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Wissensverwaltung in Notion – Dein Gehirn ist wie ein Teller
Ein ziemlich eingängiger Titel, oder?
Während eines Beratungsgesprächs zum Thema Wissensverwaltung habe ich aus dem Nichts diesen Satz rausgehauen.
Damit wollte ich ausdrücken, dass unser Gehirn nur eine begrenzte Menge an Informationen speichern kann.
Um dies zu verdeutlichen, habe ich eine Analogie verwendet und werde sie nun ausführlicher erklären.
Bildquelle: Eigenproduktion mit Logos von Icons8
Informationen fließen wie eine dicke Buchstabensuppe in die Mitte eines Tellers, der für unser Gehirn steht. Einige von uns haben tiefe Suppenteller, andere eher Mokka-Tassen-Untertassen…
Die Suppe fließt kontinuierlich in die Mitte des Tellers und “ältere Buchstaben” werden ständig an den Rand gedrängt. Je weiter der ältere Brei zum Rand wandert, desto mehr kühlt er ab, bis er schließlich über den Rand des Tellers fällt und verloren geht.
Unser Gehirn funktioniert ähnlich. Je älter eine Information ist, desto weiter verschiebt sie sich zum Rand. Ist eine Information kürzlich hinzugekommen, aber zu abstrakt, um Verknüpfungen zu anderen Buchstaben herzustellen, rückt sie noch schneller an den Rand. Wenn Informationen jedoch miteinander verknüpft werden, bilden sie eine stabilere Struktur auf der Teller.
Ein gutes Beispiel für abstrakte und neue Informationen sind Namen. Es ist eine echte Meisterleistung, neue Personen bei einem Netzwerkevent kennenzulernen und sich auch nach 30 Minuten noch an ihre Namen erinnern zu können. Das gelingt nur, wenn man schnell Verknüpfungen herstellen kann – was viel Übung erfordert.
Aber ich schweife ab. Dieses Beispiel dient dazu zu verdeutlichen, dass Informationen nicht nur aufgrund ihres Alters und ihrer Häufigkeit an den Rand gedrängt werden. Lose Informationsfragmente werden effizient an den Rand geschoben und über die Planke geschickt.
Unser Gehirn ist eine Effizienzmaschine und merkt sich, welche Denkwege wir häufig beschreiten und welche nicht. Die selten benutzten Wege verlieren im Laufe der Zeit immer mehr an Bedeutung, bis der Inhalt schließlich vergessen wird.
Unser Gehirn ist wahnsinnig effizient – Wichtiges bleibt schnell abrufbar, weniger Wichtiges wird schwieriger abzurufen, und unwichtige Dinge lassen sich gar nicht mehr zurückholen.
Dein Gehirn kollaboriert nicht
Das Vergessen ist eine lebensnotwendige Funktion unseres Gehirns, die uns ermöglicht zu lernen, uns anzupassen und kreativ zu sein.
Kreativität erfordert also die Fähigkeit, zu vergessen.
Wenn du deinen Expertenstatus aufbauen und sichtbar machen möchtest, steht dir das Funktionsprinzip des Gehirns im Weg, wenn du dich ausschließlich auf dein Gehirn verlässt.
Um dich nicht nur auf dein Gehirn zu verlassen, benötigst du eine systematisch angelegte Wissensverwaltung in Notion.
Wenn du mehr über das Gehirn und die wichtige Funktion des Vergessens erfahren möchtest, kann ich dir folgende Dokumentation von ArteTV empfehlen (online bis 15.7.2024):
Warum vergessen wir, ArteTv
Give it a break – Wissensverwaltung als Wellness für dein Gehirn
Ich kenne dich (noch) nicht, aber ich kann von mir sagen, dass ich noch nie große Lust darauf hatte, mir Dinge zu merken.
Schon immer habe ich Informationen festgehalten, um mir den mühsamen Aufwand des Erinnerns zu ersparen.
Alles, was ich selten tue oder super tolle Kniffe sind, halte ich fest. Denn im Laufe der Jahre habe ich erkannt, dass mich Neues viel mehr fasziniert als Altes. Aus meiner Erfahrung weiß ich daher, dass ich heute etwas Neues erarbeiten kann und mir nicht vorstellen kann, es jemals zu vergessen.
Leider ist das nicht so. Ich vergesse praktisch alles, was ich nicht regelmäßig tue und was nicht als Erfahrungswissen abgespeichert ist. Und der Fakt, dass ich vieles vergesse, hatte mich jahrelang gestresst und zusätzlich unnötig Ressourcen gekostet.
Sobald ich mich in ein neues Thema eingearbeitet habe, entferne ich das Unnötige und erstelle daraus eine Anleitung.
Oder ich habe ein neues Tool getestet. Ich halte nicht nur das Testergebnis fest, sondern auch den Grund für meine Entscheidung dafür oder dagegen. Wenn das Tool dann in der Praxis verwendet wird, verknüpfe ich es mit der entsprechenden Anleitung.
Das nimmt kaum Zeit in Anspruch, ist aber äußerst wertvoll für mein zukünftiges Ich. Ich verschwende keine Zeit mehr damit, den Kontext herzustellen, sondern kann nachlesen, warum ich mich gegen etwas entschieden habe.
Oder besser gesagt, ich sehe, wo das Tool in der Zwischenzeit überall eingesetzt wird und kann schneller abschätzen, wie entbehrlich es ist.
Expertise systematisch aufbauen
Wenn du deinen Expertenstatus nachhaltig aufbauen möchtest, benötigt dein Gehirn viel Zeit, um neu Gelerntes abzuspeichern.
