Du bist Unter­neh­mer, oder Bera­ter, und dir fällt es schwer, Kun­den­da­ten und ergän­zen­de Infor­ma­tio­nen in einem Blick­feld zu haben? Suchst du wie­der­holt immer wie­der nach Daten in ver­schie­de­nen Syste­men und ver­zet­telst dich beim Suchen? Oder erstellst du alle Jah­re wie­der eine neue Emp­fän­ger­li­ste für Weih­nachts­grüs­se und ‑geschen­ke, weil die Liste vom letz­ten Jahr nicht mehr stimmt?

Ich unter­stüt­ze dich und dein Team dabei,

• dass kei­ne Auf­trä­ge mehr durch die Lap­pen gehen, weil sie in der Inbox wie im Treib­sand untergehen
• dass die Daten­klau­be­rei auf­hört, damit man Kun­den­da­ten sau­ber orga­ni­siert und sei­ne besten Kun­den im Blick hat
• dass der Excel-Salat sein Ende nimmt und Sit­zun­gen, Auf­ga­ben, Pro­jek­te pro Kun­de auto­ma­tisch sicht­bar sind
• dass du nicht mehr stun­den­lang nach der einen wich­ti­gen E‑Mail suchst, weil dein Erin­ne­rungs­ver­mö­gen gera­de Kaffee-Pause hat
• dass man als Mit­ar­bei­ter nicht mehr durch Endlos-Listen scrollt, um end­lich nur „sei­ne“ Auf­ga­ben zu sehen
• dass Post­ein­gän­ge end­lich vom hohen Ross stei­gen und zu dem wer­den, was sie sein soll­ten, ein Triage-System
• dass du nicht mehr im Dun­keln mun­kelst und dich wun­derst, wo du mit dei­nen Pro­jek­ten genau stehst

Passt es zu dir?

Mein Leit­spruch ist, dass es kein “One Size, fits all” gibt – nicht in dei­nem Busi­ness. Wenn wir zusam­men­ar­bei­ten (ich freu mich schon auf dei­ne Nach­richt), dann stets mit Blick auf “passt es zu dir” und ist es prak­ti­ka­bel (heu­te, aber auch zukünftig)?

Das mei­ste Wis­sen habe ich auto­di­dak­tisch erwor­ben. Immer dann, wenn ich in mei­nen Start­up Busi­ness nicht wei­ter­kam, habe ich gete­stet, imple­men­tiert, ver­wor­fen oder angepasst.

Die­ses modul­ar­ti­ge Vor­ge­hen lebe ich auch heu­te noch. Wir ent­wickeln kei­nen theo­re­ti­schen Over­kill, son­dern das was heu­te zu dei­nem Busi­ness passt UND dich den­noch ska­lie­ren lässt.

Was auch bedeu­tet, dass ich dich manch­mal auf zu ein­fa­che Ansät­ze her­aus­for­de­re, damit das heu­ti­ge “Ein­fach” über­mor­gen dem Wachs­tum nicht im Weg steht.

Manch­mal ist ein Pfla­ster genau das Rich­ti­ge, manch­mal eben rei­ne Pflästerli-Politik. Letz­te­res hält nicht sehr lange.

Das habe ich schon immer gern gemacht – Syste­me und mich, so zu orga­ni­sie­ren, dass Rele­van­tes mir spä­ter wie­der in die Hän­de spielt.

Mein erstes Struk­tu­rie­rungs­pro­jekt habe ich im Alter von 3 Jah­ren umge­setzt: Ich habe die Wäsche­klam­mern nach Form und Far­be pro Lei­ne sortiert.

Ich konn­te es noch nie mit anse­hen, wenn sich Abläu­fe unnö­tig wie­der­ho­len oder etwas chao­tisch ver­läuft, weil man sich vor­her lie­ber durchwurstelte.

Der resul­tie­ren­de Mehr­auf­wand erschliesst sich mei­ner Logik bis heu­te nicht und geht mir etwa so rein wie ein qua­dra­ti­scher Wür­fel in ein run­des Loch.

• Das chao­ti­sche Mate­ri­al­la­ger in mei­nem Aus­bil­dungs­be­trieb, das so aus­sah, als wäre alles da (aber lei­der nur lee­re Schach­teln ent­hielt). Habe ich sor­tiert und einen ordent­li­chen Bestell­pro­zess aufgesetzt.
• Kei­nen Plan haben, wel­che Kun­den im letz­ten Jahr Weih­nachts­kar­ten bekom­men haben? Schnell ein klei­nes CRM auf­ge­setzt (mit File­ma­ker!) und ich konn­te im fol­gen­den Jahr auf Knopf­druck die Ant­wort rauspfeffern.
• Unstruk­tu­rier­te Excel-Tabelle, um die Sales­ak­ti­vi­tä­ten des Ver­triebs­teams zu doku­men­tie­ren? Da hilft nur eine CRM-Datenbank, in der alle Daten sicher und schnell abruf­bar sind (und somit für mehr Umsatz sorgt).

