Noti­on Back­up Lösung

Back­up in Noti­on erstel­len – 5 Möglichkeiten

1. Der ein­fach­ste Weg: Bestel­le einen Export dei­nes Workspace

Siche­re dei­nen Workspace

1. Klicke in der Sei­ten­lei­ste auf Einstellungen
2. Klicke auf Einstellungen
3. Gehe zum Kapi­tel „Inhalt exportieren“
4. Wäh­le „Gesam­ten Workspace-Inhalt exportieren“
5. War­te bis dir Noti­on einen Download-Link sendet

Anmer­kung

Mein Workspace ist ziem­lich umfang­reich. Er wur­de im Novem­ber 2020 erstellt und umfasst über 53 Daten­ban­ken. Exklu­si­ve der Daten­ban­ken, die zur Dar­stel­lung inner­halb von ande­ren Datenbank-Seiten erstellt wurden.

Zu Test­zwecken habe ich einen Export mei­nes Workspace bestellt und einen Tag spä­ter her­un­ter­la­den kön­nen. Aller­dings erhielt ich kei­ne E‑Mail, son­dern nur ein Hin­weis im Post­ein­gang von Noti­on selbst.

Die Daten wer­den zwar alle expor­tiert, aber die Suche nach Inhal­ten oder das Über­tra­gen in ein ande­res System ist damit nicht machbar.

Vor­tei­le

• Ist schnell bestellt

Nach­tei­le

• Muss manu­ell aus­ge­löst werden
• Je nach Workspace-Grösse und ‑Alter dau­ert es eine Wei­le, bis Noti­on die Daten bereitstellt
• Daten wer­den lokal heruntergeladen
• unüber­sicht­li­che Datenstruktur

2. Vol­le Kon­trol­le: Expor­tie­re dei­ne Daten selbst

Die­se Vari­an­te kon­zen­triert sich auf den Export von Daten­ban­ken. Grund­sätz­lich soll­test du so vie­le Inhal­te wie mög­lich in Daten­ban­ken orga­ni­sie­ren. Das erleich­tert den Export, aber auch den Import in eine ande­re Anwendung.

Siche­re dei­ne Datenbanken

1. Öff­ne eine Daten­bank als Daten­bank­sei­te (=Voll­an­sicht)
2. Klicke oben rechts auf Drei-Punkte-Menu
3. Wäh­le „Expor­tie­ren“
4. Wäh­le die gewünsch­ten Optio­nen aus (Details nachfolgend)
5. Wäh­le eine Ansicht aus (wir emp­feh­len „Stan­dardan­sicht“)
6. Wäh­le aus, ob auch Bil­der in Medien-Eigenschaften inklu­diert sein sollen
7. Wäh­le aus, ob auch Sei­ten­in­hal­te expor­tiert wer­den sollen
8. Wäh­le einen Spei­cher­ort aus

Export-Einstellungen

Abhän­gig vom gewähl­ten Export­for­mat ändern sich die wei­te­ren Optio­nen (sie­he Bil­der). Wäh­le zwi­schen PDF, HTML und „Mark­down und CSV“ aus.

Export­for­mat

PDF Export
Abhän­gig davon, ob es sich um eine Sei­te oder Datenbank-Ansicht han­delt, vari­iert der Output:

• Nor­ma­le Sei­te
  Ein PDF, wel­ches die Dar­stel­lung der aus­ge­wähl­ten Sei­te erstellt sowie ein Unter­ord­ner, wel­che die ent­hal­te­nen Bil­der der Sei­te enthält.
• Datenbank-Ansicht
  Es wird ein PDF der aktu­el­len Ansicht mit bis zu 1000 Daten­sät­zen erstellt. Zum Ende das PDF fin­dest du einen Hin­weis, wo alle Daten zu fin­den sind und wel­che Fil­ter und Sor­tie­run­gen auf der Ansicht ange­wen­det wur­de.
  Zusätz­lich wird ein Unter­ord­ner ange­legt, wel­che alle Daten­sät­ze der aktu­el­len Ansicht, mit allen Eigen­schaf­ten (auch aus­ge­blen­de­te), enthält.

