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Notion Datenbank-Automatisierung
Die Notion Datenbank-Automatisierung wird nun durch dieses dritte Update in der Notion-Serie ermöglicht, um noch mehr Automatisierungsfunktionen anzubieten.
Zuerst erhielt man die Möglichkeit Aufgaben automatisch erstellen zu lassen mittels Datenbank-Vorlagen und danach Automatisierungen mit den neuen Schaltflächen zu programmieren.
Mit dem Update „Datenbank-Automatisierungen“ kannst du Anpassungen in Datenbanken-Eigenschaften, aufgrund von Nutzerverhalten, vornehmen lassen.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die neue Funktion nutzen kannst.
Bildquelle: Eigenproduktion, mit Icon von Icon8.com
So funktioniert die Notion Datenbank-Automatisierung
Es können in Datenbanken Automatismen nach dem Prinzip WENN-DANN angelegt werden. Man legt einen Trigger fest und definiert, was anschliessend ausgeführt werden soll.
Welche Auslöse-Kriterien können festgelegt werden?
Es gibt zwei Kategorien, wie du Notion Datenbank-Automatisierungen erstellen kannst:
- Eigenschaften ergänzen, ändern oder löschen
- neuer Datensatz erstellen (auch in anderen Datenbanken)
Du kannst Kriterien, wie auch Auslöser, über mehrere Eigenschaften festlegen und so eine Abfolge erstellen.
Beispiele
- Der Status einer Aufgabe wird von Anna auf „Kontroll-Lesen“ gesetzt und soll nun automatisch Harry zugewiesen werden, weil er die Qualitätskontrolle sicherstellt.
- Du willst sicherstellen, dass die Datenqualität stimmt und daher sollen Datensätze-Titel Eigenschaften nach einer bestimmten Norm geschrieben werden. Sobald ein Titel geändert wird, kannst ein Kontroll-Kästchen „Qualitätskontrolle“ aktiviert werden. Du wiederum kannst dir eine Filter-Ansicht anlegen, die auf dieses aktivierte Kontroll-Kästchen filtert.
- In einer bestimmten Datenbank wurde einen neuer Eintrag erstellt. Dieses Kriterium könnte weiter ausbaut werden und auf bestimmte Anwender eingeschränkt werden.
- Ein Projekt wird abgeschlossen und du möchtest dein Team via Slack automatisch darüber informieren.
Überlege dir, welche gleichbleibenden Abläufe du bereits hast und dann, ob du Einsparpotential hast – wie zum Beispiel, immer die gleichen Klickabläufe.
❗️ Falls diese Features nicht zu sehen sind: Setze die App zurück (Kurzanleitung)
Wie es funktioniert
- Klicke auf das Sechs-Punkte Menu zur rechten Seite des blauen Neu-Buttons und klicke auf Automatisierungen oder klicke direkt auf das neue Blitzsymbol.
- Lege deine Auslöse-Kriterien und Aktionsschritte an
- Teste die Funktion
Wer kann Datenbank Automatisierungen nutzen?
- Neue Automatisierungen lassen sich in den mit den bezahlten Atomplänen Plus, Business und Enterprise erstellen und anpassen.
- Statusmeldungen an Slack lassen sich auch im kostenlosen Aboplan „Free“ erstellen.
- Es können nur Mitglieder mit Schreibrechten, auf der jeweiligen Datenbank, Datenbank-Automatisierungen erstellen und anpassen.
Gäste können keine Automatisierungen erstellen.
Wichtig zu wissen
- Automatisierungen werden pro Datenbank angelegt. Nicht pro Workspace oder Teamspace.
- Datenbank-Automatisierungen, in heruntergeladenen Vorlagen, können auch in kostenlosen Plänen genutzt oder gelöscht werden – aber nicht angepasst werden.
Was verschwindet
Falls du bereits die Slack-Notifikationen verwendest, dann verschiebt sich diese Option direkt in den neuen Automatisierungsbereich.
Wie wirst du die neue Datenbank Automatisierung bei dir einsetzen?
Ich habe für mich einige Ideen, unter anderem prüfe ich, wo ich Datensätze automatisch anlegen kann. So könnte ich mir bei der Content Produktion einige Klicks einsparen, den die Abläufe sind dort ziemlich gleichbleibend.
Konkrete sehe ich das dann, wenn ich neuen Content für Blog oder Video hergestellt habe und die Inhalte promoten möchte. Diese Schritte sind immer gleich!
Selbstverständlich werde ich meinen Notion Profi-Redaktionsplaner entsprechend aktualisieren.
Check auch Notions Release Seite für weitere Details. Zum Zeitpunkt dieses Blog-Posts war der Release über Notion Datenbank-Automatisierungen noch nicht publiziert worden.
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Dieser Blogpost ist Bestandteil des Notion Almanach. Der ideale Notion Selbstlernkurs der alles rund um Notion aufbauend erklärt, damit du deinen Set-up selbst bauen kannst.
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