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Die Macht des Wissens: Wie du dein Unternehmen mithilfe der drei Arten von Wissen skalierbar aufstellst
Dieser Artikel eignet sich für dich, wenn du zur Zeit planst ein System in deinem Business einzuführen und bevor du dich direkt auf die Umsetzung mit einer bestimmten Applikation konzentrierst.
Das Konzept der drei Wissensarten hilft dir zu verstehen, welche Arten von Wissen es gibt, wann welches relevant ist und eine langfristige Perspektive einzunehmen, damit erarbeitetes Know-How in der Organisation bleibt und langfristig dem Unternehmen dient.
Das Konzept hilft dir tool-neutral über Unternehmenswissen oder dein Expertenwissen nachzudenken.
Dieses Konzept steht über Datenorganisationsprinzipien wie PARA oder Produktivitätsmethoden wie Getting Things Done (GTD).
Bildquelle: Sincerely Media, via Unsplash
Vor einigen Jahren war ich als Mitherausgeberin des Notionette-Magazins tätig. Als ich 2021 die Herausforderung annahm, den organisch gewachsenen Workspace zu überarbeiten, stand ich vor einigen Schwierigkeiten.
Diese Erfahrung inspirierte mich dazu, das Konzept der drei Arten von Wissen zu entwickeln, welche ich heute in meiner Beratunspraxis einsetze. Es handelt sich dabei um eine Struktur, die sowohl auf Unternehmen, Solo-Business als auch auf Einzelpersonen übertragbar ist. Während ich diese Struktur entwarf, erkannte ich auch, weshalb es wichtig ist, eine der drei Wissensarten im Zaum zu halten, um das erarbeitete Wissen dem Unternehmen nicht vorzuenthalten.
Analyse des Notionette-Workspace
Das Notionette-Magazin besteht aus einem losen Verbund von Autorinnen, die Notion nutzen, um ein Magazin herauszugeben. Nach der ersten Ausgabe wollten wir neue Autorinnen aufnehmen, darunter auch einige, die sich mit Notion noch nicht so gut auskannten. Doch es gab noch ein weiteres Problem: In der Zwischenzeit hatten mehrere Personen am Set-up herumgewerkelt, ohne dass jemand wirklich für die Organisation verantwortlich war.
Als ich mich in unserem Workspace umsah, wurde mir bewusst, dass wir neue Autorinnen nicht einfach so hinzufügen konnten, ohne sie an die Struktur heranzuführen. Diese war nicht mehr selbsterklärend und nicht alle Autorinnen hatten den gleichen Grad an Notion-Vorwissen wie die Gründerinnen.
Ich fragte mich, warum die Struktur nicht selbsterklärend war und wie sie gestaltet werden müsste, um es zu sein. War es überhaupt möglich, eine Struktur zu entwickeln, die für über 30 Autorinnen einfach und verständlich ist?
Mir wurde schnell klar, dass eine Struktur, die für eine kleine Gruppe einfach und selbsterklärend ist, mit steigender Anzahl an Nutzern schnell unübersichtlich wird. Neue Mitarbeiterinnen haben oft nicht das Erfahrungswissen, wie die Struktur über die Zeit gewachsen ist und können dadurch schnell den Überblick verlieren.
Bildquelle: Roxana Rodriguez, via Gumroad
Als ich genauer hinschaute, erkannte ich, dass unser Notionettte Workspace in Eile und aus einer persönlichen Präferenz heraus erstellt wurde. Neue Elemente wurden hinzugefügt, weil entweder die Struktur nicht verstanden wurde oder etwas fehlte.
Das Problem dabei ist, dass jeder Anwender nur das hinzufügt, was für ihn Sinn ergibt, was zwar kurzfristig das Problem löst, aber langfristig zu einem Verlust an Erfahrungswissen führt, wenn eine Anwenderin das Unternehmen verlässt oder eine andere Rolle einnimmt.
In meiner Karriere habe ich immer den Ansatz verfolgt, dass die Show auch ohne mich laufen muss. Deshalb ist es nachhaltiger, eine durchdachte Struktur zu entwickeln oder entwickeln zu lassen, ein Schulungskonzept für alle Anwenderinnen zu haben und die Struktur zu dokumentieren.
Denn ohne eine gut durchdachte Struktur ist ein Unternehmen sehr stark von seinen Mitarbeitern abhängig.
