Noti­on Datenbank-Automatisierung

So funk­tio­niert die Noti­on Datenbank-Automatisierung

Es kön­nen in Daten­ban­ken Auto­ma­tis­men nach dem Prin­zip WENN-DANN ange­legt wer­den. Man legt einen Trig­ger fest und defi­niert, was anschlies­send aus­ge­führt wer­den soll.

Wel­che Auslöse-Kriterien kön­nen fest­ge­legt werden?

Es gibt zwei Kate­go­rien, wie du Noti­on Datenbank-Automatisierungen erstel­len kannst:

• Eigen­schaf­ten ergän­zen, ändern oder löschen
• neu­er Daten­satz erstel­len (auch in ande­ren Datenbanken)

Du kannst Kri­te­ri­en, wie auch Aus­lö­ser, über meh­re­re Eigen­schaf­ten fest­le­gen und so eine Abfol­ge erstellen.

Bei­spie­le

• Der Sta­tus einer Auf­ga­be wird von Anna auf „Kontroll-Lesen“ gesetzt und soll nun auto­ma­tisch Har­ry zuge­wie­sen wer­den, weil er die Qua­li­täts­kon­trol­le sicherstellt.
• Du willst sicher­stel­len, dass die Daten­qua­li­tät stimmt und daher sol­len Datensätze-Titel Eigen­schaf­ten nach einer bestimm­ten Norm geschrie­ben wer­den. Sobald ein Titel geän­dert wird, kannst ein Kontroll-Kästchen „Qua­li­täts­kon­trol­le“ akti­viert wer­den. Du wie­der­um kannst dir eine Filter-Ansicht anle­gen, die auf die­ses akti­vier­te Kontroll-Kästchen filtert.
• In einer bestimm­ten Daten­bank wur­de einen neu­er Ein­trag erstellt. Die­ses Kri­te­ri­um könn­te wei­ter aus­baut wer­den und auf bestimm­te Anwen­der ein­ge­schränkt werden.
• Ein Pro­jekt wird abge­schlos­sen und du möch­test dein Team via Slack auto­ma­tisch dar­über informieren.

Über­le­ge dir, wel­che gleich­blei­ben­den Abläu­fe du bereits hast und dann, ob du Ein­spar­po­ten­ti­al hast – wie zum Bei­spiel, immer die glei­chen Klickabläufe.

Wie es funktioniert

• Klicke auf das Sechs-Punkte Menu zur rech­ten Sei­te des blau­en Neu-Buttons und klicke auf Auto­ma­ti­sie­run­gen oder klicke direkt auf das neue Blitzsymbol.
• Lege dei­ne Auslöse-Kriterien und Akti­ons­schrit­te an
• Teste die Funktion

Wich­tig zu wissen

• Auto­ma­ti­sie­run­gen wer­den pro Daten­bank ange­legt. Nicht pro Workspace oder Teamspace.
• Datenbank-Automatisierungen, in her­un­ter­ge­la­de­nen Vor­la­gen, kön­nen auch in kosten­lo­sen Plä­nen genutzt oder gelöscht wer­den – aber nicht ange­passt werden.

Was ver­schwin­det

Falls du bereits die Slack-Notifikationen ver­wen­dest, dann ver­schiebt sich die­se Opti­on direkt in den neu­en Automatisierungsbereich.

Wie ich die Datenbank-Automatisierung nutze

Mei­ne drei lieb­sten Auto­ma­ti­sie­run­gen sind:

• Wenn ich im Noti­on Profi-Redaktionsplaner den URL (Blog­post, Social Media Post, Video-Link, Newsletter-URL) ein­fü­ge, ändert sich der Sta­tus von “Geplant” auf “Publi­ziert” gesetzt.
• Wenn ich eine Auf­ga­be begin­ne, set­ze ich den Sta­tus auf “In Bear­bei­tung” und die Auto­ma­ti­on erfasst auto­ma­tisch den Startzeitpunkt.
• Dito, wenn ich eine Auf­ga­be auf “Erle­digt” set­ze, dann erfasst es auto­ma­tisch den End­zeit­punkt. In der Fol­ge zeigt mir die For­mel auto­ma­tisch die Auf­ga­ben­dau­er an und ich kann so sehen, wor­an ich wie lan­ge an die­sem Tag oder Woche gear­bei­tet habe.

Wie wirst du die neue Daten­bank Auto­ma­ti­sie­rung bei dir einsetzen?

Check auch Noti­ons Release Sei­te für wei­te­re Details. Zum Zeit­punkt die­ses Blog-Posts war der Release über Noti­on Datenbank-Automatisierungen noch nicht publi­ziert worden.