Die Macht des Wis­sens: Wie du dein Unter­neh­men mit­hil­fe der drei Arten von Wis­sen ska­lier­bar aufstellst

Vor eini­gen Jah­ren war ich als Mit­her­aus­ge­be­rin des Notionette-Magazins tätig. Als ich 2021 die Her­aus­for­de­rung annahm, den orga­nisch gewach­se­nen Workspace zu über­ar­bei­ten, stand ich vor eini­gen Schwierigkeiten.

Die­se Erfah­rung inspi­rier­te mich dazu, das Kon­zept der drei Arten von Wis­sen zu ent­wickeln, wel­che ich heu­te in mei­ner Bera­tuns­pra­xis ein­set­ze. Es han­delt sich dabei um eine Struk­tur, die sowohl auf Unter­neh­men, Solo-Business als auch auf Ein­zel­per­so­nen über­trag­bar ist. Wäh­rend ich die­se Struk­tur ent­warf, erkann­te ich auch, wes­halb es wich­tig ist, eine der drei Wis­sens­ar­ten im Zaum zu hal­ten, um das erar­bei­te­te Wis­sen dem Unter­neh­men nicht vorzuenthalten.

Ana­ly­se des Notionette-Workspace

Das Notionette-Magazin besteht aus einem losen Ver­bund von Autorin­nen, die Noti­on nut­zen, um ein Maga­zin her­aus­zu­ge­ben. Nach der ersten Aus­ga­be woll­ten wir neue Autorin­nen auf­neh­men, dar­un­ter auch eini­ge, die sich mit Noti­on noch nicht so gut aus­kann­ten. Doch es gab noch ein wei­te­res Pro­blem: In der Zwi­schen­zeit hat­ten meh­re­re Per­so­nen am Set-up her­um­ge­wer­kelt, ohne dass jemand wirk­lich für die Orga­ni­sa­ti­on ver­ant­wort­lich war.

Als ich mich in unse­rem Workspace umsah, wur­de mir bewusst, dass wir neue Autorin­nen nicht ein­fach so hin­zu­fü­gen konn­ten, ohne sie an die Struk­tur her­an­zu­füh­ren. Die­se war nicht mehr selbst­er­klä­rend und nicht alle Autorin­nen hat­ten den glei­chen Grad an Notion-Vorwissen wie die Gründerinnen.

Ich frag­te mich, war­um die Struk­tur nicht selbst­er­klä­rend war und wie sie gestal­tet wer­den müss­te, um es zu sein. War es über­haupt mög­lich, eine Struk­tur zu ent­wickeln, die für über 30 Autorin­nen ein­fach und ver­ständ­lich ist?

Mir wur­de schnell klar, dass eine Struk­tur, die für eine klei­ne Grup­pe ein­fach und selbst­er­klä­rend ist, mit stei­gen­der Anzahl an Nut­zern schnell unüber­sicht­lich wird. Neue Mit­ar­bei­te­rin­nen haben oft nicht das Erfah­rungs­wis­sen, wie die Struk­tur über die Zeit gewach­sen ist und kön­nen dadurch schnell den Über­blick verlieren.

Bild­quel­le: Rox­a­na Rodri­guez, via Gum­road

Als ich genau­er hin­schau­te, erkann­te ich, dass unser Notio­nett­te Workspace in Eile und aus einer per­sön­li­chen Prä­fe­renz her­aus erstellt wur­de. Neue Ele­men­te wur­den hin­zu­ge­fügt, weil ent­we­der die Struk­tur nicht ver­stan­den wur­de oder etwas fehlte.

Das Pro­blem dabei ist, dass jeder Anwen­der nur das hin­zu­fügt, was für ihn Sinn ergibt, was zwar kurz­fri­stig das Pro­blem löst, aber lang­fri­stig zu einem Ver­lust an Erfah­rungs­wis­sen führt, wenn eine Anwen­de­rin das Unter­neh­men ver­lässt oder eine ande­re Rol­le einnimmt.

