In 5 Schrit­ten Über­for­de­rung mei­stern und wie­der in die Gän­ge kommen

Über­for­de­rung mei­stern – so geht’s

Im Lau­fe der letz­ten Jah­re der Selbst­re­fle­xi­on und dank Noti­on, habe ich einen 5‑Schritte-Plan ent­wickelt, um mich aus die­sem Panik-Trott zu lösen

Die­ser Plan kann auch mit ande­ren Anwen­dun­gen rea­li­siert wer­den und nicht zwin­gend mit Noti­on. Die­ses ist mein Tool mei­ner Wahl, weil ich sei­ne Fle­xi­bi­li­tät so schätze.

Schritt 1 – Pause-Taste drücken

Um die Über­for­de­rung zu über­win­den, musst du dei­ne inne­ren Waf­fen strecken. Vie­le geben in sol­chen Momen­ten der Über­for­de­rung noch mehr Gas und ver­su­chen durch die To-do-Liste durchzupowern.

So wie ich frü­her. Frü­her hau­te ich ein­fach mei­ne Auf­ga­ben so schnell wie mög­lich raus. Alles, was auf die Liste kam, wur­de abge­ar­bei­tet. Ein gros­ser Anteil dar­an war, dass ich als Ange­stell­te wenig Hand­lungs­spiel­raum hat­te, mir Kleinst­auf­ga­ben erteilt wur­den, die sich stän­dig änder­ten und ich wenig Kom­pe­ten­zen hat­te, Pro­jek­te in Eigen­re­gie zu führen.

Auch heu­te stol­pe­re ich manch­mal noch über die­se Denk­wei­se, mal schnell in 5 Minu­ten etwas zu erle­di­gen und dann dau­ert es doch 30 Minu­ten. Oder die geschätz­ten 30 Minu­ten dau­ern dann doch 60 Minu­ten. Mehr zum Lösungs­an­satz, dann später.

Im ersten Schritt musst du dir die Erlaub­nis ertei­len, ein­fach inne­zu­hal­ten. Wei­ter­tre­ten macht die Sah­ne nicht steif, damit du wie­der Boden unter den Füs­sen bekommst.

Wei­ter­zu­kämp­fen käme einem Kampf gegen Wind­müh­len an – denn der Kampf­platz ist falsch gewählt.

Für die näch­sten 2 Stun­den hast du nur eine Ver­pflich­tung – dich auf dich zu konzentrieren.

Schritt 2 – Hirn leeren

Unser Gehirn ist wie ein Com­pu­ter, wor­auf meh­re­re Pro­gram­me lau­fen. Gele­gent­lich muss die­ser neu gestar­tet wer­den, damit sich der RAM Spei­cher wie­der frisch ordnet.

Über­for­de­rung ist das, was pas­siert, wenn im Gehirn zu vie­le Pro­gram­me lau­fen. Der Spei­cher wird zu knapp oder ein Pro­gramm bleibt in einer Schlau­fe hän­gen und bean­sprucht für sich zu viel RAM.

Die Lösung?

Brin­ge alles, was in dei­nem Gehirn her­um­gei­stert, auf ein Blatt Papier. Mache dies unbe­dingt ana­log und nicht digital.

Kip­pe alles aus dei­nem Kopf und schrei­be es nieder:

• Auf­ga­ben
• Zie­le
• Ver­pflich­tun­gen
• Erin­ne­run­gen
• Ter­mi­ne
• Besor­gun­gen

Hal­te dich nicht zurück. Schwir­ren da noch ein paar Sor­gen mit? Schreib sie auch nie­der. Egal, wie gross oder klein etwas ist, las­se nichts aus.

Sobald du alles vor dir siehst, wird es überschaubar.

Schritt 3 – Priorisieren

Wenn allen Din­gen die glei­che Wich­tig­keit gege­ben wird, wird es unmög­lich vor­an­zu­kom­men. Es ist, als ob man mit der glei­chen Men­ge an Kon­fi­tü­re (dei­ne Ener­gie) ein immer grös­ser wer­den­des Stück Brot bestrei­chen möch­te. Die Kon­fi wird nicht für die gesam­te Ober­flä­che ausreichen.

Es braucht des­halb eine Hier­ar­chie, z. B., indem du die Eisenhower-Matrix anwen­dest oder das 80/20 Prin­zip anwendest.

