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Noti­on Daten­bank Auto­ma­ti­on: Update 2024 und 6 Praxisbeispiele

Noti­on Anlei­tung. Lese­dau­er: 6 min.

Die Welt der Noti­on Daten­bank Auto­ma­tio­nen hat sich seit dem ersten Release im August 2023 erheb­lich wei­ter­ent­wickelt. Mit dem Update im August 2024 ste­hen nun fort­ge­schrit­te­ne Auto­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung, die die Effi­zi­enz und Benut­zer­freund­lich­keit erheb­lich verbessern.

In die­sem Arti­kel fas­se ich zusam­men, wel­che neu­en Funk­tio­nen es gibt und die prak­ti­schen Anwen­dun­gen die ich im Video demonstriere.

Was ist neu bei der Noti­on Daten­bank Auto­ma­tio­nen 2024?

Die neu­en Funk­tio­nen ermög­li­chen es Nut­zern, meh­re­re Bedin­gun­gen für Auto­ma­tio­nen fest­zu­le­gen. Davor konn­test du nur eine Bedin­gung festlegen.

Jetzt kön­nen Nut­zer kom­ple­xe­re Fil­ter ver­wen­den, die wie logi­sche Ope­ra­to­ren funk­tio­nie­ren. Ein wei­te­res High­light ist die selek­ti­ve Aus­füh­rung, die es ermög­licht, Inhal­te gezielt zu ergän­zen oder zu löschen. Vor­her konn­ten Inhal­te nur über­schrie­ben werden.

Notion Datenbank Automation Bild 1

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Die Funk­ti­ons­wei­se der Noti­on Daten­bank Automationen

Die Auto­ma­tio­nen in Noti­on arbei­ten nach dem Prin­zip „Wenn das, dann das“. Sie wer­den auto­ma­tisch aus­ge­löst, wenn ein neu­er Daten­satz erstellt oder ein bestehen­der Daten­satz geän­dert wird.

Dies bedeu­tet, dass Nut­zer weni­ger manu­el­le Arbeit haben und Arbeits­schrit­te die oft ver­ges­sen gin­gen, auto­ma­ti­siert erle­digt wer­den können.

Sechs prak­ti­sche Bei­spie­le für Datenbank-Automationen

Um die neu­en Funk­tio­nen bes­ser zu ver­ste­hen, schau­en wir uns sechs kon­kre­te Bei­spie­le an, die die Anwen­dung der Auto­ma­tio­nen in der Pra­xis demonstrieren.

Bei­spiel 1: Auto­ma­ti­sche Kate­go­ri­sie­rung von Aufgaben

In die­sem Bei­spiel zei­gen wir, wie Auf­ga­ben auto­ma­tisch in Kate­go­rien und Unter­ka­te­go­rien ein­ge­teilt wer­den kön­nen. Dies hilft dabei, einen kla­re­ren Über­blick über die auf­ge­wen­de­te Zeit in ver­schie­de­nen Berei­chen zu erhalten.

Notion Datenbank Automation Bsp Kategorien automatisch zuweisen

Bei­spiel 2: Ressourcen-Datenbank für exter­ne Informationen

Hier wird demon­striert, wie Links zu exter­nen Quel­len auto­ma­tisch als „Video“ kate­go­ri­siert wer­den kön­nen, wenn sie den Begriff „You­Tube“ ent­hal­ten. Dies erleich­tert die Orga­ni­sa­ti­on und das Auf­fin­den von Informationen.

Notion Datenbank Automation Bsp Ergaenzungen vornehmen

Bei­spiel 3: Zeit­er­fas­sung für Aufgaben

Die Zeit­er­fas­sung ist ent­schei­dend, um einen Über­blick über die inve­stier­te Zeit in ver­schie­de­ne Auf­ga­ben zu haben. In die­sem Bei­spiel wird gezeigt, wie Auto­ma­tio­nen hel­fen kön­nen, Start- und End­zeit­punk­te auto­ma­tisch zu erfassen.

Notion Datenbank Automation Bsp Zeiterfassung
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Bei­spiel 4: Feri­en­ver­tre­tung organisieren

Wenn Mit­ar­bei­ter in den Urlaub gehen, kann es hilf­reich sein, eine Über­sicht über offe­ne Auf­ga­ben zu haben. In die­sem Bei­spiel wird gezeigt, wie Auto­ma­tio­nen hel­fen kön­nen, Auf­ga­ben für die Ver­tre­tung zu fil­tern und zu übertragen.