Die erste CRM Ana­ly­stin bei der Schwei­zer Börse

Mit dem glei­chen Schwung wech­sel­te ich von einem Handwerker-Betrieb in die Finanz­bran­che (lies hier den aus­führ­li­chen Post zu mir).

Was mit der Funk­ti­on als Assi­sten­tin begann, führ­te zur Posi­ti­on als CRM Ana­ly­stin. Was war geschehen?

Ich rea­li­sier­te sehr schnell, dass mei­ne Ver­triebs­kol­le­gen ein Excel-Problem und Qua­li­täts­pro­blem hat­ten. Sie tru­gen dort rela­tiv unstruk­tu­riert ihre Kun­den­be­su­che und ‑daten in eine Tabel­le ein. Gleich­zei­tig konn­ten sie kei­ne Aus­wer­tun­gen zie­hen oder auf Knopf­druck den gewünsch­ten Kun­den filtern.

Also ent­wickel­te ich zuerst in mei­ner Frei­zeit ein New Mar­ket CRM (New Mar­ket war ein Kotie­rungs­seg­ment für Bör­sen­gän­ge) und über­rasch­te mei­nen Chef damit. Kurz dar­auf führ­ten wir das CRM in Genf und Zürich ein.

End­lich konn­ten mei­ne Kol­le­gen zeit­ver­setzt und orts­un­ab­hän­gig ein­se­hen, was genau mit wel­chem poten­zi­el­len Bör­sen­gang lief.

Davon bekam auch die IT Wind und frag­te mich an, ob ich in einem CRM Pro­jekt für die fir­men­wei­te CRM-Einführung mit­wir­ken wolle.

Zuerst ent­wickel­te ich ein Daten­mo­dell, for­mu­lier­te bestehen­de Pro­zes­se und teste­te die neue Appli­ka­ti­on. Par­al­lel dazu führ­te ich tem­po­rä­re Mit­ar­bei­ter um Daten zu migrie­ren, ent­wickel­te Anlei­tun­gen und schul­te neue Mit­ar­bei­ten­de in Zürich und London. 

Erste Start-up Luft schnup­pern & Investoren-CRM

Hand aufs Herz; Start-ups sind stets ein WIP (work-in-progress) und alles ist sehr agil (…). So war es auch bei die­sem Pri­va­te Equi­ty Unternehmen.

Als schnell gewach­se­nes Unter­neh­men mit drei erfolg­reich abge­schlos­se­nen Fundraising-Runden, war es Zeit mehr orga­ni­sa­to­ri­sche Über­sicht­lich­keit zu gewinnen.

Ab dem ersten Tag bün­del­te ich ver­streu­te Pro­zes­se rund um Event­or­ga­ni­sa­ti­on die umfang­rei­che Print­pro­duk­ti­on und Kun­den­da­ten. Zeit­gleich setz­te ich die­se zwei kom­ple­xen Pro­jek­te um.

Die mehr­tä­gi­ge eng­lisch­spra­chi­ge Gene­ral­ver­samm­lung umfass­te die Betreu­ung von Inve­sto­ren aus Über­see, eige­nem Spouse-Program und die Anlei­tung mei­ner Kol­le­gen, damit unse­re Kun­den über den mehr­tä­gi­gen Anlass best­mög­lich und per­sön­lich betreut wurden.

Investoren-CRM

Die Kun­den­da­ten unse­rer Inve­sto­ren waren mir viel zu zer­streut und die Abläu­fe der Kun­den­ge­win­nung viel zu chaotisch.

Das Ver­triebs­team konn­te sich bis anhin auf ihr Erin­ne­rungs­ver­mö­gen ver­las­sen, aber mit dem Fir­men­wachs­tum und der zuneh­men­den Anzahl an Inve­sto­ren, wur­de es auch fürs beste Super­hirn zu umfangreich.

Damit mei­ne Ver­triebs­kol­le­gen nicht mehr aus der Hüf­te schies­sen muss­ten, defi­nier­te ich sau­be­re Abläu­fe und ent­wickel­te ein ordent­li­ches Investoren-CRM. Sie muss­ten sich nicht mehr die Kon­takt­da­ten aus dem E‑Mail-Programm und die Inve­sti­ti­ons­sum­men selbst zusam­men­schu­stern. Alle Kon­takt­da­ten sind ein­fach abruf­bar und pro Kon­takt ist alles auf einen Blick sichtbar.

Mei­ne Kol­le­gen waren begei­stert, dass sie sich nun viel stär­ker auf ihre eigent­li­che Auf­ga­be kon­zen­trie­ren konn­ten – die Investoren-Gewinnung. Sie sahen auf einen Blick, was mit wem bespro­chen wur­de, wie hoch die jewei­li­gen Inve­sti­tio­nen pro Fund waren und konn­ten per Knopf­druck Investoren-Dossiers aus­drucken. Dank die­sem „Analog-Feature“ konn­ten sie die Zeit im Flie­ger opti­mal, und off­line, für die Sit­zungs­vor­be­rei­tung nutzen.