Haupt­sa­che du ord­nest dei­ne Liste nach Wich­tig­keit und Rele­vanz, damit sich dar­aus eine Rei­hen­fol­ge ablei­ten lässt.

Wich­tig­keit finden

Hast du das Pro­blem, her­aus­zu­fin­den, was am wich­tig­sten ist? Es gibt einen Trick!

Falls es für dich schwie­rig ist, die Wich­tig­keit dei­ner Auf­ga­ben zu defi­nie­ren (WEIL ALLES WICHTIG IST), bist du bereits wie­der zu nahe dran. Es braucht wie­der einen Hebel, um mehr Distanz zu gewin­nen. Damit man vor lau­ter Blät­tern den Wald wie­der sieht.

Anstel­le nur auf die Auf­ga­ben zu schau­en, brin­ge sie in Kon­text zu dei­nen Zielen:

• Wel­che Zie­le sind wirk­lich wichtig
• Wel­che Auf­ga­ben kön­nen die­sen Zie­len zuge­ord­net werden
• Wel­che Auf­ga­ben kön­nen inner­halb eines Zie­les wei­ter prio­ri­siert werden

Indem du dei­ne Zie­le fest­legst und weisst, wel­che am wich­tig­sten sind, prio­ri­sie­ren sich die Auf­ga­ben von selbst.

Es ist nun mög­lich, dass du merkst, dass du

• kei­ne Ziele,
• kei­ne kla­ren Ziele,
• zu vie­le Zie­le oder
• dei­ne Zie­le nicht prio­ri­siert hast (guil­ty myself!)

Faust­re­gel: Je weni­ger Zie­le (aufs Mal), desto ein­fa­cher kann prio­ri­siert werden.

Zu vie­le Zie­le sind ein Indiz dafür, dass du auch dort mehr Klar­heit benö­tigst, was für dich rele­vant ist oder wann sie rele­vant sein sollen.

Mei­ne Empfehlung:

• Ver­wen­de 3 Kate­go­rien der Wich­tig­keit: Hoch, Mit­tel, Tief
• Kon­zen­trie­re dich pro Jahr auf etwa 3 – 4 Ziele
• Die­se erreichst du durch Pro­jek­te, pro Quar­tal sind 3 – 4 Pro­jek­te rea­li­stisch – prio­ri­sie­re die Pro­jek­te nach den Zie­len, auch Pro­jek­te inner­halb des glei­chen Zieles
• Rich­te dei­ne Auf­ga­ben auch auf dei­ne Zie­le aus. Fokus­sie­re dich pro Tag auf 3 – 4 Aufgaben
• Miss die Zeit, die du für die Auf­ga­ben ver­wen­det hast

Schritt 4 – Planen

Baue Momen­tum auf

Nun geh durch dei­ne Liste und iden­ti­fi­zie­re alle Auf­ga­ben, die maxi­mal (!) 5 Minu­ten in Anspruch nehmen.

Die­se Auf­ga­ben sind dei­ne tief hän­gen­den Früch­te, die den Ball wie­der ins Rol­len bringen.

Nichts killt das Gefühl der Über­for­de­rung so gut, wenn du 10 Din­ge inner­halb von 20 Minu­ten erle­di­gen kannst. Da fühlst du dich gleich wie­der fest mit dem Steu­er­rad verankert.

Um den Effekt des Momen­tums zu erhö­hen, wer­de phy­sisch aktiv, indem du z. B. 5 Minu­ten lang Seil springst, den Ham­pel­mann springst oder eine Plank machst.

Schicke die unte­ren 20 % über die Planke

Tren­ne dich von den rest­li­chen Auf­ga­ben auf dei­ner Liste, indem du dich fragst:

• Was kann ich mir lei­sten, ein­fach nicht zu tun?
• Was hielt ich für wich­tig, ist aber beim zwei­ten und drit­ten Mal Nach­den­ken eigent­lich nicht mehr wichtig?

Den Mut zum Unter­las­sen oder ein­fach 20 % dei­ner Auf­ga­ben­li­ste zu kil­len, ist auch eine Übungs­sa­che. Je mehr du das tust, desto ein­fa­cher wird es dir zuse­hends fallen.

Trick

Wenn du für eine Auf­ga­be kein Ziel hast, dann soll­test du es wahr­schein­lich gar nicht erst in Angriff nehmen.

