Noti­on Back­up Lösung

by | Noti­on Anleitung

Lese­dau­er: 15 min.

Je län­ger du mit Noti­on arbei­test und Noti­on dein zen­tra­les Arbeits­werk­zeug im Busi­ness oder Pri­vat nutzt, desto mehr Daten sam­meln sich an. Und je aus­ge­feil­ter dein System, desto essen­zi­el­ler sind die Daten dar­in und umso wich­ti­ger ist es, eine Noti­on Back­up Lösung zu haben.

Du willst für die Situa­ti­on gewapp­net sein, falls Noti­on mal aus­steigt oder dei­ne Daten ver­lo­ren gehen, du auf eine ande­re Anwen­dung wech­seln oder ein­fach dein Unter­neh­mens­wis­sen auch auf einem Zweit­me­di­um hin­ter­le­gen willst. Egal, wel­ches mög­li­ches Risi­ko mal ein­trifft, es ist sinn­voll, dei­ne Daten an einem Ort zu hin­ter­le­gen, wo du selbst den Zugriff kontrollierst.

In die­sem Bei­trag zei­ge ich dir fünf Mög­lich­kei­ten, wie du dei­ne Daten aus Noti­on bekommst.

War­um soll­test du von dei­nen Noti­on Daten Back­ups machen?

Die Daten von Noti­on wer­den auf Ama­zon Ser­vern abge­spei­chert und sind via Cloud ver­füg­bar. Cloud-Anwendungen sind „the way to go“. Aber den­noch soll­test du dir dei­ne Daten auf Rech­nern hin­ter­le­gen, die du kontrollierst.

Noti­on kann zum Bei­spiel zeit­wei­se aus­stei­gen, Daten ver­lie­ren oder Daten kön­nen auf dei­ner Sei­te falsch bear­bei­tet wor­den sein. Kommt hin­zu, dass Noti­on kei­ne Ver­ant­wor­tung für dei­ne Daten über­nimmt. Hier ein Aus­zug aus Kon­di­tio­nen:

Terms von Notion betreffend Datenverlust

Daten in Noti­on wie­der­her­stel­len oder rekonstruieren

Abhän­gig von dei­nem Noti­on Abo-Plan hast du ent­we­der eine 7 Tage Histo­rie (Free Plan), 30 Tage (Plus Plan), 90 Tage (Busi­ness) oder eine unbe­grenz­te Histo­rie (Enter­pri­se Plan).

Du kannst Inhal­te sei­ten­ba­siert wie­der­her­stel­len. Ent­we­der kon­kret auf einer Sei­te oder sogar über eine gesam­te Datenbank.

Der Haken mit der Wie­der­her­stel­lungs­op­ti­on in Notion

Aller­dings hat die Wie­der­her­stel­lung auf die­se Wei­se einen Haken, du stellst eine alte Ver­si­on wie­der her und ver­lierst Ergän­zun­gen, die sinn­voll waren.

Mit einer Backup-Lösung kannst du gezielt nach Inhal­ten suchen, fal­sche Anpas­sun­gen oder neue Erstel­lun­gen punk­tu­ell austauschen.

Wo die Wie­der­her­stel­lungs­op­ti­on in Noti­on dir nicht hel­fen kann

In mei­ner Bera­tungs­pra­xis sind mir spe­zi­el­le Fäl­le unter­ge­kom­men, wo die Wie­der­her­stel­lungs­op­ti­on in Noti­on nicht wei­ter­hel­fen kann. Du benö­tigst eher detek­ti­vi­sche Fähig­kei­ten, um ver­lo­re­ne Daten wiederzufinden.

Wenn ein Nut­zer irr­tüm­li­cher­wei­se einen Daten­satz aus einer Daten­bank zieht, wird die­ser Daten­satz zu einer Sei­te inner­halb einer Sei­te. Etwas spä­ter wird dann die ehe­ma­li­ge Datenbank-Seite gelöscht, weil sich deren Zweck nicht (mehr) erschliesst.