Notion Datenbank Automation Bsp Ferienvertretung

Bei­spiel 5: Slack-Benachrichtigungen basie­rend auf Kriterien

In die­sem Bei­spiel wird gezeigt, wie Infor­ma­tio­nen an Slack gesen­det wer­den kön­nen, um das Team über wich­ti­ge Ent­wick­lun­gen zu infor­mie­ren. Dies kann beson­ders nütz­lich sein, wenn nicht alle Team­mit­glie­der regel­mäs­sig in Noti­on arbeiten.

Notion Datenbank Automation Bsp Slack Benachrichtigung

Bei­spiel 6: Dir­ty Trick für schnel­le Datensatzerfassung

Der letz­te Trick zeigt, wie man mit einem spe­zi­el­len Trig­ger schnell neue Auf­ga­ben erstel­len kann, ohne alle Fel­der manu­ell aus­fül­len zu müs­sen. Dies spart Zeit und redu­ziert die Anzahl der Klicks.

Notion Datenbank Automation Bsp Dirty Trick

Tipps und Tricks zur Nut­zung der Datenbank-Automationen

Um das Beste aus den neu­en Auto­ma­tio­nen her­aus­zu­ho­len, hier eini­ge Tipps:

  • Ver­wen­de But­tons, um Auto­ma­tio­nen in Team­set­tings zu steuern.
  • Über­prü­fe die Berech­ti­gun­gen in den Daten­ban­ken, um uner­wünsch­te Ände­run­gen zu vermeiden.
  • Akti­vie­re kei­ne KI-Funktionen in Aus­wahl­fel­dern, wenn du die­se für Auto­ma­tio­nen nut­zen möchtest.

Oft gestell­te Fra­gen zu Noti­on Daten­bank Automationen

Wie funk­tio­nie­ren Noti­on Daten­bank Automationen?

Basie­rend auf dem Nut­zer­ver­hal­ten kön­nen meh­re­re Aus­lö­ser defi­niert und Mass­nah­men fest­ge­legt wer­den. Alle Auto­ma­tio­nen sind auf Daten­ban­ken beschränkt. Aber in einer Auto­ma­ti­on kön­nen meh­re­re Daten­ban­ken ange­steu­ert werden.

Wie erstellt man eine Noti­on Daten­bank Automation

Wich­tig ist, dass du ein bezahl­tes Abo (z.B. Plus-Plan) hast. Im kosten­lo­sen Abo kannst du kei­ne Noti­on Daten­bank Auto­ma­ti­on anlegen.

Klicke in einer Daten­bank auf das Blitz-Symbol, um ins Auto­ma­ti­ons­me­nu zu kommen.

Teste dei­ne erste Auto­ma­ti­on in einer neu­en Daten­bank und lege z.B. fest, wenn ein neu­er Daten­satz erstellt wird, dass auto­ma­tisch Aus­wahl­fel­der mit bestimm­ten Wer­ten aus­ge­füllt werden.

Auf was muss geach­tet wer­den bei Noti­on Daten­bank Automationen?

Wenn du im Team in Noti­on arbei­test, stel­le sicher, dass die Zugriffs­rech­te nur weni­gen die Erstel­lung von Daten­bank Auto­ma­tio­nen ermög­licht wird. Die Gefahr ist sonst, dass zu vie­le neue Auto­ma­tio­nen von den unter­schied­lich­sten Anwen­dern erstellt wer­den und die Trig­ger zu wenig genau ein­ge­stellt werden.

So kön­nen innert Sekun­den rie­si­ge Daten­sät­ze falsch ange­passt wer­den. Die Kor­rek­tur die­ser Fehl­ein­ga­ben ist nur mit sehr gros­sem (manu­el­len) Auf­wand zu beheben.

Fazit

Die neu­en Funk­tio­nen der Noti­on Datenbank-Automationen bie­ten eine Viel­zahl von Mög­lich­kei­ten, um die Effi­zi­enz und Benut­zer­freund­lich­keit zu stei­gern. Mit den vor­ge­stell­ten Bei­spie­len hast du nun einen prak­ti­schen Über­blick über die Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten. Nut­ze die­se Auto­ma­tio­nen, um dei­ne Arbeits­ab­läu­fe zu opti­mie­ren und Zeit zu sparen.

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