Tuto­ri­al: Noti­on Wie­der­keh­ren­de Aufgaben

Template-Button

Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­be lose oder stan­dar­di­siert planen

Den Template-Button ver­wen­dest du, indem du Auf­ga­ben vor­schreibst und in den Template-Button packst, damit du sie stan­dar­di­siert abru­fen kannst.

Den Template-Button kannst du in zwei Vari­an­ten nutzen:

Template-Button für die lose Planung

Als To-Do Liste, die Ver­linkt sein kann auf eine Anleitung.

Template-Button für stan­dar­di­sier­te Planung

Wenn du Auf­ga­ben mit mehr Kon­text, z. B. mit Link auf eine Anlei­tung, in einen Template-Button packen willst, emp­feh­le ich dir den Arti­kel “Wie­der­keh­ren­de Pro­jek­te in Noti­on pla­nen” zu lesen.

Datenbank-Vorlage

Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben standardisieren

Inner­halb dei­ner Auf­ga­ben­da­ten­bank legst du über den New-Button, eine Vor­la­ge an. Die Vor­la­ge füllst du mit allen rele­van­ten Infor­ma­tio­nen ab. Sobald du eine neue Auf­ga­be erstellst, kannst du die Vor­la­ge nut­zen, um dir etwas Zeit ein­zu­spa­ren. Oder du planst dei­ne Woche und Monat, indem du die Auf­ga­ben über die Vor­la­ge erstellst und gleich datierst.

Bis anhin konn­te dies nur manu­ell erfolgen.

Beson­ders effi­zi­ent ist, gleich­blei­ben­de Auf­ga­ben auf eine exi­stie­ren­de Anlei­tung zu verlinken.

Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben mit­tels Formel

Mein Kol­le­ge Tho­mas Frank hat ein Tem­p­la­te ent­wor­fen, wel­ches wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben mit­tels For­mel in Noti­on ermöglicht.

Hier geht’s zum Arti­kel auf Englisch.

Im Kern funk­tio­niert die­ser Ansatz mit vier Feldern:

• Frist
• Aufgaben-Typ (wie­der­ho­lend oder einmalig)
• Intervall-Einheit (Zahl)
• Näch­ste Frist (For­mel)

Letz­te­res Feld ist eine For­mel wel­che basie­rend vom gewähl­ten Inter­vall die näch­ste Frist berechnet.

Hat man die Auf­ga­be erle­digt, kann man auf die­se Wei­se gleich auf’s näch­ste Datum vordatieren.

Das kann für die einen Anwen­der eine Erleich­te­rung sein, aber eine auto­ma­ti­sche Auf­ga­ben­er­stel­lung und Vor­da­tie­rung erfolgt nicht.

Vor­teil

Man kann ein­fach auf den näch­sten Ter­min vor­da­tie­ren und muss das Datum nicht mehr im Kopf ausrechnen.

Nach­teil

Für mich per­sön­lich über­wie­gen die Nachteile:

• Funk­tio­niert nicht automatisch
• Kei­ne Historie
• Alle nicht-wiederkehrenden Auf­ga­ben müs­sen als sol­che mar­kiert wer­den = pro Auf­ga­be zwei Klicks mehr

Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben – Nativ in Noti­on anlegen

Im Novem­ber 2022 führ­te Noti­on ein neu­es Kon­zept ein, wie man wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben nativ in Noti­on anle­gen kann.

Dabei muss man etwas ums Eck denken.

Denn wie­der­keh­ren­de Ter­mi­ne und Auf­ga­ben erstellt man über Datenbank-Vorlagen. Somit “pro­gram­miert” man Vor­la­gen, die sich in einem bestimm­ten Inter­vall selbst als neue Daten­sät­ze erstellen.

Wir fin­den die­ses Kon­zept sehr prak­tisch; auf die­se Wei­se kann die Vor­la­ge kon­stant aktu­ell gehal­ten wer­den und die Histo­rie ver­gan­ge­ner Daten­sät­ze bleibt erhalten.

Über den New-Button erstellst du eine Vor­la­ge wie gehabt und fin­dest dort eine Wie­der­hol­funk­ti­on (Repeat).

Klicke inner­halb der Vorlagen-Auswahl auf das Drei-Punkte Menu und wäh­le den Wie­der­ho­lungs­zy­klus aus.

Nach­dem die Wie­der­ho­lungs­funk­ti­on akti­viert ist, wäh­le das Inter­vall der Wiederholung.

Der Daten­satz wird jeweils um Mit­ter­nacht neu ange­legt – basie­rend auf der Zeit­zo­ne des Anwen­ders, der/die Vor­la­ge erstellt hatte.

In mei­nem Fall möch­te ich die monat­li­chen Sta­ti­sti­ken jeweils am ersten Tag des neu­en Monats nachführen.

Noti­on Kalen­der wie­der­ho­len­de Termine

Noti­on bie­tet die Mög­lich­keit, wie­der­keh­ren­de Ter­mi­ne in sei­nem Kalen­der ein­zu­rich­ten. Durch die Wiederhol-Funktion kön­nen Nut­zer ein­fach und effi­zi­ent regel­mäs­si­ge Ereig­nis­se pla­nen und orga­ni­sie­ren. Mit Noti­on Kalen­der behal­ten Sie stets den Über­blick über Ihre Ter­mi­ne und Veranstaltungen.

