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Notion Datenbank Automation: Update 2024 und 6 Praxisbeispiele
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Die Welt der Notion Datenbank Automationen hat sich seit dem ersten Release im August 2023 erheblich weiterentwickelt. Mit dem Update im August 2024 stehen nun fortgeschrittene Automationen zur Verfügung, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessern.
In diesem Artikel fasse ich zusammen, welche neuen Funktionen es gibt und die praktischen Anwendungen die ich im Video demonstriere.
Was ist neu bei der Notion Datenbank Automationen 2024?
Die neuen Funktionen ermöglichen es Nutzern, mehrere Bedingungen für Automationen festzulegen. Davor konntest du nur eine Bedingung festlegen.
Jetzt können Nutzer komplexere Filter verwenden, die wie logische Operatoren funktionieren. Ein weiteres Highlight ist die selektive Ausführung, die es ermöglicht, Inhalte gezielt zu ergänzen oder zu löschen. Vorher konnten Inhalte nur überschrieben werden.
Schau dir mein Erklärvideo auf Youtube an.
Die Funktionsweise der Notion Datenbank Automationen
Die Automationen in Notion arbeiten nach dem Prinzip „Wenn das, dann das“. Sie werden automatisch ausgelöst, wenn ein neuer Datensatz erstellt oder ein bestehender Datensatz geändert wird.
Dies bedeutet, dass Nutzer weniger manuelle Arbeit haben und Arbeitsschritte die oft vergessen gingen, automatisiert erledigt werden können.
Sechs praktische Beispiele für Datenbank-Automationen
Um die neuen Funktionen besser zu verstehen, schauen wir uns sechs konkrete Beispiele an, die die Anwendung der Automationen in der Praxis demonstrieren.
Beispiel 1: Automatische Kategorisierung von Aufgaben
In diesem Beispiel zeigen wir, wie Aufgaben automatisch in Kategorien und Unterkategorien eingeteilt werden können. Dies hilft dabei, einen klareren Überblick über die aufgewendete Zeit in verschiedenen Bereichen zu erhalten.
Beispiel 2: Ressourcen-Datenbank für externe Informationen
Hier wird demonstriert, wie Links zu externen Quellen automatisch als „Video“ kategorisiert werden können, wenn sie den Begriff „YouTube“ enthalten. Dies erleichtert die Organisation und das Auffinden von Informationen.
Beispiel 3: Zeiterfassung für Aufgaben
Die Zeiterfassung ist entscheidend, um einen Überblick über die investierte Zeit in verschiedene Aufgaben zu haben. In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Automationen helfen können, Start- und Endzeitpunkte automatisch zu erfassen.
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Beispiel 4: Ferienvertretung organisieren
Wenn Mitarbeiter in den Urlaub gehen, kann es hilfreich sein, eine Übersicht über offene Aufgaben zu haben. In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Automationen helfen können, Aufgaben für die Vertretung zu filtern und zu übertragen.
Beispiel 5: Slack-Benachrichtigungen basierend auf Kriterien
In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Informationen an Slack gesendet werden können, um das Team über wichtige Entwicklungen zu informieren. Dies kann besonders nützlich sein, wenn nicht alle Teammitglieder regelmässig in Notion arbeiten.
Beispiel 6: Dirty Trick für schnelle Datensatzerfassung
Der letzte Trick zeigt, wie man mit einem speziellen Trigger schnell neue Aufgaben erstellen kann, ohne alle Felder manuell ausfüllen zu müssen. Dies spart Zeit und reduziert die Anzahl der Klicks.
Tipps und Tricks zur Nutzung der Datenbank-Automationen
Um das Beste aus den neuen Automationen herauszuholen, hier einige Tipps:
- Verwende Buttons, um Automationen in Teamsettings zu steuern.
- Überprüfe die Berechtigungen in den Datenbanken, um unerwünschte Änderungen zu vermeiden.
- Aktiviere keine KI-Funktionen in Auswahlfeldern, wenn du diese für Automationen nutzen möchtest.
Oft gestellte Fragen zu Notion Datenbank Automationen
Wie funktionieren Notion Datenbank Automationen?
Basierend auf dem Nutzerverhalten können mehrere Auslöser definiert und Massnahmen festgelegt werden. Alle Automationen sind auf Datenbanken beschränkt. Aber in einer Automation können mehrere Datenbanken angesteuert werden.
Wie erstellt man eine Notion Datenbank Automation
Wichtig ist, dass du ein bezahltes Abo (z.B. Plus-Plan) hast. Im kostenlosen Abo kannst du keine Notion Datenbank Automation anlegen.
Klicke in einer Datenbank auf das Blitz-Symbol, um ins Automationsmenu zu kommen.
Teste deine erste Automation in einer neuen Datenbank und lege z.B. fest, wenn ein neuer Datensatz erstellt wird, dass automatisch Auswahlfelder mit bestimmten Werten ausgefüllt werden.
Auf was muss geachtet werden bei Notion Datenbank Automationen?
Wenn du im Team in Notion arbeitest, stelle sicher, dass die Zugriffsrechte nur wenigen die Erstellung von Datenbank Automationen ermöglicht wird. Die Gefahr ist sonst, dass zu viele neue Automationen von den unterschiedlichsten Anwendern erstellt werden und die Trigger zu wenig genau eingestellt werden.
So können innert Sekunden riesige Datensätze falsch angepasst werden. Die Korrektur dieser Fehleingaben ist nur mit sehr grossem (manuellen) Aufwand zu beheben.
Fazit
Die neuen Funktionen der Notion Datenbank-Automationen bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit zu steigern. Mit den vorgestellten Beispielen hast du nun einen praktischen Überblick über die Anwendungsmöglichkeiten. Nutze diese Automationen, um deine Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen.
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