Eige­nes Start-up

Vie­le Hoch­zeits­tor­ten waren mir ein­fach zu lang­wei­lig und geschmack­lich unprickelnd. Mit mei­nem Start-up Fleur de Sucre änder­te ich das und kre­ierte exklu­si­ve Tor­ten für zuckeraf­fi­ne Gourmets.

Als Neu­ein­stei­ge­rin brach­te ich mir nicht nur das Hand­werk selbst bei, son­dern ent­wickel­te eine kom­ple­xe auto­ma­ti­sier­te Kosten­kal­ku­la­ti­on, die fixe und varia­ble Kosten enthielt.

Um dort­hin zu gelan­gen, doku­men­tier­te ich mei­ne Arbeit, lei­te­te Muster ab und defi­nier­te dar­aus Pro­jekt­schrit­te. Ich kann heu­te noch sagen, wel­chen %-Anteil z. B. die Domain-Miete auf die Arbeits­stun­de hat und wie teu­er der Kubik­zen­ti­me­ter Kuchen ist.

Eigent­lich sind Pro­zes­se und Daten­ban­ken mei­ne Zucker­ro­sen. Denn ich habe stets lie­ber Pro­zes­sen ver­fei­nert, als fein-blättrige Zucker­ro­sen zu formen.

Das ist rück­blickend der rote Faden, der mich zu dem führt, was ich heu­te mache.

Mei­ne Fähig­keit, Struk­tu­ren zu erken­nen, mich schnell in die­se ein­zu­den­ken, Pro­zes­se schnell zu erfas­sen und sie so zu opti­mie­ren, dass es ein­fach flutscht.

Denn kei­ner von uns mag sich ger­ne mit lästi­gen Din­gen auf­hal­ten und das Gefühl haben, tag­täg­lich gegen Wind­müh­len zu kämpfen.

Die Puz­zle­tei­le fügen sich zu einem Bild

2019 füg­ten sich plötz­lich mei­ne Werdegang-Puzzleteile zu einem schlüs­si­gen Bild. Mein per­sön­li­cher Heureka-Moment. Ich erkann­te den roten Faden in mei­nem eige­nen Leben.

Was war passiert?

Ich lern­te Noti­on kennen.

Nein, kein Lieb­ha­ber. Kein Hund. Son­dern eine No-Code Soft­ware, die das Prin­zip der Daten­or­ga­ni­sa­ti­on ganz neu dach­te. Inspi­ra­ti­on pur!

Und es war Lie­be auf den ersten Blick. Zumin­dest von mei­ner Sei­te aus.

Mei­ne Lie­be zu Strukturen-Schaffen, mein Wis­sen für Datenbank-Programmieren und kon­zep­tio­nel­le Ana­ly­se von Syste­men fügen sich syn­er­gie­bil­dend zu einem Ganzen.

Das bil­det Noti­on per­fekt ab und eröff­net gran­dio­se Möglichkeiten.

• Du wühlst dich nicht mehr durch hier­ar­chi­sche File­ab­la­gen, son­dern legst sie von Beginn als Matrix an – kein Pro­blem mit Notion.
• Du klickst dich nicht mehr stünd­lich durch CRM, Projekt-Applikation und File-Ablage hin und her. Es ist alles an einem Ort – mit Noti­on bil­det man sich sei­ne ART des CRM und Pro­jekt­ar­beit und ver­bin­det sie punk­tu­ell und bedürf­nis­ori­en­tiert – kein Over­kill, weil jemand ande­res einen Stan­dard definierte.
• Mit­ar­bei­ter müs­sen sich nicht mehr mit EINER Daten­an­sicht begnü­gen, son­dern kön­nen sich die­se indi­vi­du­ell oder situa­tiv dar­stel­len las­sen. Dank Noti­on kann man Unwich­ti­ges ausblenden.

Pri­vat

Auch wenn mir als Schwei­ze­rin der Ruf der Gründ­lich­keit vor­aus­eilt und man uns viel sprach­li­che Blu­mig­keit unter­stellt, so brin­ge ich trotz­dem ger­ne Unge­reim­tes auf die Tape­te. Das erfolgt mit einem unty­pisch schnel­lem Sprech­tem­po und einem Sprach­stil, der ger­ne mit Wör­tern aus ande­ren Spra­chen gespickt ist.

Zu Hau­se füh­le ich mich in war­men Gefil­den, so hat es mir der 26 bis 28ste Brei­ten­grad sehr ange­tan. Wenn das Licht fast senk­recht ein­fällt und ein lau­es Meer­lüft­chen weht, dann mel­den mei­ne Syn­ap­sen “zu Hause”.

Rea­dy?

Willst du dei­ne Pro­zes­se end­lich klar haben und nicht mehr Zeit mit Daten­stö­bern verbringen?

Dann lass uns spre­chen, wie ich dich dabei unter­stüt­zen kann.