Das Ziel
Um den Workspace der Notionette so aufzusetzen, dass dieser auch ohne mich weitergeführt werden konnte, überarbeitete ich die Struktur des Systems. Dazu fasste ich mehrere Datenbanken zusammen, legte eine übersichtliche Home-Seite als Einstieg an und hinterlegte Schulungsvideos. Doch wie entwirft man überhaupt ein System in Notion?
Ich rate dazu, sich zuerst über das Ziel des Systems Gedanken zu machen: Was will man damit ermöglichen und erreichten?
Es geht nicht nur darum, Projekt- und Aufgabenverwaltung, Kundendaten und Anleitungen an einem Ort zu dokumentieren, sondern darum, so viel Wissen wie möglich zu erfassen und den Mitarbeitern ein System zu geben, das alles zusammenhält.
Ein System ist wie ein Körbchen, in dem die einzelnen Schoko-Wissenseier liegen können.
Bildquelle: Annie Spratt, via Unsplash
Dabei ist es wichtig, nicht nur an die Gegenwart, sondern auch an die Zukunft zu denken. Ein gut durchdachtes System hilft nicht nur in der aktuellen Arbeit, sondern auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bei einem eventuellen Ausscheiden von bestehenden Mitarbeitern. Durch ein Schulungskonzept und eine gute Dokumentation bleibt das Wissen im Unternehmen erhalten und das Unternehmen wird unabhängiger von seinen Mitarbeitern.
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Die drei Arten von Wissen, die dein Business benötigt
In deinem Business brauchst du nicht nur ein System zur Wissensverwaltung, sondern auch das Verständnis dafür, wie dieses System funktioniert und wie deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten. Es gibt drei Arten von Wissen, die für jedes Business (und sogar für Privatpersonen) wichtig sind:
- passives Wissen
- ausführendes Wissen und
- koordinatives Wissen.
Um ein effektives Wissensmanagement zu betreiben, musst du alle drei Arten von Wissen berücksichtigen und sicherstellen, dass sie effektiv miteinander verknüpft sind.
Gut organisiert und geführt, ist Knowledge-Management für den Business-Wachstum ein entscheidender Faktor.
Was ist passives Wissen?
Bildquelle: Paul Melki, via Unsplash
Passives Wissen bezieht sich auf Inhalte, die sich selten ändern und lange Zeit relevant bleiben. Hierbei geht es stehts um WIE etwas getan wird.
Um passives Wissen effektiv zu nutzen, benötigen wir Strukturen, die es uns ermöglichen, diese Inhalte zu sammeln, nachzuschlagen und leicht zu wieder finden. Wenn wir Metadaten zu diesen Inhalten hinzufügen, können wir nach übergreifenden Kategorien suchen und Inhalte leichter wiederfinden.
Eine gute Möglichkeit, passive Inhalte zu organisieren, ist eine Methode ähnlich wie bei einer Bibliothek. Durch das Kategorisieren von Inhalten können wir sicherstellen, dass unsere Informationen leicht zugänglich und einfach wieder zu finden sind.
Der Schlüssel für eine erfolgreiche Organisation, wie auch Wiederfinden, ist, sich im Vorfeld zu überlegen, nach welchen Mustern man sich grob an Inhalte erinnern könnte. Diese Muster werden zu Metadaten, nach denen wir kategorisieren.
Wir empfehlen zu Beginn mit einigen solcher Annahmen zu beginnen und dann in der Praxis fortlaufend anzupassen.
Beispiele
- Nachschlagewerke
- Wiki
- Anleitungen
- Checklisten
- Intranet
Was ist ausführendes Wissen?
Bildquelle: Glenn Carstens-Peters, via Unsplash
Ausführendes Wissen besteht aus Inhalten, die sich schnell ändern und nur eine Momentaufnahme darstellen.
Hierbei geht es stets darum WANN, WER, WAS tut.
Um ausführendes Wissen effektiv zu managen, benötigt man Strukturen, die helfen, das Wissen stets aktuell zu halten und eine genaue Momentaufnahme jederzeit zu ermöglichen. Dabei sollte die Struktur funktionsorientiert sein, d.h. je nach Mitarbeiter-Funktion muss der Inhalt entweder viele Details oder eine grobe Zusammenfassung enthalten. Doch unabhängig von der dargestellten Information bleibt es immer dasselbe Wissen und es müssen keine Zusammenfassungen aus Details erstellt werden.