In mei­ner Kar­rie­re habe ich immer den Ansatz ver­folgt, dass die Show auch ohne mich lau­fen muss. Des­halb ist es nach­hal­ti­ger, eine durch­dach­te Struk­tur zu ent­wickeln oder ent­wickeln zu las­sen, ein Schu­lungs­kon­zept für alle Anwen­de­rin­nen zu haben und die Struk­tur zu dokumentieren.

Denn ohne eine gut durch­dach­te Struk­tur ist ein Unter­neh­men sehr stark von sei­nen Mit­ar­bei­tern abhängig.

Das Ziel

Um den Workspace der Notio­net­te so auf­zu­set­zen, dass die­ser auch ohne mich wei­ter­ge­führt wer­den konn­te, über­ar­bei­te­te ich die Struk­tur des Systems. Dazu fass­te ich meh­re­re Daten­ban­ken zusam­men, leg­te eine über­sicht­li­che Home-Seite als Ein­stieg an und hin­ter­leg­te Schu­lungs­vi­de­os. Doch wie ent­wirft man über­haupt ein System in Notion?

Ich rate dazu, sich zuerst über das Ziel des Systems Gedan­ken zu machen: Was will man damit ermög­li­chen und erreichten?

Es geht nicht nur dar­um, Projekt- und Auf­ga­ben­ver­wal­tung, Kun­den­da­ten und Anlei­tun­gen an einem Ort zu doku­men­tie­ren, son­dern dar­um, so viel Wis­sen wie mög­lich zu erfas­sen und den Mit­ar­bei­tern ein System zu geben, das alles zusammenhält.

Ein System ist wie ein Körb­chen, in dem die ein­zel­nen Schoko-Wissenseier lie­gen können.

Bild­quel­le: Annie Spratt, via Unsplash

Dabei ist es wich­tig, nicht nur an die Gegen­wart, son­dern auch an die Zukunft zu den­ken. Ein gut durch­dach­tes System hilft nicht nur in der aktu­el­len Arbeit, son­dern auch bei der Ein­ar­bei­tung neu­er Mit­ar­bei­ter und bei einem even­tu­el­len Aus­schei­den von bestehen­den Mit­ar­bei­tern. Durch ein Schu­lungs­kon­zept und eine gute Doku­men­ta­ti­on bleibt das Wis­sen im Unter­neh­men erhal­ten und das Unter­neh­men wird unab­hän­gi­ger von sei­nen Mitarbeitern.

Die drei Arten von Wis­sen, die dein Busi­ness benötigt

In dei­nem Busi­ness brauchst du nicht nur ein System zur Wis­sens­ver­wal­tung, son­dern auch das Ver­ständ­nis dafür, wie die­ses System funk­tio­niert und wie dei­ne Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter arbei­ten. Es gibt drei Arten von Wis­sen, die für jedes Busi­ness (und sogar für Pri­vat­per­so­nen) wich­tig sind:

• pas­si­ves Wissen
• aus­füh­ren­des Wis­sen und
• koor­di­na­ti­ves Wissen.

Um ein effek­ti­ves Wis­sens­ma­nage­ment zu betrei­ben, musst du alle drei Arten von Wis­sen berück­sich­ti­gen und sicher­stel­len, dass sie effek­tiv mit­ein­an­der ver­knüpft sind.

Gut orga­ni­siert und geführt, ist Knowledge-Management für den Business-Wachstum ein ent­schei­den­der Faktor.

Was ist pas­si­ves Wissen?

Bild­quel­le: Paul Mel­ki, via Unsplash

Pas­si­ves Wis­sen bezieht sich auf Inhal­te, die sich sel­ten ändern und lan­ge Zeit rele­vant blei­ben. Hier­bei geht es stehts um WIE etwas getan wird.

Um pas­si­ves Wis­sen effek­tiv zu nut­zen, benö­ti­gen wir Struk­tu­ren, die es uns ermög­li­chen, die­se Inhal­te zu sam­meln, nach­zu­schla­gen und leicht zu wie­der fin­den. Wenn wir Meta­da­ten zu die­sen Inhal­ten hin­zu­fü­gen, kön­nen wir nach über­grei­fen­den Kate­go­rien suchen und Inhal­te leich­ter wiederfinden.