Sucht man dann spä­ter nach die­sem Daten­satz, fin­det man die­sen nicht im Papier­korb der Daten­bank. Aus­ser man kennt die genaue Bezeich­nung der ehe­ma­li­gen Datenbank-Seite, hat man kei­ne Chan­ce, nach gelösch­ten Daten­sät­zen inner­halb einer Daten­bank zu finden.

Die­se Pro­ble­ma­tik ent­steht durch ver­link­te Datenbank-Ansichten, da die­se in Sei­ten ein­ge­bet­tet wer­den, kön­nen auf die­se Sei­ten auch die Daten­sät­ze aus der Daten­bank hin­aus­ge­zo­gen und dort als eige­ne Sei­te abge­legt werden.

Je mehr ver­link­te Datenbank-Ansichten ver­wen­det wer­den, umso mehr Sei­ten kom­men infra­ge, wo der Daten­satz gelöscht wur­de. Wenn eine ver­link­te Datenbank-Ansicht auf einer pri­va­ten Sei­te ein­ge­bet­tet wur­de, hat man nicht mal die Mög­lich­keit, die Histo­rie die­ser pri­va­ten Sei­te zu analysieren.

Soll­te man nun des­we­gen auf ver­link­te Datenbank-Ansichten ver­zich­ten? Auf kei­nen Fall!

Es han­delt sich um uner­wünsch­tes User-Verhalten, das am besten durch geziel­te Schu­lung ver­mie­den wird.

Mit einer Backup-Lösung kann man in einer frü­he­ren Ver­si­on gezielt die Daten­bank durch­su­chen und kann das mög­li­che User-Verhalten bei der Wie­der­her­stel­lung weni­ger stark berücksichtigen.

Gelösch­te Sei­ten wiederherstellen

Wenn du eine gelösch­te Sei­te, sei es eine nor­ma­le Sei­te oder Datenbank-Seite, suchst, kannst du die­se im Papier­korb finden.

Dabei bist du nur erfolg­reich, wenn du den Namen der Sei­te kennst.

Klicke unten links auf Papier­korb und suche nach gelösch­ten Sei­ten. Die Suche kann über den gan­zen Workspace erfol­gen, inner­halb der aktu­el­len Sei­te oder in Sei­ten, die du zuletzt bear­bei­tet hattest.

Eine geziel­te Suche über den Workspace nach der Per­son, die eine Sei­te gelöscht hat, gibt es zur­zeit nicht.

Ich emp­feh­le dir, die gelösch­ten Sei­ten nie zu löschen. Du gewinnst nichts und der Auf­wand ist recht gross, da jede Sei­te ein­zeln zum Löschen ange­klickt wer­den muss.

Best Prac­ti­ces

Für die­sen Arti­kel habe ich sehr vie­le Test-Exporte gemacht und ent­wickel­te dar­aus die­se Emp­feh­lun­gen für dei­nen Workspace-Set-up.

  1. Egal für wel­che Daten­si­che­rung du dich ent­schei­dest, Daten, die in pri­va­ten Sei­ten von ande­ren Mit­glie­dern erstellt wur­den, kön­nen von dir nicht expor­tiert wer­den. Die­se Inhal­te müs­sen die jewei­li­gen Mit­glie­der selbst expor­tie­ren.

    Hand­ha­be also alle Daten im pri­va­ten Bereich wie den C‑Drive auf Win­dows – stürzt die Kiste ab, gehen die Daten verloren.

  2. Wir emp­feh­len dir zudem, Daten nur via die Noti­on App (anstel­le Brow­ser oder Mobi­le App) zu expor­tie­ren, damit du kei­ne Ein­schrän­kun­gen bei den Ein­stel­lun­gen hast.
  3. Wir emp­feh­len dir, eine Test-Datenbank mit eini­gen Daten­sät­zen und allen Eigen­schaf­ten anzu­le­gen. Teste anschlies­send ver­schie­de­ne Export-Möglichkeiten aus UND über­prü­fe, in wel­cher Daten­struk­tur die Daten sind. Sind sie in einer Form zur Ver­fü­gung gestellt, die dir das schnel­le Fin­den von Inhal­ten ermög­licht, resp. den Import in ein ande­res System vereinfachen?