Das Bild für ausführendes Wissen ist ein Kanban-Board, das eine visuelle Darstellung der Aufgaben und ihrer Fortschritte bietet.
Beispiele
- Projektverwaltung
- Aufgabenmanagement
- Zielmessung, z. B. mit OKRs
- Content Produktion (Marketing)
Was ist koordinatives Wissen?
Bildquelle: Quino Al, via Unsplash
Ist dir aufgefallen, dass noch etwas fehlt? Etwas, das passives und ausführendes Wissen verbindet? Das nenne ich koordinatives Wissen. Es verbindet die beiden.
Es handelt sich hier um sehr flüchtige und temporäre Informationen. Über Kommunikationskanäle, wie Telefon, E‑Mail, Slack, Briefe etc. werden Inhalte zur Koordination mit anderen Mitarbeitern verschickt.
Es handelt sich um die Zusammenstellung von Teilinhalten, aus dem passiven und ausführendem Wissensbereich.
Man kann sich dabei eine Brieftaube vorstellen. Ihr werden kondensierte Inhalte mitgegeben. Einmal angekommen, ist die Brieftaube irrelevant geworden und darf sich im Taubenschlag ausruhen.
Der Taube gibt man nie den 10-seitigen Bericht, Event-Teilnehmerliste oder den Projektplan mit, sondern ein Kondensat. Dieses hat den Zweck zu informieren und allenfalls zur Handlung anzuregen.
Nimmt die Informationsmenge, und ‑komplexität, in diesem Bereich des Wissens überhand, schwächt man den Koordinationszweck. Aber es schwächt auch statisches und ausführendes Wissen, weil gleiche Inhalte an mehreren Orten hinterlegt werden.
Beispiel Eventorganisation
Du willst einen Mitarbeiteranlass organisieren und musst Verpflegung, Eventort und Sprecher organisieren.
Weil du das bereits schon mal getan hast, kannst du auf eine Anleitung und Checklisten zurückgreifen.
Du legst ein neues Projekt mit entsprechenden Aufgaben an. Eine Aufgabe ist, dass du Mitarbeiter zum Anlass einlädst und die wichtigsten Inhalte übermittelst.
Es macht nun keinen Sinn, ihnen allen Zugang auf das Projekt zu geben, damit sie sich selbst die wichtigsten Inhalte zusammen suchen. Aber es macht auch keinen Sinn, das ganze Projektdokument zu versenden.
Je nach Präferenz kannst du Mitarbeiter auf zwei Arten einladen:
- via Kalender als Termineinladung
- via E‑Mail mit Bitte um Einladung
Clever ist nun, wenn du innerhalb deines Projekts eine Seite anlegst, welche als Eventeinladung dient. Über ein Formular können sich Mitarbeitende anmelden.
Sobald sich eine Person anmeldet, wird diese Anmeldung in eine Datenbank, innerhalb deines Projektes, eingetragen.
Auf diese Weise bleiben Inhalte zentral beim koordinativem Wissen und muss die Projektführung nicht noch um die Verwaltung von An- und Abmeldungen im Kalender erweitern. (=zwei Anwendungen, zwei Quellen).
Beispiel Content-Produktion
Du hast für jeden Kanal, wie Blog, Videos, Social Media Kanäle, eine Anleitung, wie vorzugehen ist und hast den Überblick über deinen Redaktionsplan.
Für die Produktion eines YouTube-Videos weißt du, wie das Skript zu schreiben ist, wie die Keyword-Recherche erfolgt, wie man die Standbilder erstellt usw.
Für den Videoschnitt arbeitest du mit einem Freelancer zusammen.
Es ist nicht nachhaltig, wenn du nun dem Freelancer eine E‑Mail schreibst, die alle Instruktionen, Anleitungen und Dateien enthält. Denn wenn du später nach einer wichtigen Information suchst, musst du deine Inbox durchsuchen.
Die Hauptbestandteile müssen an EINEM Ort sein.
Die Koordination, also die Anweisung an den Freelancer, etwas zu tun, kann über E‑Mail erfolgen.
Sinnvoller ist es, wenn der Freelancer Zugriff auf die Dokumentenablage und das individuelle Projekt hat und du nur noch Links per E‑Mail verschickst.