Eine gute Mög­lich­keit, pas­si­ve Inhal­te zu orga­ni­sie­ren, ist eine Metho­de ähn­lich wie bei einer Biblio­thek. Durch das Kate­go­ri­sie­ren von Inhal­ten kön­nen wir sicher­stel­len, dass unse­re Infor­ma­tio­nen leicht zugäng­lich und ein­fach wie­der zu fin­den sind.

Der Schlüs­sel für eine erfolg­rei­che Orga­ni­sa­ti­on, wie auch Wie­der­fin­den, ist, sich im Vor­feld zu über­le­gen, nach wel­chen Mustern man sich grob an Inhal­te erin­nern könn­te. Die­se Muster wer­den zu Meta­da­ten, nach denen wir kategorisieren.

Wir emp­feh­len zu Beginn mit eini­gen sol­cher Annah­men zu begin­nen und dann in der Pra­xis fort­lau­fend anzupassen.

Bei­spie­le

• Nach­schla­ge­wer­ke
• Wiki
• Anlei­tun­gen
• Check­li­sten
• Intra­net

Was ist aus­füh­ren­des Wissen?

Bild­quel­le: Glenn Carstens-Peters, via Unsplash

Aus­füh­ren­des Wis­sen besteht aus Inhal­ten, die sich schnell ändern und nur eine Moment­auf­nah­me darstellen.

Hier­bei geht es stets dar­um WANN, WER, WAS tut.

Um aus­füh­ren­des Wis­sen effek­tiv zu mana­gen, benö­tigt man Struk­tu­ren, die hel­fen, das Wis­sen stets aktu­ell zu hal­ten und eine genaue Moment­auf­nah­me jeder­zeit zu ermög­li­chen. Dabei soll­te die Struk­tur funk­ti­ons­ori­en­tiert sein, d.h. je nach Mitarbeiter-Funktion muss der Inhalt ent­we­der vie­le Details oder eine gro­be Zusam­men­fas­sung ent­hal­ten. Doch unab­hän­gig von der dar­ge­stell­ten Infor­ma­ti­on bleibt es immer das­sel­be Wis­sen und es müs­sen kei­ne Zusam­men­fas­sun­gen aus Details erstellt werden.

Das Bild für aus­füh­ren­des Wis­sen ist ein Kanban-Board, das eine visu­el­le Dar­stel­lung der Auf­ga­ben und ihrer Fort­schrit­te bietet.

Bei­spie­le

• Pro­jekt­ver­wal­tung
• Auf­ga­ben­ma­nage­ment
• Ziel­mes­sung, z. B. mit OKRs
• Con­tent Pro­duk­ti­on (Mar­ke­ting)

Was ist koor­di­na­ti­ves Wissen?

Bild­quel­le: Qui­no Al, via Unsplash

Ist dir auf­ge­fal­len, dass noch etwas fehlt? Etwas, das pas­si­ves und aus­füh­ren­des Wis­sen ver­bin­det? Das nen­ne ich koor­di­na­ti­ves Wis­sen. Es ver­bin­det die beiden.

Es han­delt sich hier um sehr flüch­ti­ge und tem­po­rä­re Infor­ma­tio­nen. Über Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le, wie Tele­fon, E‑Mail, Slack, Brie­fe etc. wer­den Inhal­te zur Koor­di­na­ti­on mit ande­ren Mit­ar­bei­tern verschickt.

Es han­delt sich um die Zusam­men­stel­lung von Teil­in­hal­ten, aus dem pas­si­ven und aus­füh­ren­dem Wissensbereich.

Man kann sich dabei eine Brief­tau­be vor­stel­len. Ihr wer­den kon­den­sier­te Inhal­te mit­ge­ge­ben. Ein­mal ange­kom­men, ist die Brief­tau­be irrele­vant gewor­den und darf sich im Tau­ben­schlag ausruhen.

Der Tau­be gibt man nie den 10-seitigen Bericht, Event-Teilnehmerliste oder den Pro­jekt­plan mit, son­dern ein Kon­den­sat. Die­ses hat den Zweck zu infor­mie­ren und allen­falls zur Hand­lung anzuregen.