Noti­on Back­up Lösung

Willst du dei­ne Noti­on Back­ups auto­ma­ti­sie­ren? Wir haben eine Noti­on Back­up Lösung ent­wickelt, die dei­ne Daten regel­mäs­sig und auto­ma­ti­siert an dei­nen gewünsch­ten Ziel­ort speichert.

Vor­aus­set­zun­gen für erfolg­rei­che Backups

Berück­sich­ti­ge Noti­ons Flexibilität

Bevor du mit einem Back­up dei­ner Daten star­test, soll­test du einer­seits ver­ste­hen, wie fle­xi­bel Noti­on genutzt wer­den kann, ande­rer­seits wie du eine Struk­tur eta­blierst, damit Back­ups in einer nach­voll­zieh­ba­ren Struk­tur erstellt werden.

Noti­ons erster Bau­stein ist eine Sei­te und der klein­ste Bau­stein ist ein Block. Jede Sei­te kann eine x‑beliebige Anzahl oder x‑beliebige Arten von Blocks ent­hal­ten. Es exi­stiert in Noti­on also kei­ne Limi­te in die Tiefe.

Und genau das macht das Erstel­len von Back­ups eine sol­che Herausforderung.

Des­halb ist es wich­tig, dass dein Workspace gewis­se Stan­dards ent­hält, damit eine ein­heit­li­che Struk­tur zur Erstel­lung von Back­ups vor­han­den ist. Das hat auch den Neben­ef­fekt, dass das User-Verhalten bes­ser gesteu­ert wird und die Daten­qua­li­tät höher ist.

Mit einer Workspace-Analyse über­prü­fen wir gezielt, ob die­se Stan­dards vor­han­den sind, um die Basis für eine Backup-Lösung zu etablieren.

Nach­hal­ti­ge Back­up Strategie

Es geht nicht nur dar­um, dass du dei­ne Daten über eine Backup-Lösung an einem ande­ren Ort abspei­cherst. Dei­ne Backup-Strategie soll­te fol­gen­de Punk­te abdecken:

  • Regel­mäs­sig­keit
  • Nach­voll­zieh­ba­re Abla­ge­struk­tur UND Datenstruktur
  • Füh­re regel­mäs­si­ge Stich­pro­ben durch

Ablei­tend von mei­nen Tests mit ver­schie­de­nen Anbie­tern und durch die Ent­wick­lung einer eige­nen Lösung, soll­test du fol­gen­de Kri­te­ri­en für eine nach­hal­ti­ge Back­up Stra­te­gie berücksichtigen:

Auto­ma­ti­sche Erstel­lung von Backups

Auto­ma­tisch erstell­te Daten­si­che­run­gen haben den Vor­teil, dass man sich nicht auf einen manu­el­len Pro­zess abstützt, der durch das Tages­ge­schäft beein­flusst wer­den kann.

Nie­mand muss sich dar­an erin­nern und eine zeit­wei­se hohe Arbeits­aus­la­stung oder Abwe­sen­hei­ten, haben kei­nen Ein­fluss auf die Siche­rung von Daten.

Fest­ge­leg­te Intervalle

Hat man die Mög­lich­keit Inter­val­le fest­zu­le­gen, kann man fest­le­gen, wie lan­ge der Zeit­raum des Ver­lusts der kürz­li­chen Histo­rie sein soll. Die Fra­ge muss lauten:

Wie weit zurück kann man sich an die Bear­bei­tung erin­nern und Inhal­te rekonstruieren?

  • Eine Woche?
  • Alle zwei Tage?
  • 24 Stun­den?

Je mehr Leu­te in einem Workspace arbei­ten, desto kür­zer soll­ten die Inter­val­le sein.