Beispiel Kundenprojekt
Ein Kundenprojekt steht an und du planst einige Beratungsworkshops abzuhalten. Du könntest jetzt alle Termineinladungen mit individuellen Agenden verschicken.
Das Problem dabei? Du hast keinen zentralen Ort, an dem die Termine verwaltet werden = keine Single Source of Truth.
Ändert sich inzwischen ein Termin, die Agenda oder die Teilnehmenden, musst du JEDEN einzelnen per E‑Mail aktualisieren.
Deshalb legen wir Kundenportale an, legen dort Einträge für Meetings an und haben einen zentralen Ort, an dem Kunden Fragen stellen können. Die Termineinladungen enthalten nur noch Links zu den Meeting-Einträgen, damit wir auch die Teilnehmenden nicht mit Terminupdates belästigen müssen.
Beispiel Kundenangebot (Leadmanagement)
Verschickst du deine Angebote als PDF in einem E‑Mail?
Hast du später in der E‑Mail Ablage nachgeschlagen, welches Angebot welchem Kunden unterbreitet wurde?
Wenn du ein Service-Unternehmen hast, dann investierst du mehr oder weniger viel Zeit in die Ausarbeitung eines Angebots. Angebote werden typischerweise in Lead-Management Anwendungen erstellt und verwaltet.
Aber im Kern ist jede Angebotsanfrage ein eigenes Projekt und die Angebotsunterbreitung ist ein Schritt in diesem Projekt.
Du könntest nun innerhalb von diesem Projekt eine Seite nur für das Angebot anlegen und dem Kunden Zugriff darauf geben.
Optional kannst du dort das Angebot auch als PDF hinterlegen. Da Angebote zeitlich befristet sind, kannst du in Notion sogar festlegen wie lange eine Seite öffentlich ist.
Dem Kunden verschickst du dann nur noch den Link auf diese Angebotsseite. Den E‑Mail Versand hinterlegst du zur Dokumentation in deinem System (oder lässt dies automatisch durch einen Bot erledigen).
Symptome einer Übernutzung von koordinativem Wissen
Bildquelle: Markus Frieauff, via Unsplash
Es gibt einige Anzeichen dafür, dass man koordinatives Wissen überbeansprucht:
- Man muss ständig die E‑Mail-Ablage durchsuchen, um relevante Informationen zu finden.
- Man investiert viel Zeit in die Erstellung von Kontext, da Entscheidungen, Dokumente und Verträge nicht zentral abgelegt oder dokumentiert werden.
- Die Mitarbeiter sind unsicher, welche Informationen korrekt sind.
- Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht das Wissen darüber, wo welche Informationen zu finden sind und wie sie entstanden sind, zu 100 % verloren.
Wie eine Dominanz des Koordinatives Wissens entsteht
Bildquelle: Eigenproduktion
Beginnt man etwas Neues konzentriert man sich darauf so viel wie möglich herauszufinden und neu Wege zu etablieren. Zu diesem Zeitpunkt stehen gar nicht genügend Informationen zur Verfügung diese zu sinnvoll zu strukturieren.
Alles ist noch experimentell und explorativ. Ein typischer Zustand eines jeden Start-ups.
Eine Dominanz des koordinativen Wissens entsteht, wenn keine Schlussfolgerungen aus den Experimenten gezogen und in Strukturen gebracht werden.
Es ist wichtig, darauf zu achten, dass nicht zu viel Wissen in diesem Bereich gespeichert wird und dass alle relevanten Informationen zentral und leicht zugänglich abgelegt werden. Dies hilft nicht nur, Zeit und Energie zu sparen, sondern sorgt auch für mehr Klarheit und Effizienz in der täglichen Arbeit.
Begünstigende Faktoren für eine Dominanz des Koordinativen Wissens
Ist dein Unternehmen schon lange kein Start-up mehr, dann begünstigen mehrere Faktoren die Dominanz des Koordinativen Wissens.
