.
Als ich die Funktion in meiner Rolle als Notion Ambassador testete, war ein Input von mir, dass man Werte auch in anderen Sprachen nutzen kann.
Die Erfassung von eigenen Werten ermöglicht zudem weitere Prozess-Schritte zu erfassen. So kann z. B. für eine Person die Aufgabe erledigt sein, muss aber von einer anderen Person kontrolliert werden.
Beispiele
- So kann eine Aufgabe für den Kunden erledigt sein, aber ist intern noch zu verrechnen. Streng genommen ist eine solche Aufgabe erst erledigt, wenn sie auch verrechnet wurde.
- Oder ich schreibe einen Blog-Beitrag (=Status “in Bearbeitung”) und sobald ich damit fertig bin, ändere ich den Eintrag auf “Überprüfen” wenn der Inhalt gegengelesen werden soll.
- Sobald die Lesekontrolle erledigt ist, könnte der Status auf “Publizieren” gesetzt werden, damit der Inhalt auf die Webseite übertragen und der Post publiziert wird.
- Danach könnte die Aufgabe den Status “Promotion” erhalten, damit der neue Blog-Post im Newsletter beworben wird
Man setzt also einen Standard-Wert fest, der bei jedem neuen Datensatz automatisch befüllt wird. Früher musste man dies entweder händisch erfassen oder voreingestellte Filter so einstellen, dass bei einem neuen Datensatz die Werte automatisch befüllt werden.
Dieses Feature ist sehr nützlich, wenn man über eine Automatisierung Datensätze in Notion automatisch anlegt (neue Termine, Aufgaben, einkommende Leads etc.).
Neuer Feldtyp: Status
Erstellt man eine neue Property (Feld) in Notion, findet man neu ein Feldtyp “Status”, dieser ist am strahlenartigen Icon zu erkennen und kommt gleich der Multi-Select Property.
Sobald Feldtyp ausgewählt wurde, sieht man, dass dem Feld automatisch Werte zugewiesen werden. Diese kann man nach Bedarf ergänzen und den Default anpassen.
Darstellung wählen
Das Beste zuerst: man muss sich nicht final für eine Darstellungsoption entscheiden.
Man kann pro gefilteter Ansicht (Linked View) ein Darstellungsweise nutzen.
- Hat man eine kurze Tabellen-Ansicht, reicht eine Checkbox
- Will man mehr Zwischnschritte abbilden, verwendet man die Select Version
Es lässt sich auch leicht bei bestehenden Status Darstellung zwischen Select-Property und Checkbox hin und her wechseln. Die Werte gehen nicht verloren und In Progress wird mit einem horizontalen Strich in der Checkbox angezeigt.
Hey @NotionHQ thanks for the new status property! Question: Can users click on the checkbox to change it to “in progress”? E.g. with cmd + click?
That would be great! pic.twitter.com/ezEt2QRpny— Natascha Buck 🇨🇭❤️🇺🇦 – Notion made to fit (@nataschabuck) June 25, 2022
Die Halb-Lösung
Indem man mit den Pfeil-Tasten durch die Tabelle springt, im Status-Feld angekommen auf Enter tippt, können die Status-Werte über das Drop-Down Menu angepasst werden.
Es wäre toll, wenn Notion einen Shortcut anbieten würde, der zusammen mit einem Mausklick, durch die Stati von oben nach unten durchginge.
Unterscheidung zwischen Select und Status Feld
Falls man bereits mit Status-Feld in Notion arbeitete und dafür Select-Properties verwendete, ist eventuell die visuelle Unterscheidung nicht auf Anhieb erfassbar.
Auf dem Bild kann man es einwandfrei erkennen, Status-Werte haben stärker gerundete Ecken und jeweils ein Kreis-Icon vor dem Wert.
Unterschiedliche Funktionsweise
Bei Select-Properties sind sich Anwender gewohnt, dass sie flugs neue Werte hinzufügen, ändern oder löschen können. Beim neuen Status-Feld in Notion ist dies nicht möglich.
Anpassungen können nur über das drei Punkte Menu vorgenommen werden. Das hat den Vorteil, dass nicht jeder Anwender frei von der Leber weg die Werte anpassen kann. Grenzt man Mutationsrechte auf reine inhaltliche Änderungen ein, führt dies zu mehr Datenstabilität.
Gründe für einen Wechsel
Warum der (einfache) Wechsel zum Status-Feld in Notion für dich sinnvoll sein ist:
- Du willst Status-Werte standardisieren
- Du willst nicht mehr zwischen Select-Feld und Checkboxen entscheiden – du kannst unterschiedliche Ansichten erstellen
- Du willst Status-Werte nicht allen Anwendern zur Anpassung zugänglich machen
- Du verwendest Drittanwendungen, um Datensätze in Notion zu erstellen und willst eine durchgehende Datenqualität (und manuelle Nachbearbeitung ausschliessen)
Transfer bestehender Werte
Angenommen du hast bereits ein Projektmanagement System mit Aufgaben- und Projektdatenbank und beide haben Statusfelder, wie transferiert man die Werte auf die neue Feldfunktion?
Man ändert recht simpel den Feldtyp des bestehenden Statusfeldes (Select oder Multi-Select) zum Feldtyp Status. Die Feldwerte werden automatisch übernommen. Eventuell musst du die Werte noch in die drei Kategorien einmalig sortieren.
Neue Sortierung des Feldes “Status”
Im Gegensatz zur Select-Property kann nun das Status-Feld auch alphabetisch soritert werden. Bei Select-Propterties muss man die Reihenfolge selbst festlegen und danach sortiert dann Notion rauf oder runter.
Neuer Feldtyp “Status” in Notion aktivieren
Dieser Update wurde automatisch ausgerollt. Falls sich der Feldtyp nicht zeigt, dann Notion neu starten oder ggf. die App resetten (Notion/Reset App & Clear Local Data).
Jetzt hast du alle Informationen zum neuen Status-Feld in Notion und kannst gleich das neue Feature übernehmen. Hier geht’s zur englischsprachigen Erläuterung zur neuen Status Property.
Lade dir die Notion Tastaturkürzel-Vorlage für deutschsprachige Tastaturen runter.
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