Anwen­dungs­bei­spie­le

• Erstel­len auto­ma­tisch Ein­trä­ge für monat­li­che, quar­tals­wei­se oder jähr­li­che Aus­ga­ben (Lizen­zen und Abos)
• Erstel­le jeden Tag auto­ma­tisch einen Ein­trag in dei­nem Gewohn­heits­tracker
• Erstel­le einen wöchent­li­chen Wochenrückblick
• Erstel­le eine wöchent­li­che Auf­ga­be, um dei­nen Con­tent zu produzieren
• Erstel­le auto­ma­tisch eine Auf­ga­be, um dei­ne Bele­ge zu verbuchen

Vor­teil

Du sparst dir Zeit und musst dich nicht mehr dar­an erin­nern, jeden Tag, Woche oder Monat eine Auf­ga­be anzulegen.

Nach­teil

Daten­fel­der kön­nen aktu­ell noch nicht auto­ma­tisch befüllt wer­den. Dem­entspre­chend kön­nen auch kei­ne Ter­min­er­in­ne­run­gen auto­ma­tisch gesetzt werden.

Noti­on ist sich die­ser Anfor­de­run­gen bewusst und wird in naher Zukunft wei­te­re Funk­tio­nen umset­zen (wir Noti­on Ambassa­do­ren haben bereits beim ersten Test­ing die­sen Bedarf eingebracht).

Alter­na­tiv kannst du prü­fen, ob du Vor­la­gen mit der @mention Funk­ti­on im Name­feld aus­stat­test, damit du dort bereits ein Datum siehst. Für uns Euro­pä­er kommt als Nach­teil hin­zu, dass das Dat­umfor­mat nur den ame­ri­ka­ni­schen Stan­dard (Monat Tag, Jahr) bietet.

Update: Datum set­zen in Datum-Eigenschaften

Seit Mit­te Sep­tem­ber kann man in Vor­la­gen in Datum-Eigenschaften Daten set­zen und die­ser Update löst einen unschö­nen Work­around ab, mit dem dies vor­her mög­lich war (ich hier aber nicht wie­der­ge­be, da nicht offi­zi­ell und Geheim­tipps gibt’s in den Noti­on Kur­sen).

Mit dem Update kannst du in Datum-Eigenschaften, z.B. die Frist bei einer Auf­ga­be, über die Vor­la­ge auf Heu­te oder Jetzt set­zen. Lei­der ist eine rech­ne­ri­sche Vari­an­te wie, erstel­le heu­te einen neu­en Daten­satz in der Aufgaben-Datenbank und set­ze die Frist in drei Tagen, nicht möglich.

Wenn dir das wich­tig ist, dann sen­de einen Feature-Request an Noti­on über den Fragezeichen-Button unten rechts in dei­ner App.

Feh­ler­be­he­bung

Falls du auto­ma­tisch erstell­te Ein­trä­ge nicht siehst, dann kön­nen fol­gen­de Grün­de vor­lie­gen und so kannst du es lösen:

• Der Ein­trag wur­de ohne Datum erstellt oder die Auto­ma­ti­on wur­de falsch eingestellt.
• Navi­gie­re zur Original-Datenbank (Klick auf den Datenbank-Namen) und suche in der Daten­bank ohne Fil­te­rung nach dem Datensatz.
• Tipp: Lege auf der Original-Datenbank eine neue Fil­ter­an­sicht an, die gezielt nach auto­ma­tisch erstel­len Ein­trä­gen fil­tert, um so die Auto­ma­ti­on ein­fa­cher zu kontrollieren.

Video-Anleitung: Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben in Notion

Auto­ma­ti­sche wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben Notion

Wenn du dei­ne Auf­ga­ben und Ter­mi­ne auto­ma­tisch anle­gen möch­test, musst du das mit einer Auto­ma­ti­sie­rungs­soft­ware wie Zapier oder Make lösen.

Auf die­se Wei­se kannst du in Noti­on wie­der­keh­ren­de Ter­mi­ne auto­ma­ti­siert anlegen.

Schluss­ge­dan­ken

Jede Form von Auto­ma­ti­sie­rung ist eine Erleich­te­rung und so wäre es toll, wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben und wie­der­ho­len­de Ter­mi­ne Noti­on auto­ma­tisch anzulegen.

Das bedingt natür­lich zwei Din­ge: man muss sei­ne wie­der­ho­len­den Auf­ga­ben gut ken­nen und Auto­ma­ti­sie­run­gen pro­gram­mie­ren können.

Bis anhin haben wir (in unse­rem eige­nen System) wie­der­keh­ren­de Ter­mi­ne Noti­on, resp. Auf­ga­ben, stets aufs Neue vor­da­tiert – den gröss­ten Nut­zen erreich­ten wir, indem wir das Wann vom Wie trennten.

Das geht gut, weil die Men­ge an wie­der­keh­ren­den Auf­ga­ben bis jetzt über­schau­bar war. Wenn du in dei­nem Busi­ness vie­le sol­che Auf­ga­ben hast, z. B. bei stan­dar­di­sier­ten Pro­jek­ten für Kun­den, ist dies kein guter Ansatz.

Also Anlei­tun­gen für wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben geschrie­ben und die­se in die ent­spre­chen­de Auf­ga­be ein­ge­bet­tet haben.