- Fehlendes Verständnis für den langfristigen Nutzen, wenn alles zentral an einem Ort ist
- Fehlende und lückenhafte Prozesse, die vorgeben, wie man Inhalte wo erfasst
- Fehlende und lückenhafte Mitarbeiterschulung, wie man die Anwendung nutzt
- Fehlende Führungsvorgaben, damit Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird
- Fehlende Durchsetzung von Führungsvorgaben, damit sich nachhaltiges Verhalten auch für die Mitarbeiter lohnt
Der Grund dafür, dass so viel passives und ausführendes Wissen im koordinativen Wissen steckt, ist recht einfach zu erklären: Bequemlichkeit und fehlende Führungsvorgaben.
Deshalb habe ich auch diesen Artikel geschrieben, damit man sich dem Zusammenspiel der drei Wissensarten bewusst wird. Dadurch kann man nicht nur entsprechende Systeme entwickeln und Mitarbeiter schulen, sondern auch sein Verhalten zukunftsorientiert ändern.
Dein Zukunfts-Ich wird dir dankbar sein.
So gelingt es ein System nachhaltig aktuell zu halten
Bildquelle: Eigenproduktion
Das oberste Prinzip für einen nachhaltigen Wissensaufbau ist die Dokumentation von so viel Erfahungswissen wie möglich.
Um sicherzustellen, dass ein System nachhaltig aktuell bleibt, gibt es einige wichtige Schritte zu beachten.
- Der Aufbau und Erhalt von Unternehmenswissen muss ein Unternehmensziel sein
- Das Zusammenspiel der drei Arten von Wissen muss sich einem erschlossen haben
- Sollte das System unter Berücksichtigung der drei Arten von Wissen und firmeneigener Prozesse konzipiert werden.
- Schulung und langfristige Begleitung. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter auf das neue System geschult werden, um sicherzustellen, dass sie es effektiv nutzen können. Begleitung der Mitarbeiter auf dem System und Sicherstellung der inhaltlichen Qualität ist ebenfalls wichtig. Die Führung sollte messbare Ziele vorgeben, damit die Inhalte an der richtigen Stelle erfasst sind.
Je regelmässiger die Inhalte aktuell gehalten werden und Erfahrungswissen digitalisiert wird, desto stärker ist der Wert für die eigene Unternehmung.
Wie implementiert man die drei Arten von Wissen?
Natürlich kann das Konzept der drei Wissensarten auch auf andere Applikationen angewendet werden und ist nicht auf Notion beschränkt. Oft setzen Unternehmen jedoch pro Wissensart auf eine separate Anwendung.
Aber beim Arbeiten braucht man alle drei Wissensarten miteinander, weshalb es sinnvoll ist, alle drei Wissensarten zentral an einem Ort zu führen und auf eine Anwendung, wie Notion, zu setzen.
Prozesse identifizieren
Wenn das Prinzip der drei Wissensarten klar ist und man soviele Inhalte wie möglich an einem Ort haben möchte, geht man zum nächsten Schritt über. Man identifiziert die Unternehmensprozesse.
In der ersten Phase verschafft man sich zuerst einen Überblick, welche das sind – auch Bedürfnisevaluation genannt.
In der zweiten Phase benennt man diese Prozesse und kann daraus Funktionsarten wie “Projektverwaltung”, “Aufgabenverwaltung” etc ableiten.
Wir nehmen mit unseren Kunden stets eine Situationsanalyse vor, damit zuerst eine klare Auslegeordnung vorliegt, um danach die Set-up Entwicklung auszurichten.
Set-up Entwicklung zur Prozessunterstützung
Durch die Entwicklung eines Set-ups wird eine Struktur gebildet, die die identifizierten Prozesse unterstützt und bisherige Schwächen eliminiert.
Langfristige Rendite sicherstellen
Der ganze Prozess von der Identifikation der heutigen Schwächen, Analyse von Bedürfnissen, Prozessanalyse bis zur Set-up Entwicklung, ist aufwendig.
Deshalb ist es wichtig, NutzerInnen im Umgewöhnungsprozess zu begleiten und kontinuierlich Optimierungspotential zu identifizieren.
Wir begleiten dich in diesem Prozess, indem wir ein Schulungskonzept anbieten, um ein nachhaltiges Change Management sicherzustellen.
Dieses umfasst die Schulung auf dem neuen System, aber auch eine Begleitung um die Adaption in die Praxis zu vereinfachen.
Die Theorie (die Anwendung und Funktionen) ist schnell erlernt, aber die Umsetzung in der Praxis erfordert Zeit und sollte nicht den Mitarbeitern überlassen werden.
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