Abspei­che­rung auf einen Ziel­ort dei­ner Wahl

Vie­le der Backup-Lösungen spei­chern die Daten bei sich oder bie­ten wenig Mög­lich­kei­ten für exter­ne Spei­cher­or­te. Idea­ler­wei­se spei­cherst du die Daten auf ein Medi­um, auf das du jeder­zeit Zugriff hast und die Inhal­te nicht von Dritt­an­bie­tern aus­ge­le­sen wer­den (Bsp. GoogleDrive).

Daten struk­tu­riert abspeichern

Noti­on bringt es mit sich, dass man fle­xi­bel Daten­ban­ken erstel­len kann. Man kann sogar wei­te­re Daten­ban­ken in Daten­sät­zen von Daten­ban­ken erstellen.

Umso wich­ti­ger ist es, dass man einen sau­ber struk­tu­rier­ten Workspace hat. Dies ermög­licht, nicht nur ein Back­up gezo­gen, son­dern die Daten auch in einem selbst defi­nier­ten Struk­tur hin­ter­legt wer­den können.

Unse­re Workspace-Analyse stellt sicher, dass dein Workspace die pas­sen­de Struk­tur für ein nach­hal­ti­ges Backup-Szenario hat, son­dern auch ein ska­lier­ba­rer und trans­pa­ren­ter Workspace bleibt.

Eine auf­ge­räum­te Struk­tur ermög­licht es, die Daten struk­tu­riert in Back­ups zu expor­tie­ren, wo man sie ein­fach durch­su­chen kann, in eine ande­re Anwen­dung oder in einen ande­ren Noti­on Workspace impor­tiert wer­den kann.

Damit stellst du Tool-Unabhängigkeit sicher, falls Noti­on Daten ver­liert (unwahr­schein­lich), Noti­on für lan­ge Zeit nicht ver­füg­bar ist oder dein Unter­neh­men zu einer ande­ren Anwen­dung wech­seln will.

Die gete­ste­ten Backup-Anbieter kämp­fen auch mit die­ser Fle­xi­bi­li­tät von Noti­on, was die abge­spei­cher­ten Daten sehr unüber­sicht­lich macht.

Back­up in Noti­on erstel­len – 5 Möglichkeiten

1. Der ein­fach­ste Weg: Bestel­le einen Export dei­nes Workspace

Siche­re dei­nen Workspace

  1. Klicke in der Sei­ten­lei­ste auf Einstellungen
  2. Klicke auf Einstellungen
  3. Gehe zum Kapi­tel „Inhalt exportieren“
  4. Wäh­le „Gesam­ten Workspace-Inhalt exportieren“
  5. War­te bis dir Noti­on einen Download-Link sendet

Anmer­kung

Mein Workspace ist ziem­lich umfang­reich. Er wur­de im Novem­ber 2020 erstellt und umfasst über 53 Daten­ban­ken. Exklu­si­ve der Daten­ban­ken, die zur Dar­stel­lung inner­halb von ande­ren Datenbank-Seiten erstellt wurden.

Zu Test­zwecken habe ich einen Export mei­nes Workspace bestellt und einen Tag spä­ter her­un­ter­la­den kön­nen. Aller­dings erhielt ich kei­ne E‑Mail, son­dern nur ein Hin­weis im Post­ein­gang von Noti­on selbst.

Die Daten wer­den zwar alle expor­tiert, aber die Suche nach Inhal­ten oder das Über­tra­gen in ein ande­res System ist damit nicht machbar.

Notion Backup Workspace

Vor­tei­le

  • Ist schnell bestellt

Nach­tei­le

  • Muss manu­ell aus­ge­löst werden
  • Je nach Workspace-Grösse und ‑Alter dau­ert es eine Wei­le, bis Noti­on die Daten bereitstellt
  • Daten wer­den lokal heruntergeladen
  • unüber­sicht­li­che Datenstruktur

2. Vol­le Kon­trol­le: Expor­tie­re dei­ne Daten selbst

Die­se Vari­an­te kon­zen­triert sich auf den Export von Daten­ban­ken. Grund­sätz­lich soll­test du so vie­le Inhal­te wie mög­lich in Daten­ban­ken orga­ni­sie­ren. Das erleich­tert den Export, aber auch den Import in eine ande­re Anwendung.