Wenn du ein­zel­ne Sei­ten als expor­tie­ren möch­test, dann schau dir mei­nen Bei­träg Noti­on Sei­ten als PDF expor­tie­ren an, wo ich noch alter­na­ti­ve Tools erwäh­ne die nütz­lich sind, wenn dir die Gestal­tung des PDFs opti­mie­ren willst.

Befin­den sich auf einer Sei­te zwei ver­link­te Datenbank-Ansichten erscheint die erste im PDF, aber die zwei­te nicht. Das scheint ein Bug zu sein (Stand Dez 2023). Aber von bei­den Daten­ban­ken wird das CSV exportiert.

HTML Export

Wäh­le HTML als Output-Format, wenn du eine klick­ba­re Ver­si­on dei­nes Workspace willst. Das expor­tie­re File kann in dei­nem Brow­ser geöff­net und kann dann als Nach­schla­ge­werk ver­wen­det werden.

Aller­dings ist nur aus­ge­wähl­te Sei­te klick­bar. Wenn in der Sei­te auch noch Daten­ban­ken ein­ge­bet­tet sind, sind die­se ersicht­lich, aber wenn man auf einen Daten­satz zum Öff­nen klickt, greift die HTML-Version auf die Original-Daten zu.

Der Export umfasst eine HTML-Version der aus­ge­wähl­ten Sei­te, Bil­der sowie CSV Expor­te aller dar­in ent­hal­te­ner Datenbanken.

Mark­down und CSV

Erstellt einen Export der aktu­el­len Sei­te oder Daten­bank in .md For­mat (=Mark­down), wel­cher in einem Text-Editor geöff­net wer­den kann. Von jeder Datenbank-Ansicht wer­den zwei CSV Datei­en ange­legt. Ein­mal mit den Daten basie­rend auf dem Fil­ter der DB-Ansicht, sowie den gesam­ten DB-Inhalt.

Daten­ban­ken einschliessen

Es ste­hen zwei Optio­nen „Aktu­el­le Ansicht“ und „Stan­dard Ansicht“ zur Ver­fü­gung. Bei unse­ren Tests konn­ten wir kei­nen Unter­schied erkennen.

Inhalt ein­schlies­sen

Es ste­hen zwei Optio­nen „Alles“ und „Ohne Datei­en oder Bil­der“ zur Ver­fü­gung. Wenn du einen schlan­ken Daten-Export willst, dann wäh­le „Ohne Datei­en oder Bilder“.

Unter­sei­ten einschliessen

Die­se Opti­on steht dir ab dem Business-Plan zur Ver­fü­gung und bedeu­tet, dass die Unter­sei­ten, inkl. Datenbank-Seiten, als PDF erstellt wer­den.
Das PDF listet alle Eigen­schaf­ten und die Wer­te des jewei­li­gen Daten­sat­zes auf sowie was im Sei­ten­in­halt vor­han­den ist.
Das ist z. B. nütz­lich, wenn du von dei­ner SOP- oder Prozessdokumentations-Datenbank die Anlei­tun­gen doku­men­tie­ren willst.

Ord­ner für Unter­sei­ten erstellen

Wäh­le die­se Opti­on, wenn das PDF der Unter­sei­ten in Unter­ord­ner orga­ni­siert wer­den sol­len. Emp­foh­len, wenn du Daten­sät­ze aus einer Daten­bank expor­tierst und vie­le die­ser Daten­sät­ze Sei­ten­in­hal­te enthalten.

Kom­men­ta­re exportieren

Steht nur zur Ver­fü­gung, wenn HTML als Export­for­mat gewählt wur­de. Die Kom­men­ta­re wer­den wie folgt dargestellt:

Anmer­kung

Die expor­tier­ten Daten sind nach Seiten-IDs orga­ni­siert. In Noti­on kann man nicht direkt nach die­sen IDs suchen. Die ID lässt sich nur fin­den, wenn du mit Cmd + L den Link zur Sei­te kopierst und den Link einfügst.

