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Noti­on Datenbank-Automatisierung

by | Noti­on Updates

Lese­dau­er: 5 min.

Die Noti­on Datenbank-Automatisierung wird nun durch die­ses drit­te Update in der Notion-Serie ermög­licht, um noch mehr Auto­ma­ti­sie­rungs­funk­tio­nen anzubieten.

Zuerst erhielt man die Mög­lich­keit Auf­ga­ben auto­ma­tisch erstel­len zu las­sen mit­tels Datenbank-Vorlagen und danach Auto­ma­ti­sie­run­gen mit den neu­en Schalt­flä­chen zu programmieren.

Mit dem Update „Datenbank-Automatisierungen“ kannst du Anpas­sun­gen in Datenbanken-Eigenschaften, auf­grund von Nut­zer­ver­hal­ten, vor­neh­men lassen.

In die­sem Arti­kel erfährst du, wie du die neue Funk­ti­on nut­zen kannst.

Notion Datenbank Automatisierung

Bild­quel­le: Eigen­pro­duk­ti­on, mit Icon von Icon8.com

So funk­tio­niert die Noti­on Datenbank-Automatisierung

Es kön­nen in Daten­ban­ken Auto­ma­tis­men nach dem Prin­zip WENN-DANN ange­legt wer­den. Man legt einen Trig­ger fest und defi­niert, was anschlies­send aus­ge­führt wer­den soll.

Wel­che Auslöse-Kriterien kön­nen fest­ge­legt werden?

Es gibt zwei Kate­go­rien, wie du Noti­on Datenbank-Automatisierungen erstel­len kannst:

  • Eigen­schaf­ten ergän­zen, ändern oder löschen
  • neu­er Daten­satz erstel­len (auch in ande­ren Datenbanken)

Du kannst Kri­te­ri­en, wie auch Aus­lö­ser, über meh­re­re Eigen­schaf­ten fest­le­gen und so eine Abfol­ge erstellen.

Bei­spie­le

  • Der Sta­tus einer Auf­ga­be wird von Anna auf „Kontroll-Lesen“ gesetzt und soll nun auto­ma­tisch Har­ry zuge­wie­sen wer­den, weil er die Qua­li­täts­kon­trol­le sicherstellt.
  • Du willst sicher­stel­len, dass die Daten­qua­li­tät stimmt und daher sol­len Datensätze-Titel Eigen­schaf­ten nach einer bestimm­ten Norm geschrie­ben wer­den. Sobald ein Titel geän­dert wird, kannst ein Kontroll-Kästchen „Qua­li­täts­kon­trol­le“ akti­viert wer­den. Du wie­der­um kannst dir eine Filter-Ansicht anle­gen, die auf die­ses akti­vier­te Kontroll-Kästchen filtert.
  • In einer bestimm­ten Daten­bank wur­de einen neu­er Ein­trag erstellt. Die­ses Kri­te­ri­um könn­te wei­ter aus­baut wer­den und auf bestimm­te Anwen­der ein­ge­schränkt werden.
  • Ein Pro­jekt wird abge­schlos­sen und du möch­test dein Team via Slack auto­ma­tisch dar­über informieren.

Über­le­ge dir, wel­che gleich­blei­ben­den Abläu­fe du bereits hast und dann, ob du Ein­spar­po­ten­ti­al hast – wie zum Bei­spiel, immer die glei­chen Klickabläufe.

Database automations

Wie es funktioniert

  • Klicke auf das Sechs-Punkte Menu zur rech­ten Sei­te des blau­en Neu-Buttons und klicke auf Auto­ma­ti­sie­run­gen oder klicke direkt auf das neue Blitzsymbol.
  • Lege dei­ne Auslöse-Kriterien und Akti­ons­schrit­te an
  • Teste die Funktion
Notion Datenbank Automatisierung aktivieren Option 1
Notion Datenbank Automatisierung aktivieren Option 2

Wer kann Daten­bank Auto­ma­ti­sie­run­gen nutzen?

  • Neue Auto­ma­ti­sie­run­gen las­sen sich in den mit den bezahl­ten Atom­plä­nen Plus, Busi­ness und Enter­pri­se erstel­len und anpassen.
  • Sta­tus­mel­dun­gen an Slack las­sen sich auch im kosten­lo­sen Abo­plan „Free“ erstellen.
  • Es kön­nen nur Mit­glie­der mit Schreib­rech­ten, auf der jewei­li­gen Daten­bank, Datenbank-Automatisierungen erstel­len und anpassen.
Notion Datenbank Automatisierung abhaenig von der Berechtigung

Gäste kön­nen kei­ne Auto­ma­ti­sie­run­gen erstellen.

Wich­tig zu wissen

  • Auto­ma­ti­sie­run­gen wer­den pro Daten­bank ange­legt. Nicht pro Workspace oder Teamspace.
  • Datenbank-Automatisierungen, in her­un­ter­ge­la­de­nen Vor­la­gen, kön­nen auch in kosten­lo­sen Plä­nen genutzt oder gelöscht wer­den – aber nicht ange­passt werden.

Was ver­schwin­det

Falls du bereits die Slack-Notifikationen ver­wen­dest, dann ver­schiebt sich die­se Opti­on direkt in den neu­en Automatisierungsbereich.

Notion Datenbank Automatisierung Ersetzt Slack Benachrichtigungen

Wie wirst du die neue Daten­bank Auto­ma­ti­sie­rung bei dir einsetzen?

Ich habe für mich eini­ge Ideen, unter ande­rem prü­fe ich, wo ich Daten­sät­ze auto­ma­tisch anle­gen kann. So könn­te ich mir bei der Con­tent Pro­duk­ti­on eini­ge Klicks ein­spa­ren, den die Abläu­fe sind dort ziem­lich gleichbleibend.

Kon­kre­te sehe ich das dann, wenn ich neu­en Con­tent für Blog oder Video her­ge­stellt habe und die Inhal­te pro­mo­ten möch­te. Die­se Schrit­te sind immer gleich!

Selbst­ver­ständ­lich wer­de ich mei­nen Noti­on Profi-Redaktionsplaner ent­spre­chend aktualisieren.

Check auch Noti­ons Release Sei­te für wei­te­re Details. Zum Zeit­punkt die­ses Blog-Posts war der Release über Noti­on Datenbank-Automatisierungen noch nicht publi­ziert worden.

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