Zugriffs­rech­te in Notion

Die Berech­ti­gungs­ebe­nen (Noti­on Rechtemanagement)

Das Noti­on Rech­te­ma­nage­ment erfolgt über vier Ebenen:

• Als Workspace Mem­bers, die auch in Grup­pen auf­ge­teilt wer­den können
• Als Workspace Guests
• Inner­halb des Workspace zwi­schen Pri­va­te und Shared
• Inner­halb des Shared Workspaces indi­vi­du­el­ler Zugriff für Gäste sowie nach Workspace Mitgliedern

Wie die Zugrif­fe ver­wal­tet wer­den, liest du im Kapi­tel Zugrif­fe mit­tels Workspace orga­ni­sie­ren.

Bevor ich die Berech­ti­gungs­ebe­nen ver­tieft erläu­te­re, ist es wich­tig zu wis­sen, dass jeder Use­rIn auch einen Pri­va­te Bereich hat.

Die Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen grei­fen nur für den Shared Bereich. Als Admin hat man z.Z. (Stand August 2022) kei­nen Ein­fluss oder Ein­blick was eine Anwen­de­rin in ihrem Pri­va­ten Arbeits­be­reich erstellt. Theo­re­tisch könn­te ein User im Pri­va­ten Bereich Inhal­te zusam­men­stel­len und öffent­lich tei­len (Sei­te oben rechts, Share to Web). Den­noch hat der Private-Bereich sei­ne Berech­ti­gung.

Erst wenn die Sei­te, oder die Inhal­te, in den Shared Bereich gezo­gen wer­den, grei­fen die Zugriffsberechtigungen.

Wenn Mit­ar­bei­ter das Unter­neh­men ver­las­sen, ist es des­halb wich­tig, mit ihnen die Inhal­te des Pri­va­te Bereichs durch­zu­ge­hen. Es ist ja durch­aus mög­lich, dass dar­in Wis­sen ent­hal­ten ist, das für das gesam­te Unter­neh­men, resp. die Stel­len­nach­fol­ge­rin ent­hal­ten ist.

Aller­dings soll­te dies nicht gesche­hen – dafür braucht es unbe­dingt kla­re Vor­ga­ben wie mit eurem Noti­on Space gear­bei­tet wird und wo wel­che Inhal­te zu hin­ter­le­gen sind. Es braucht auch mit Noti­on eine Anti-Silo-Strategie.

Bis­he­ri­ge Zugriffsebenen

Die Zugriffs­ebe­nen vor Febru­ar 2022 bezo­gen sich aus­schliess­lich auf Seiten.

Full access – Vol­ler Zugriff

Nut­zer kön­nen Inhal­te erstel­len, ändern, Daten­ban­ken und ‑fel­der anle­gen, kom­men­tie­ren und Sei­ten mit ande­ren teilen.

Can Edit – Mutationszugriff

Nut­zer kön­nen im Ver­gleich zum vol­len Zugriff kei­ne Sei­ten mit ande­ren teilen.

Can com­ment – Kommentarzugriff

Nut­zer kön­nen im Ver­gleich zum vol­len Zugriff nur Inhal­te sehen und auf Sei­ten kom­men­tie­ren. Die­se Ebe­ne ist der klas­si­sche Lese­zu­griff, ergänzt mit der Mög­lich­keit die Inhal­te zu kommentieren.

Can view

Nut­zer kön­nen im Ver­gleich zum vol­len Zugriff nur Inhal­te sehen. Die­se Ebe­ne ist der klas­si­sche, rei­ne Lesezugriff.

No access

Aus­ser dir, dem Sei­ten­er­stel­ler, hat nie­mand Zugriff auf die Seite.

Die neue Zugriffs­ebe­ne in Notion

Can edit content

Neu kön­nen Nut­zer die­ser Ebe­ne zuge­ord­nen wer­den, wenn sie im Ver­gleich zum vol­len Zugriff kei­ne Sei­ten tei­len und Daten­ban­ken nicht ändern dürfen.

Der Nut­zer kann nur Datenbank-Inhalte ändern. Das umfasst aber wei­ter­hin das Ein­bet­ten von ver­link­ten Daten­ban­ken und Erstel­len von Filter-Ansichten.

Was ist spe­zi­ell daran?

Grund­sätz­lich kön­nen User die­ser Kate­go­rie auf Original-Datenbanken kei­ne Fel­der erstel­len, Beschrif­tun­gen ändern, Feld­ty­pen, Fil­ter­an­sich­ten und Fil­ter­pa­ra­me­ter ändern.

Es gibt einen klei­nen fei­nen Unter­schied… sie kön­nen auf ver­link­ten Daten­ban­ken, Fil­ter­an­sich­ten umbe­nen­nen, neue erstel­len und die Fil­ter­pa­ra­me­ter ändern.

Bes­se­rer Schutz von Datenbanken

Vor­bei sind die Zei­ten wo Nut­zer ver­se­hent­lich beim Klicken den Feld­typ ändern oder mal schnell die Beschrif­tung einer Über­schrift ändern.