Nimmt die Infor­ma­ti­ons­men­ge, und ‑kom­ple­xi­tät, in die­sem Bereich des Wis­sens über­hand, schwächt man den Koor­di­na­ti­ons­zweck. Aber es schwächt auch sta­ti­sches und aus­füh­ren­des Wis­sen, weil glei­che Inhal­te an meh­re­ren Orten hin­ter­legt werden.

Bei­spiel Eventorganisation

Du willst einen Mit­ar­bei­ter­an­lass orga­ni­sie­ren und musst Ver­pfle­gung, Event­ort und Spre­cher organisieren.

Weil du das bereits schon mal getan hast, kannst du auf eine Anlei­tung und Check­li­sten zurückgreifen.

Du legst ein neu­es Pro­jekt mit ent­spre­chen­den Auf­ga­ben an. Eine Auf­ga­be ist, dass du Mit­ar­bei­ter zum Anlass ein­lädst und die wich­tig­sten Inhal­te übermittelst.

Es macht nun kei­nen Sinn, ihnen allen Zugang auf das Pro­jekt zu geben, damit sie sich selbst die wich­tig­sten Inhal­te zusam­men suchen. Aber es macht auch kei­nen Sinn, das gan­ze Pro­jekt­do­ku­ment zu versenden.

Je nach Prä­fe­renz kannst du Mit­ar­bei­ter auf zwei Arten einladen:

• via Kalen­der als Termineinladung
• via E‑Mail mit Bit­te um Einladung

Cle­ver ist nun, wenn du inner­halb dei­nes Pro­jekts eine Sei­te anlegst, wel­che als Event­ein­la­dung dient. Über ein For­mu­lar kön­nen sich Mit­ar­bei­ten­de anmelden.

Sobald sich eine Per­son anmel­det, wird die­se Anmel­dung in eine Daten­bank, inner­halb dei­nes Pro­jek­tes, eingetragen.

Auf die­se Wei­se blei­ben Inhal­te zen­tral beim koor­di­na­ti­vem Wis­sen und muss die Pro­jekt­füh­rung nicht noch um die Ver­wal­tung von An- und Abmel­dun­gen im Kalen­der erwei­tern. (=zwei Anwen­dun­gen, zwei Quellen).

Bei­spiel Content-Produktion

Du hast für jeden Kanal, wie Blog, Vide­os, Social Media Kanä­le, eine Anlei­tung, wie vor­zu­ge­hen ist und hast den Über­blick über dei­nen Redaktionsplan.

Für die Pro­duk­ti­on eines YouTube-Videos weißt du, wie das Skript zu schrei­ben ist, wie die Keyword-Recherche erfolgt, wie man die Stand­bil­der erstellt usw.

Für den Video­schnitt arbei­test du mit einem Free­lan­cer zusammen.

Es ist nicht nach­hal­tig, wenn du nun dem Free­lan­cer eine E‑Mail schreibst, die alle Instruk­tio­nen, Anlei­tun­gen und Datei­en ent­hält. Denn wenn du spä­ter nach einer wich­ti­gen Infor­ma­ti­on suchst, musst du dei­ne Inbox durchsuchen.

Die Haupt­be­stand­tei­le müs­sen an EINEM Ort sein.

Die Koor­di­na­ti­on, also die Anwei­sung an den Free­lan­cer, etwas zu tun, kann über E‑Mail erfolgen.

Sinn­vol­ler ist es, wenn der Free­lan­cer Zugriff auf die Doku­men­ten­ab­la­ge und das indi­vi­du­el­le Pro­jekt hat und du nur noch Links per E‑Mail verschickst.

Bei­spiel Kundenprojekt

Ein Kun­den­pro­jekt steht an und du planst eini­ge Bera­tungs­work­shops abzu­hal­ten. Du könn­test jetzt alle Ter­min­ein­la­dun­gen mit indi­vi­du­el­len Agen­den verschicken.