Siche­re dei­ne Datenbanken

  1. Öff­ne eine Daten­bank als Daten­bank­sei­te (=Voll­an­sicht)
  2. Klicke oben rechts auf Drei-Punkte-Menu
  3. Wäh­le „Expor­tie­ren“
  4. Wäh­le die gewünsch­ten Optio­nen aus (Details nachfolgend)
  5. Wäh­le eine Ansicht aus (wir emp­feh­len „Stan­dardan­sicht“)
  6. Wäh­le aus, ob auch Bil­der in Medien-Eigenschaften inklu­diert sein sollen
  7. Wäh­le aus, ob auch Sei­ten­in­hal­te expor­tiert wer­den sollen
  8. Wäh­le einen Spei­cher­ort aus

Export-Einstellungen

Abhän­gig vom gewähl­ten Export­for­mat ändern sich die wei­te­ren Optio­nen (sie­he Bil­der). Wäh­le zwi­schen PDF, HTML und „Mark­down und CSV“ aus.

Notion Export PDF
Notion Export HTML
Notion Export Markdown und CSV
Export­for­mat

PDF Export
Abhän­gig davon, ob es sich um eine Sei­te oder Datenbank-Ansicht han­delt, vari­iert der Output:

  • Nor­ma­le Sei­te
    Ein PDF, wel­ches die Dar­stel­lung der aus­ge­wähl­ten Sei­te erstellt sowie ein Unter­ord­ner, wel­che die ent­hal­te­nen Bil­der der Sei­te enthält.
  • Datenbank-Ansicht
    Es wird ein PDF der aktu­el­len Ansicht mit bis zu 1000 Daten­sät­zen erstellt. Zum Ende das PDF fin­dest du einen Hin­weis, wo alle Daten zu fin­den sind und wel­che Fil­ter und Sor­tie­run­gen auf der Ansicht ange­wen­det wur­de.
    Zusätz­lich wird ein Unter­ord­ner ange­legt, wel­che alle Daten­sät­ze der aktu­el­len Ansicht, mit allen Eigen­schaf­ten (auch aus­ge­blen­de­te), enthält.

Wenn du ein­zel­ne Sei­ten als expor­tie­ren möch­test, dann schau dir mei­nen Bei­träg Noti­on Sei­ten als PDF expor­tie­ren an, wo ich noch alter­na­ti­ve Tools erwäh­ne die nütz­lich sind, wenn dir die Gestal­tung des PDFs opti­mie­ren willst.

Notion Backup PDF Export letzte Seite

Befin­den sich auf einer Sei­te zwei ver­link­te Datenbank-Ansichten erscheint die erste im PDF, aber die zwei­te nicht. Das scheint ein Bug zu sein (Stand Dez 2023). Aber von bei­den Daten­ban­ken wird das CSV exportiert.

HTML Export

Wäh­le HTML als Output-Format, wenn du eine klick­ba­re Ver­si­on dei­nes Workspace willst. Das expor­tie­re File kann in dei­nem Brow­ser geöff­net und kann dann als Nach­schla­ge­werk ver­wen­det werden.

Aller­dings ist nur aus­ge­wähl­te Sei­te klick­bar. Wenn in der Sei­te auch noch Daten­ban­ken ein­ge­bet­tet sind, sind die­se ersicht­lich, aber wenn man auf einen Daten­satz zum Öff­nen klickt, greift die HTML-Version auf die Original-Daten zu.

Der Export umfasst eine HTML-Version der aus­ge­wähl­ten Sei­te, Bil­der sowie CSV Expor­te aller dar­in ent­hal­te­ner Datenbanken.