Vor der Ein­füh­rung die­ser Zugriffs­ebe­ne konn­te man die­sen Schutz nur zum Teil errei­chen, indem man eine Daten­bank blockie­ren konnte.

Die­se Datenbank-Sperrung muss­te bei jeder Daten­bank vor­ge­nom­men wer­den und konn­te von jedem Nut­zer deak­ti­viert wer­den. Die Sper­re war also nur eine Mög­lich­keit,  ver­se­hent­li­che Ände­run­gen abzu­fan­gen und war unab­hän­gig von der Anwender-Rolle.

Ver­gass z. B. ein Admin die Sper­re wie­der zu akti­vie­ren, konn­ten nicht geüb­te Anwen­der uner­wünsch­te Anpas­sun­gen vornehmen.

Mit der neu­en Zugriffs­ebe­ne kön­nen die­se User geschütz­te Daten­ban­ken nicht mehr entsperren!

Neue Berech­ti­gungs­ka­te­go­rie anwenden

Die neue Berech­ti­gungs­ka­te­go­rie “Can edit con­tent” steht grund­sätz­lich nur auf Datenbank-Seiten zur Ver­fü­gung. “Nor­ma­le” Sei­ten listen die Opti­on “Can edit con­tent” nicht auf.

Wenn du zudem dei­ne Mit­ar­bei­ter in Grup­pen ver­wal­test, musst du die Grup­pe der Daten­bank mit der ent­spre­chen­den Berech­ti­gung zuord­nen (von Hand).

Vor­teil von Can edit con­tent Zugriffsebene

• Zen­tra­ler Schutz von Daten­ban­ken. Es müs­sen nicht mehr ein­zel­ne Daten­ban­ken gesperrt werden
• Bes­se­re Unter­tei­lung zwi­schen Power-Usern und Wenig-Anwendern

Nach­teil von Can edit con­tent Zugriffsebene

• Das Noti­on Rech­te­ma­nage­ment muss pro Daten­bank erfolgen
• Kann nicht zen­tral gesteu­ert werden

Über­sicht aller Zugriffs­ebe­nen in Notion

Zugriffs­rech­te in Noti­on beein­flus­sen die Workspace-Organisation

Du kannst dei­ne Anwen­der in Grup­pen orga­ni­sie­ren, damit du nicht pro Sei­te jeweils Zugriffs­rech­te ertei­len musst. Das wäre auf­wän­dig und mit der Zeit unübersichtlich.

Indem du auf “Set­tings & Mem­bers” klickst und “Mem­bers” aus­wählst, kannst du oben rechts die Opti­on “Groups” aus­wäh­len. Die­se Opti­on steht dir erst am dem Plan “Teams” zur Verfügung.

Ich emp­feh­le dir min­de­stens zwei Grup­pen anzu­le­gen: Admin & Bear­bei­ter. Aber mit der neu­en Zugriffs­ebe­ne “Can edit con­tent”, kannst du nun zwi­schen Admin, Power-User und Bear­bei­ter unterscheiden.

Sobald du Sei­ten eine der drei Grup­pen zuge­teilt hast, grup­pie­ren sich die Sei­ten in dei­ner Navi­ga­ti­ons­lei­ste entsprechend.

Schluss­wort

Mit der Ein­füh­rung der neu­en Zugriffs­ebe­ne “Can edit con­tent” kön­nen Nut­zer genau­er unter­teilt und so Daten­ban­ken bes­ser geschützt werden.

Noti­on zieht da mit ande­ren Anwen­dun­gen, wie z. B. File­Ma­ker, mit und lässt ver­ein­facht gesagt, bes­ser zwi­schen kon­zep­tio­nel­len Anwen­dern und rei­nen Bearbeiter-Rollen unterscheiden.

Auf die­se Wei­se kann die Arbeit, das Kon­zi­pie­ren von Daten­ban­ken, nicht mehr (so ein­fach) unter­lau­fen werden.

Lang­fri­sti­ger Einfluss

Ein wich­ti­ger Schritt, damit Noti­on in grös­se­ren Unter­neh­men und Teams sicher ein­ge­setzt wer­den kann.

Wäh­rend einer Noti­on Bera­tung, im spe­zi­el­len wenn du ein Team hast, ist die Pla­nung von Nut­zer­rol­len ein wich­ti­ger Bestand­teil des Pro­jek­tes. Den dar­aus lei­tet sich ab, wie wir dei­ne Workspaces orga­ni­sie­ren werden.

Die eng­lisch­spra­chi­ge Anlei­tung, wie Zugriffs­rech­te ver­ge­ben wer­den kön­nen, fin­dest du hier oder ler­ne wei­te­re Noti­on Basics im Blog oder im Noti­on Alma­nach Kurs.

Rea­dy dei­ne Pro­jekt­idee mit uns zu bespre­chen? Kon­tak­tier mich und erzähl mir was du ver­ein­fa­chen willst.

Bild­quel­le: Notion.so