Das Pro­blem dabei? Du hast kei­nen zen­tra­len Ort, an dem die Ter­mi­ne ver­wal­tet wer­den = kei­ne Sin­gle Source of Truth.

Ändert sich inzwi­schen ein Ter­min, die Agen­da oder die Teil­neh­men­den, musst du JEDEN ein­zel­nen per E‑Mail aktualisieren.

Des­halb legen wir Kun­den­por­ta­le an, legen dort Ein­trä­ge für Mee­tings an und haben einen zen­tra­len Ort, an dem Kun­den Fra­gen stel­len kön­nen. Die Ter­min­ein­la­dun­gen ent­hal­ten nur noch Links zu den Meeting-Einträgen, damit wir auch die Teil­neh­men­den nicht mit Ter­mi­n­up­dates belä­sti­gen müssen.

Bei­spiel Kun­den­an­ge­bot (Lead­ma­nage­ment)

Ver­schickst du dei­ne Ange­bo­te als PDF in einem E‑Mail?

Hast du spä­ter in der E‑Mail Abla­ge nach­ge­schla­gen, wel­ches Ange­bot wel­chem Kun­den unter­brei­tet wurde?

Wenn du ein Service-Unternehmen hast, dann inve­stierst du mehr oder weni­ger viel Zeit in die Aus­ar­bei­tung eines Ange­bots. Ange­bo­te wer­den typi­scher­wei­se in Lead-Management Anwen­dun­gen erstellt und verwaltet.

Aber im Kern ist jede Ange­bots­an­fra­ge ein eige­nes Pro­jekt und die Ange­bots­un­ter­brei­tung ist ein Schritt in die­sem Projekt.

Du könn­test nun inner­halb von die­sem Pro­jekt eine Sei­te nur für das Ange­bot anle­gen und dem Kun­den Zugriff dar­auf geben.

Optio­nal kannst du dort das Ange­bot auch als PDF hin­ter­le­gen. Da Ange­bo­te zeit­lich befri­stet sind, kannst du in Noti­on sogar fest­le­gen wie lan­ge eine Sei­te öffent­lich ist.

Dem Kun­den ver­schickst du dann nur noch den Link auf die­se Ange­bots­sei­te. Den E‑Mail Ver­sand hin­ter­legst du zur Doku­men­ta­ti­on in dei­nem System (oder lässt dies auto­ma­tisch durch einen Bot erledigen).

Sym­pto­me einer Über­nut­zung von koor­di­na­ti­vem Wissen

Bild­quel­le: Mar­kus Frie­auff, via Unsplash

Es gibt eini­ge Anzei­chen dafür, dass man koor­di­na­ti­ves Wis­sen überbeansprucht:

• Man muss stän­dig die E‑Mail-Ablage durch­su­chen, um rele­van­te Infor­ma­tio­nen zu finden.
• Man inve­stiert viel Zeit in die Erstel­lung von Kon­text, da Ent­schei­dun­gen, Doku­men­te und Ver­trä­ge nicht zen­tral abge­legt oder doku­men­tiert werden.
• Die Mit­ar­bei­ter sind unsi­cher, wel­che Infor­ma­tio­nen kor­rekt sind.
• Wenn ein Mit­ar­bei­ter das Unter­neh­men ver­lässt, geht das Wis­sen dar­über, wo wel­che Infor­ma­tio­nen zu fin­den sind und wie sie ent­stan­den sind, zu 100 % verloren.

Wie eine Domi­nanz des Koor­di­na­ti­ves Wis­sens entsteht

Bild­quel­le: Eigenproduktion

Beginnt man etwas Neu­es kon­zen­triert man sich dar­auf so viel wie mög­lich her­aus­zu­fin­den und neu Wege zu eta­blie­ren. Zu die­sem Zeit­punkt ste­hen gar nicht genü­gend Infor­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung die­se zu sinn­voll zu strukturieren.

Alles ist noch expe­ri­men­tell und explo­ra­tiv. Ein typi­scher Zustand eines jeden Start-ups.