Mark­down und CSV

Erstellt einen Export der aktu­el­len Sei­te oder Daten­bank in .md For­mat (=Mark­down), wel­cher in einem Text-Editor geöff­net wer­den kann. Von jeder Datenbank-Ansicht wer­den zwei CSV Datei­en ange­legt. Ein­mal mit den Daten basie­rend auf dem Fil­ter der DB-Ansicht, sowie den gesam­ten DB-Inhalt.


Daten­ban­ken einschliessen

Es ste­hen zwei Optio­nen „Aktu­el­le Ansicht“ und „Stan­dard Ansicht“ zur Ver­fü­gung. Bei unse­ren Tests konn­ten wir kei­nen Unter­schied erkennen.

Inhalt ein­schlies­sen

Es ste­hen zwei Optio­nen „Alles“ und „Ohne Datei­en oder Bil­der“ zur Ver­fü­gung. Wenn du einen schlan­ken Daten-Export willst, dann wäh­le „Ohne Datei­en oder Bilder“.

Unter­sei­ten einschliessen

Die­se Opti­on steht dir ab dem Business-Plan zur Ver­fü­gung und bedeu­tet, dass die Unter­sei­ten, inkl. Datenbank-Seiten, als PDF erstellt wer­den.
Das PDF listet alle Eigen­schaf­ten und die Wer­te des jewei­li­gen Daten­sat­zes auf sowie was im Sei­ten­in­halt vor­han­den ist.
Das ist z. B. nütz­lich, wenn du von dei­ner SOP- oder Prozessdokumentations-Datenbank die Anlei­tun­gen doku­men­tie­ren willst.

Ord­ner für Unter­sei­ten erstellen

Wäh­le die­se Opti­on, wenn das PDF der Unter­sei­ten in Unter­ord­ner orga­ni­siert wer­den sol­len. Emp­foh­len, wenn du Daten­sät­ze aus einer Daten­bank expor­tierst und vie­le die­ser Daten­sät­ze Sei­ten­in­hal­te enthalten.

Kom­men­ta­re exportieren

Steht nur zur Ver­fü­gung, wenn HTML als Export­for­mat gewählt wur­de. Die Kom­men­ta­re wer­den wie folgt dargestellt:

Notion Backup HTML Export mit Kommentaren

Anmer­kung

Die expor­tier­ten Daten sind nach Seiten-IDs orga­ni­siert. In Noti­on kann man nicht direkt nach die­sen IDs suchen. Die ID lässt sich nur fin­den, wenn du mit Cmd + L den Link zur Sei­te kopierst und den Link einfügst.

Die Seiten-ID beginnt nach dem letz­ten Schräg­strich und endet vor dem Fragezeichen.

Notion Backup Seiten ID finden

Die Seiten-ID ist nicht mit der Datenbank-Eigenschaft ID zu ver­wech­seln. Letz­te­re ermög­licht es, jedem Daten­satz eine ein­zig­ar­ti­ge Num­mer zu vergeben.

Vor­tei­le

  • Geziel­ter Export von Daten­ban­ken möglich
  • Daten sind rela­tiv schnell her­un­ter­ge­la­den (abhän­gig von der Anzahl Datensätzen)

Nach­tei­le

  • Daten wer­den lokal heruntergeladen
  • Hän­di­scher Prozess

3. Expor­tie­re ein­zel­ne Seiten

Du kannst auch nur ein­zel­ne Sei­ten als PDF, Mark­down oder CSV expor­tie­ren. Wenn du eine regu­lä­re Sei­te expor­tie­ren willst, emp­feh­le ich dir den Export als PDF. Nur wenn du eine Daten­bank expor­tie­ren willst, emp­feh­le ich dir Markt­down oder CSV.