Die Seiten-ID beginnt nach dem letz­ten Schräg­strich und endet vor dem Fragezeichen.

Die Seiten-ID ist nicht mit der Datenbank-Eigenschaft ID zu ver­wech­seln. Letz­te­re ermög­licht es, jedem Daten­satz eine ein­zig­ar­ti­ge Num­mer zu vergeben.

Vor­tei­le

• Geziel­ter Export von Daten­ban­ken möglich
• Daten sind rela­tiv schnell her­un­ter­ge­la­den (abhän­gig von der Anzahl Datensätzen)

Nach­tei­le

• Daten wer­den lokal heruntergeladen
• Hän­di­scher Prozess

3. Expor­tie­re ein­zel­ne Seiten

Du kannst auch nur ein­zel­ne Sei­ten als PDF, Mark­down oder CSV expor­tie­ren. Wenn du eine regu­lä­re Sei­te expor­tie­ren willst, emp­feh­le ich dir den Export als PDF. Nur wenn du eine Daten­bank expor­tie­ren willst, emp­feh­le ich dir Markt­down oder CSV.

Ein­zel­ne Sei­te exportieren

1. Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menu
2. Klicke auf Export
3. Wäh­le dein gewünsch­tes Export-Format aus
4. Spei­che­re das File auf dei­nen Com­pu­ter ab

4. Nut­ze einen auto­ma­ti­sier­ten Backup-Service mit einem Dritt­an­bie­ter (Erfah­rungs­be­richt)

Lei­der genü­gen die Lösung der Anbie­ter alle zu wenig. Wir haben eini­ge Anbie­ter gete­stet, aber waren aus unter­schied­li­chen Grün­den nicht damit zufrie­den. Einen gemein­sa­men Nen­ner haben die Anbie­ter, sie haben die Her­aus­for­de­rung von Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät nicht rich­tig gelöst.

Back­up­Labs

Beim Testen tra­ten Pro­ble­me bei der Erstel­lung des Kon­tos auf. Der Test-Export mit einer Daten­bank mit über 2000 Daten­sät­zen schei­ter­te und man erhielt auch kei­ne Noti­fi­ka­ti­on per E‑Mail. Die Hilfe-Dokumentation umfass­te kei­ne Arti­kel zu Noti­on, obwohl Noti­on auf der Haupt­sei­te bewor­ben wurde.

Fazit: Back­up­Labs ist für Noti­on noch nicht bereit.

Noti­on Backups

Wir haben mit einer Test-Datenbank mit drei Daten­sät­zen, Eigen­schaf­ten und Sei­ten­in­hal­ten gete­stet. Die Backup-Erstellung für die­ses klei­ne Volu­men dau­er­te meh­re­re Stun­den, um dann zu erken­nen, dass die Inhal­te nur in json Files abge­legt wur­den. Ein For­mat, wel­ches mehr tech­ni­sches Vor­wis­sen bedingt, um es an ande­rer Stel­le wei­ter­zu­ver­wen­den. Respek­ti­ve, das Nach­schla­gen von Inhal­ten zum Wie­der­her­stel­len von Infor­ma­tio­nen wird dadurch eini­ges aufwendiger.

Auf der Web­sei­te steht, dass es eine Wie­der­her­stel­lungs­op­ti­on gibt, aller­dings zeigt sich nach der Konto-Erstellung, dass sich die­se Funk­ti­on nicht ver­füg­bar und noch in Beta-Stadium ist.

Fazit: Noti­on­Back­ups scheint nicht zu funk­tio­nie­ren (Back­up star­tet nie).

Pro­Back­up

Nach der Konto-Erstellung legt man fest, wel­che Inhal­te gesi­chert wer­den kann (man kann selek­tiv Sei­ten und Daten­ban­ken fest­le­gen oder den gan­zen Workspace akti­vie­ren). Die Daten wer­den nach Goo­g­leDri­ve und Goo­g­le­Sheet synchronisiert.