Eine Domi­nanz des koor­di­na­ti­ven Wis­sens ent­steht, wenn kei­ne Schluss­fol­ge­run­gen aus den Expe­ri­men­ten gezo­gen und in Struk­tu­ren gebracht werden.

Es ist wich­tig, dar­auf zu ach­ten, dass nicht zu viel Wis­sen in die­sem Bereich gespei­chert wird und dass alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen zen­tral und leicht zugäng­lich abge­legt wer­den. Dies hilft nicht nur, Zeit und Ener­gie zu spa­ren, son­dern sorgt auch für mehr Klar­heit und Effi­zi­enz in der täg­li­chen Arbeit.

Begün­sti­gen­de Fak­to­ren für eine Domi­nanz des Koor­di­na­ti­ven Wissens

Ist dein Unter­neh­men schon lan­ge kein Start-up mehr, dann begün­sti­gen meh­re­re Fak­to­ren die Domi­nanz des Koor­di­na­ti­ven Wissens.

• Feh­len­des Ver­ständ­nis für den lang­fri­sti­gen Nut­zen, wenn alles zen­tral an einem Ort ist
• Feh­len­de und lücken­haf­te Pro­zes­se, die vor­ge­ben, wie man Inhal­te wo erfasst
• Feh­len­de und lücken­haf­te Mit­ar­bei­ter­schu­lung, wie man die Anwen­dung nutzt
• Feh­len­de Füh­rungs­vor­ga­ben, damit Mit­ar­bei­ter wis­sen, was von ihnen erwar­tet wird
• Feh­len­de Durch­set­zung von Füh­rungs­vor­ga­ben, damit sich nach­hal­ti­ges Ver­hal­ten auch für die Mit­ar­bei­ter lohnt

Der Grund dafür, dass so viel pas­si­ves und aus­füh­ren­des Wis­sen im koor­di­na­ti­ven Wis­sen steckt, ist recht ein­fach zu erklä­ren: Bequem­lich­keit und feh­len­de Führungsvorgaben.

Des­halb habe ich auch die­sen Arti­kel geschrie­ben, damit man sich dem Zusam­men­spiel der drei Wis­sens­ar­ten bewusst wird. Dadurch kann man nicht nur ent­spre­chen­de Syste­me ent­wickeln und Mit­ar­bei­ter schu­len, son­dern auch sein Ver­hal­ten zukunfts­ori­en­tiert ändern.

Dein Zukunfts-Ich wird dir dank­bar sein.

So gelingt es ein System nach­hal­tig aktu­ell zu halten

Bild­quel­le: Eigenproduktion

Das ober­ste Prin­zip für einen nach­hal­ti­gen Wis­sens­auf­bau ist die Doku­men­ta­ti­on von so viel Erfa­hungs­wis­sen wie möglich.

Um sicher­zu­stel­len, dass ein System nach­hal­tig aktu­ell bleibt, gibt es eini­ge wich­ti­ge Schrit­te zu beachten.

1. Der Auf­bau und Erhalt von Unter­neh­mens­wis­sen muss ein Unter­neh­mens­ziel sein
2. Das Zusam­men­spiel der drei Arten von Wis­sen muss sich einem erschlos­sen haben
3. Soll­te das System unter Berück­sich­ti­gung der drei Arten von Wis­sen und fir­men­ei­ge­ner Pro­zes­se kon­zi­piert werden.
4. Schu­lung und lang­fri­sti­ge Beglei­tung. Es ist wich­tig, dass die Mit­ar­bei­ter auf das neue System geschult wer­den, um sicher­zu­stel­len, dass sie es effek­tiv nut­zen kön­nen. Beglei­tung der Mit­ar­bei­ter auf dem System und Sicher­stel­lung der inhalt­li­chen Qua­li­tät ist eben­falls wich­tig. Die Füh­rung soll­te mess­ba­re Zie­le vor­ge­ben, damit die Inhal­te an der rich­ti­gen Stel­le erfasst sind.

Je regel­mäs­si­ger die Inhal­te aktu­ell gehal­ten wer­den und Erfah­rungs­wis­sen digi­ta­li­siert wird, desto stär­ker ist der Wert für die eige­ne Unternehmung.