Ein­zel­ne Sei­te exportieren

  1. Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menu
  2. Klicke auf Export
  3. Wäh­le dein gewünsch­tes Export-Format aus
  4. Spei­che­re das File auf dei­nen Com­pu­ter ab
Einzelne Seiten aus Notion exportieren

4. Nut­ze einen auto­ma­ti­sier­ten Backup-Service mit einem Dritt­an­bie­ter (Erfah­rungs­be­richt)

Lei­der genü­gen die Lösung der Anbie­ter alle zu wenig. Wir haben eini­ge Anbie­ter gete­stet, aber waren aus unter­schied­li­chen Grün­den nicht damit zufrie­den. Einen gemein­sa­men Nen­ner haben die Anbie­ter, sie haben die Her­aus­for­de­rung von Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät nicht rich­tig gelöst.

Back­up­Labs

Beim Testen tra­ten Pro­ble­me bei der Erstel­lung des Kon­tos auf. Der Test-Export mit einer Daten­bank mit über 2000 Daten­sät­zen schei­ter­te und man erhielt auch kei­ne Noti­fi­ka­ti­on per E‑Mail. Die Hilfe-Dokumentation umfass­te kei­ne Arti­kel zu Noti­on, obwohl Noti­on auf der Haupt­sei­te bewor­ben wurde.

Fazit: Back­up­Labs ist für Noti­on noch nicht bereit.

Noti­on Backups

Wir haben mit einer Test-Datenbank mit drei Daten­sät­zen, Eigen­schaf­ten und Sei­ten­in­hal­ten gete­stet. Die Backup-Erstellung für die­ses klei­ne Volu­men dau­er­te meh­re­re Stun­den, um dann zu erken­nen, dass die Inhal­te nur in json Files abge­legt wur­den. Ein For­mat, wel­ches mehr tech­ni­sches Vor­wis­sen bedingt, um es an ande­rer Stel­le wei­ter­zu­ver­wen­den. Respek­ti­ve, das Nach­schla­gen von Inhal­ten zum Wie­der­her­stel­len von Infor­ma­tio­nen wird dadurch eini­ges aufwendiger.

Auf der Web­sei­te steht, dass es eine Wie­der­her­stel­lungs­op­ti­on gibt, aller­dings zeigt sich nach der Konto-Erstellung, dass sich die­se Funk­ti­on nicht ver­füg­bar und noch in Beta-Stadium ist.

Fazit: Noti­on­Back­ups scheint nicht zu funk­tio­nie­ren (Back­up star­tet nie).

Pro­Back­up

Nach der Konto-Erstellung legt man fest, wel­che Inhal­te gesi­chert wer­den kann (man kann selek­tiv Sei­ten und Daten­ban­ken fest­le­gen oder den gan­zen Workspace akti­vie­ren). Die Daten wer­den nach Goo­g­leDri­ve und Goo­g­le­Sheet synchronisiert.

Zu Test­zwecken haben wir eine Daten­bank mit über 2000 Daten­sät­zen und vie­len Sei­ten­in­hal­ten (Text, Bild, Video, ein­ge­bet­te­te Datenbank-Ansicht, Original-Datenbank) ver­wen­det. Die Back­ups wer­den alle nach Sei­ten orga­ni­siert und mit Seiten-IDs ver­se­hen. Eine geziel­te Suche nach Daten­sät­zen blieb erfolg­los – man muss die Seiten-ID in Noti­on ken­nen. Eine Workspace-Suche nach der Seiten-ID in Noti­on ist heu­te nicht mög­lich. Kennt man in Noti­on die Sei­te, kann die Seiten-ID ent­nom­men und im Back­up gesucht werden.

So wer­den die Daten zwar gesi­chert, aber die Rück­füh­rung, das Auf­fin­den oder Impor­tie­ren in eine neue Umge­bung ist nicht machbar.

Inner­halb von Pro­Back­up ist nach der initia­len Ein­rich­tung nicht nach­voll­zieh­bar, auf wel­chen Seiten/Datenbanken eine Berech­ti­gung erteilt wur­de. Kom­men spä­ter neue Daten­ban­ken oder Sei­ten im Noti­on Workspace hin­zu, kann dies nicht ein­fach kon­trol­liert wer­den. Man muss den gesam­ten Set-up Pro­zess noch­mals durchlaufen.