Zu Test­zwecken haben wir eine Daten­bank mit über 2000 Daten­sät­zen und vie­len Sei­ten­in­hal­ten (Text, Bild, Video, ein­ge­bet­te­te Datenbank-Ansicht, Original-Datenbank) ver­wen­det. Die Back­ups wer­den alle nach Sei­ten orga­ni­siert und mit Seiten-IDs ver­se­hen. Eine geziel­te Suche nach Daten­sät­zen blieb erfolg­los – man muss die Seiten-ID in Noti­on ken­nen. Eine Workspace-Suche nach der Seiten-ID in Noti­on ist heu­te nicht mög­lich. Kennt man in Noti­on die Sei­te, kann die Seiten-ID ent­nom­men und im Back­up gesucht werden.

So wer­den die Daten zwar gesi­chert, aber die Rück­füh­rung, das Auf­fin­den oder Impor­tie­ren in eine neue Umge­bung ist nicht machbar.

Inner­halb von Pro­Back­up ist nach der initia­len Ein­rich­tung nicht nach­voll­zieh­bar, auf wel­chen Seiten/Datenbanken eine Berech­ti­gung erteilt wur­de. Kom­men spä­ter neue Daten­ban­ken oder Sei­ten im Noti­on Workspace hin­zu, kann dies nicht ein­fach kon­trol­liert wer­den. Man muss den gesam­ten Set-up Pro­zess noch­mals durchlaufen.

Fazit: Pro­Back­up Daten kön­nen gespei­chert wer­den, sind aber so unüber­sicht­lich hin­ter­legt, dass man kei­ne Inhal­te “holen” kann.

5. Mass­ge­schnei­der­te Noti­on Back­up Lösung selbst entwickeln

Dank Noti­ons API kann die Schnitt­stel­le ange­steu­ert wer­den, um Daten zu expor­tie­ren. Wir haben für unse­re Kun­den eine sol­che mass­ge­schnei­der­te Back­uplö­sung entwickelt.

Schaue dir Auto­ma­ti­sie­rungs­an­bie­ter wie Zapier oder Make an, um dei­ne eige­ne Lösung zu ent­wickeln oder kon­tak­tie­re uns für ein Angebot.

Notfall-Planung (Con­tin­gen­cy Plan)

Sobald ein Backup-Konzept imple­men­tiert ist, kannst du dir Gedan­ken zu einem Notfall-Plan machen. Dabei geht es dar­um, die Daten nicht nur an einem wei­te­ren Ort zu hin­ter­le­gen, son­dern die Daten bei einem Aus­fall schnellst­mög­lich in einer ande­ren Anwen­dung zur Ver­fü­gung zu stellen.

Eine Notfall-Planung soll­te min­de­stens vier Aspek­te berücksichtigen:

• Wel­che Anwen­dung soll als Aus­weich­mög­lich­keit genutzt werden?
• Wie schnell kön­nen die Daten impor­tiert und mit­ein­an­der ver­knüpft werden?
• Sol­len die Daten auto­ma­ti­siert in einer Zweit­an­wen­dung, für den Fall eines Aus­falls, kon­stant bereitliegen?
• Wel­che Vor­be­rei­tun­gen kön­nen schon heu­te getrof­fen werden?

Zusam­men­fas­sung Back­up Lösungen

Mit der rich­ti­gen Stra­te­gie, Daten-Struktur und Regel­mäs­sig­keit zum siche­ren Backup-Konzept

Ich hof­fe, dass eine der vor­ge­stell­ten Backup-Möglichkeiten hilft, dei­ne Daten regel­mäs­sig aus Noti­on zu expor­tie­ren, in der pas­sen­den Daten-Struktur an einem exter­nen Spei­cher­ort zu hinterlegen.

Egal, ob du die Daten expor­tierst, um dei­ne Daten wie­der her­zu­stel­len oder ein­fach nur abzu­si­chern, jetzt hast du die pas­sen­den Mög­lich­kei­ten dazu.

Kon­tak­tie­re uns für eine mass­ge­schnei­der­te Backup-Lösung, damit du gezielt die rich­ti­gen Daten regel­mäs­sig expor­tiert haben willst.