Aber die Frage ist: Möchtest du das alles nur deinem Gehirn überlassen?
Nein, du möchtest deine Expertise nicht allein dem Speichervolumen und dem Filtermechanismus deines Gehirns überlassen.
In der Einleitung habe ich veranschaulicht, dass einige von uns ein Speichervolumen haben, das etwa der Größe von Puppentellern entspricht.
Ohne eine systematisch aufgebaute (und externe) Struktur bleiben diese Menschen einfach nur fröhlich quakende Frösche im Teich.
Aber was ist, wenn ein solcher Frosch weiterkommen und sprichwörtlich über seinen Tellerrand hinauswachsen möchte? Vielleicht möchte dieser Frosch seinen eigenen Teich bauen und darin zur Froschkönigin werden?
Strukturen schaffen
Indem du in Anwendungen die passenden Strukturen schaffst und Inhalte kontinuierlich strukturiert erfasst, kannst du dir eine ganze Bibliothek aufbauen und später schnell relevante Informationen zusammentragen.
Das ist nicht nur nützlich, wenn du Blogbeiträge verfassen möchtest, sondern auch, wenn du einen Vortrag halten oder sogar ein Buch schreiben möchtest.
Du möchtest eine Struktur aufbauen, die nicht nur die Erfassung von Informationsquellen und deinen Ideen ermöglicht, sondern die auch thematisch miteinander verknüpft ist.
Strukturen in Notion schaffen
Dieser Artikel ist eine Fusion aus Erfahrungen, spontanen Ideen und einer systematisch angelegten Wissensverwaltung in Notion.
Unsere Wissensverwaltung ist über die Jahre gewachsen, respektive hat sich mehreren Evolutionen unterzogen.
Und hier haben wir bereits ein schlagendes Argument weshalb Notion sich dafür so gut eignet; der Set-up kann konstant angepasst werden. Der Set-up kann mit den eigenen Erfahrungen und Einsichten mitwachsen.
Strukturen à la PARA
Vielleicht hast du bereits von PARA und dem Second Brain gehört. PARA steht für Projects, Areas, Resources und Archive. Es ist ein Ordnungsprinzip für die Wissensverwaltung, um Informationen in (mentalen) Containern zu organisieren.
Meiner Meinung nach eignet sich dieses Prinzip für Solopreneure und Einzelpersonen.
Wenn du Wissensstrukturen auch für dein Unternehmen aufbauen möchtest, ist ein übergreifendes Verständnis von dem, was Wissen eigentlich ist, zunächst erforderlich.
Bevor du also deine Struktur nach dem PARA-Prinzip aufbaust, nimm eine Meta-Ebene ein.
PARA bietet einen guten Ausgangspunkt für die Organisation von Inhalten. Bei der konkreten Umsetzung einer Wissensverwaltung müssen jedoch weitere Faktoren berücksichtigt werden:
- Welche Anwendung wird verwendet?
- Welche technischen Einschränkungen sind zu beachten?
- Wird sie allein, im Team oder im gesamten Unternehmen genutzt?
- Welche Gewohnheiten und bestehenden Prozesse sind zu berücksichtigen?
- Wie sind die Interessen der einzelnen Mitglieder ausgerichtet? Wie können diese kanalisiert werden?
- Wie kann das Unternehmenswissen, das derzeit hauptsächlich in den Köpfen existiert, dokumentiert werden?
- Welche Mitglieder ziehen bei diesem Dokumentationsprojekt mit, welche nicht? Wie können Letztere besser eingebunden werden?
- Welchen Wert können wir durch die Dokumentation schaffen?
- In welchem Kontext wird welches Wissen benötigt und
- Wie kann das statische Wissen beim Tun direkt bereitgestellt werden?
Wo beginnen? Wissensverwaltung in Notion
- Mache dir zuerst Gedanken darüber, welche Arten von Wissen du hast und in Zukunft strukturiert verwalten möchtest.
- Wenn du dein Wissen in Notion dokumentieren möchtest, empfehle ich dir, folgenden wichtigen Grundsatz zu befolgen:
Verwende für praktisch alles eine Datenbank, aber so wenige Datenbanken wie möglich.
Übrigens ist dieses Prinzip Bestandteil des Notion Almanach, der Selbstlernkurs für Notion Enthusiasten. - Probiere eine Vorlage aus oder kontaktiere uns für ein Projekt.
Verwende eine kostenlose Vorlage als Ideengeber und Übungsprojekt, nicht als fix fertiges System. - Überprüfe deine Struktur kontinuierlich und verbessere sie. Falls die Struktur nicht nützlich ist, frage dich, weshalb sie für dich nicht brauchbar ist. Oft ist es eine Kombination von zu ungenauen Strukturen und sporadischer Nutzung.
Strukturen sind nur so gut, je öfter man sie nutzt
Anwendungsbeispiele für Wissensorganisation
Die Anwendungsfälle für eine Wissensverwaltung in Notion sind so umfangreich, wie individuell. Wie zum Beispiel:
- die Organisation von konsumierten Inhalten (Text, Video) nach bestimmten Themen
- Anleitungen und Checklisten
- Autoren-Verwaltung
- Dokumentation von Produkten, wie z.B. Online-Kurse, Ebooks, Dienstleistungspakete
- Toolübersicht
- Firmen Wiki und Informationsportal
- Zusammenstellung von Best-Practises, z.B. für’s Programmieren, für die Content-Produktion, für die Herstellung von Videos und und und
Kontaktiere uns, wenn du eine massgeschneiderte Lösung für deine Wissensverwaltung in Notion anstrebst.