Fazit: Pro­Back­up Daten kön­nen gespei­chert wer­den, sind aber so unüber­sicht­lich hin­ter­legt, dass man kei­ne Inhal­te “holen” kann.

5. Mass­ge­schnei­der­te Noti­on Back­up Lösung selbst entwickeln

Dank Noti­ons API kann die Schnitt­stel­le ange­steu­ert wer­den, um Daten zu expor­tie­ren. Wir haben für unse­re Kun­den eine sol­che mass­ge­schnei­der­te Back­uplö­sung entwickelt.

Schaue dir Auto­ma­ti­sie­rungs­an­bie­ter wie Zapier oder Make an, um dei­ne eige­ne Lösung zu ent­wickeln oder kon­tak­tie­re uns für ein Angebot.

Noti­on Back­up Lösung

Willst du dei­ne Noti­on Back­ups auto­ma­ti­sie­ren? Wir haben eine Noti­on Back­up Lösung ent­wickelt, die dei­ne Daten regel­mäs­sig und auto­ma­ti­siert an dei­nen gewünsch­ten Ziel­ort speichert.

Notfall-Planung (Con­tin­gen­cy Plan)

Sobald ein Backup-Konzept imple­men­tiert ist, kannst du dir Gedan­ken zu einem Notfall-Plan machen. Dabei geht es dar­um, die Daten nicht nur an einem wei­te­ren Ort zu hin­ter­le­gen, son­dern die Daten bei einem Aus­fall schnellst­mög­lich in einer ande­ren Anwen­dung zur Ver­fü­gung zu stellen.

Eine Notfall-Planung soll­te min­de­stens vier Aspek­te berücksichtigen:

  • Wel­che Anwen­dung soll als Aus­weich­mög­lich­keit genutzt werden?
  • Wie schnell kön­nen die Daten impor­tiert und mit­ein­an­der ver­knüpft werden?
  • Sol­len die Daten auto­ma­ti­siert in einer Zweit­an­wen­dung, für den Fall eines Aus­falls, kon­stant bereitliegen?
  • Wel­che Vor­be­rei­tun­gen kön­nen schon heu­te getrof­fen werden?

Zusam­men­fas­sung Back­up Lösungen

LösungNoti­on Workspace ExportManu­el­ler ExportBack­up­LabsNoti­on Back­upsPro­Back­upEige­ner Back­up Service
Auto­ma­ti­sche Speicherung🚫🚫n.v.
Inter­val­le🚫🚫n.v.täg­lich, wöchent­lich, monatlichalle 24h
Spei­cher­ortLokalLokaln.v.Goo­g­leDri­ve, One­Dri­ve, Drop­box, Ama­zon S3, Back­bla­ze B2Goo­g­leDri­vetbd
Doku­men­ten FormatCSV, Mark­down, PDF, HTMLCSV, Mark­down, PDF, HTMLn.v.CSV, PDF, DokumenteCSV, PDF, DokumenteCSV, PDF
Daten selbst strukturieren🚫🚫n.v.🚫🚫
Not­fall Plan möglich?🚫🚫n.v.🚫🚫

 

Mit der rich­ti­gen Stra­te­gie, Daten-Struktur und Regel­mäs­sig­keit zum siche­ren Backup-Konzept

Ich hof­fe, dass eine der vor­ge­stell­ten Backup-Möglichkeiten hilft, dei­ne Daten regel­mäs­sig aus Noti­on zu expor­tie­ren, in der pas­sen­den Daten-Struktur an einem exter­nen Spei­cher­ort zu hinterlegen.

Egal, ob du die Daten expor­tierst, um dei­ne Daten wie­der her­zu­stel­len oder ein­fach nur abzu­si­chern, jetzt hast du die pas­sen­den Mög­lich­kei­ten dazu.

Kon­tak­tie­re uns für eine mass­ge­schnei­der­te Backup-Lösung, damit du gezielt die rich­ti­gen Daten regel­mäs­sig expor­tiert haben willst.

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