Even­tu­ell hilft es Nein-Sagen-Lernen oder Muster­tex­te für Absa­gen zu nut­zen, wenn ande­re Per­so­nen (die du kennst) invol­viert sind.

Pla­nung

Lass uns zusam­men­fas­sen, was du bis hier­hin erreicht hast:

1. Du hast den RAM reboo­tet und dein Hirn entleert
2. Du hast eine umfas­sen­de Auf­ga­ben­li­ste auf Papier gebracht
3. Du hast die Auf­ga­ben prio­ri­siert, redu­ziert und die Unnö­ti­gen in die Wüste geschickt

Jetzt gehen wir an die Planung.

Fokus: Heu­te

Wäh­le eine Hand­voll von weni­gen Auf­ga­ben, sie­he mei­ne Emp­feh­lung oben, die du heu­te erle­di­gen kannst.

Hal­te es über­schau­bar! Du willst nicht gleich wie­der in die Über­for­de­rung schlit­tern und für heu­te beab­sich­tigst du kei­nen Picas­so abzuliefern.

Wir kon­zen­trie­ren uns nur dar­auf, das Momen­tum wie­der aufzubauen.

Fokus: Näch­ste 3 Tage

Geh durch dei­ne Liste und wäh­le 3 – 5 Auf­ga­ben für jeden Tag aus. Dabei wählst du 1 – 2 Auf­ga­ben mit höch­ster Prio­ri­tät und 2 – 3 mit mitt­le­rer Prio­ri­tät aus.

Wenn mög­lich, wäh­le die Auf­ga­ben, die zu den wich­tig­sten Pro­jek­ten gehö­ren, damit in die­se Pro­jek­te Bewe­gung kommt.

Fokus: Die Woche

Schlies­se die Pla­nung nach dem glei­chen Prin­zip für die nach­fol­gen­den 4 Tage ab, damit du einen Plan für die näch­sten 7 Tage vor dir hast.

Noti­on & Kalenderplanung

Es ist dir über­las­sen, wie du dei­ne Papier­li­ste nun in Noti­on, dei­nen Kalen­der über­trägst oder auf Papier lässt.

Ich bin dazu über­ge­gan­gen, min­de­stens erle­dig­te Auf­ga­ben in Noti­on zu über­tra­gen. Dar­in hal­te ich die ver­wen­de­te Zeit fest und beschrei­be kurz, was ich gemacht habe. Das hilft mir spä­ter greif­bar zu machen, was ich alles an einem Tag oder einer Woche geschafft habe. Mit die­ser Stra­te­gie ver­hin­de­re ich das Gefühl nichts gemacht zu haben und kann spä­ter noch­mals über­prü­fen, ob ich einen Pla­nungs­feh­ler machte.

Time-Blocker im Kalender

Mein Kalen­der beinhal­tet haupt­säch­lich Ter­min­ein­trä­ge und Time-Blocker zur Erin­ne­rung (z. B. Mit­tags­zeit). Man kann sei­ne Google-Kalender-Einträge mit Noti­on synchronisieren.

Wenn du wei­ter­hin viel Druck hast oder vie­le Leu­te in dei­nen Kalen­der Ter­mi­ne buchen, über­tra­ge die Auf­ga­ben mit kon­kre­ten Zeit­fen­stern in dei­ne Agenda.

Mei­ne Auf­ga­ben­li­ste pfle­ge ich in Noti­on – grund­sätz­lich ohne Ter­mi­ne. Mei­stens sind aber nie alle Auf­ga­ben durch­ge­plant, wes­halb ich mir immer stets mei­ne Pro­jek­te anse­he und dar­in eine gro­be Auf­ga­ben­pla­nung (in Text­form) mache.

Erst wenn ich eine Auf­ga­be ange­hen will, zie­he ich den Text­block in die Auf­ga­ben­li­ste rein und ver­se­he sie mit dem ent­spre­chen­den Tag/Frist.

Auf die­se Wei­se pla­ne ich dann mei­ne Woche und über­tra­ge mei­ne Ter­mi­ne in Noti­on, damit Noti­on die Dreh­schei­be aller Tätig­kei­ten ist.

Schau dir mei­nen Post zur Pro­jekt­pla­nung an, falls du noch kei­nes in Noti­on ent­wickelt hast oder spar dir die Zeit und erwer­be gleich das Starter-Kit.