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Notion Formular Funktion
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Endlich ist es soweit: Die Notion Formular Funktion ist da!
Im August 2024 kündigte Notion dieses neue Feature an und ich schrieb eine Anleitung wie man Form-Builder mit Notion nutzen kannst.
In diesem Beitrag stelle ich dir die neue Notion Formularfunktion vor.
Wie funktioniert die Notion Formular Funktion?
Man verwendet eine Datenbank und legt dort ein neues Formular an. Somit ist ein Formular eine Art Datenbank-Ansicht und keine Funktion losgelöst von einer Datenbank.
Ab wann steht die Notion Formularfunktion zur Verfügung?
Ab Ankündigung am Notion Event “Make with Notion” am 24. Oktober 2024.
❗️ Falls diese Features nicht zu sehen sind: Setze die App zurück (Kurzanleitung)
Wie erstellt man ein neuens Notion-Formular? (Kurzanleitung)
- Auf der Original-Datenbank, nicht in einer gefilterten Datenbank-Ansicht, erstellst du mit dem Plus-Zeichen ein neues Formular.Falls du noch keine Datenbank hast, erstelle eine DB und Formular gleichzeitig mit dem Befehl /form.
2. Gib dem Formular einen Titel und ggf. auch eine Beschreibung. Die Beschreibung ist der ideal Ort um Besuchern den Formular-Zweck zu erläutern.
3. Standardmässig wurde automatisch ein Eingabefeld für die Titeleigenschaft erstellt.
4. Füge nun nach Bedarf weitere Eingabefelder hinzu.
5. Passe die Frageoptionen pro Eingabefeld an, indem du auf das 3‑Punkte Menu klickst. Beachte, dass die Optionen je nach Feld-Art variieren.
Bei einer Datumeingabe kannst du z.B. festlegen, dass auch die Zeit erfasst werden soll. Was hingegen bei einer Texteingabe nicht zur Verfügung steht.
6. Kontrolliere das Formular über die Vorschau (oben rechts)
7. Wenn alles bereit ist, schalte das Formular frei und teile es mit anderen.
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Wie erstellt man Formulare zu bestehenen Datenbanken?
Ein Formular zu einer besteheneden Datenbank hinzufügen, funktioniert wie die Erstellung einer neuen Datenbank-Ansicht.
Es hat aber einen kleinen Haken… man muss auf die Original-Datenbank gehen und kann dann dort ein neues Formular erstellen. Klicke auf das Plus-Zeichen und wähle aus dem Menu “Formular” aus.
Leider kann kein Formular auf einer verlinkten Datenbank-Ansicht erstellt oder hinzugefügt werden. Dafür kann ein Formular auf einer separaten Seite eingebettet und nach aussen hin geteilt werden.
Formulare einbetten & teilen
Formulare können in anderen Notion-Seiten eingebettet werden, was den Seiten-Besuchern einen reibungsloseren Ablauf ermöglicht.
Wenn du eine Einladung verschickst, kannst du neben allen Event-Details auch ein Anmeldeformular einbetten. Dieses Formular kann zu einer Kontaktdatebank gehören, ohne dass diese Datenbank anderen ersichtlich ist.
- Klicke auf Formular teilen und wähle eine der Berechtigungsstufen aus:
- Begrenzt auf Gäste und Mitglieder im Workspace
- Öffentlich, für alle die den Link auf’s Formular erhalten
- Kein Zugriff: Sperre jede weitere Formulareingabe
- Falls das Formular auf öffentlich geschaltet wurde, kopiere den Formular-Link und teile ihn öffentlich. Und/oder bette das Formular in eine andere Notion-Seite ein.
Zugriff auf Formulareingaben kontrollieren
Jetzt können Ansichtsberechtigungen so einschränkt werden, dass andere im Workspace nur ihre eigenen Einträge sehen – nicht alle Antworten!
Weitere Formularfunktionen in bezahlten Plänen
Wenn du ein Notion Bezahl-Abo hast, stehen dir in Formularen weitere Optionen zur Verfügung:
- Farbiger Senden-Button
- Personalisierte Bestätigungsseite (Titel & Nachricht)
Spezielles
- Das Personen-Eingabefeld korrespondiert mit einer Personen-Eigenschaft, welche registrierte Gäste und Mitglieder enthalten kann. Teilst du ein Formular im Internet, kannst du dieses Eingabefeld nicht nutzen. Weiche für Personen-Namen auf das Text-Eingabefeld oder Titelfeld aus.
- Wenn deine Datenbank spezielle Bezeichnungen für Eigenschaften verwendet, deaktiviere die Option Mit Eigenschaftsnamen synchronisieren. So kannst du nach aussen aussagekräftige Eingabefelder beschriften, ohne die interne Beschriftung zu beeinflussen.
-
Falls du einen bezahlten Legacy Plan hast, wie z.B. Personal, könnten die Formular-Anpassungen ggf. nicht zur Verfügung stehen.
Bei mir war das zum Zeitpunkt des Testings der Fall 🤭
Bestätigung der Formular-Eingabe
Nachdem ein Besucher das Formular ausgefüllt hat, wird eine Bestätigung angezeigt und falls es sich dabei um ein Mitglied des Workspaces handelt, erhält die Person auch noch eine E‑Mail.
Noch nicht das Ende der Fahnenstange
Die Notion Formular-Funktion lässt sich auch gleich mit Notion Charts, Datenbank Automationen und Notion KI kombinieren:
- Lass die KI den Inhalt lesen und automatisch der entsprechenden Abteilung zuordnen.
- Sieh auf einen Blick, in welchen Abteilungen die meisten Tickets eingestellt wurden.
- Löse eine Nachricht aus, sobald ein Ticket auf erledigt gesetzt wird.
An diesen drei Beispielen zeigt sich, wie Notion seine Funktionen als ineinander greifende Prozesse konzipiert.
Gefällt mir sehr gut!
Braucht es jetzt noch externe Formular-Builder?
Definitiv! Externe Anbieter, wie Tally und weitere, bieten viel mehr Optionen an und haben auch in Zukunft ihre Berechtigung.
Ich werde verwende externe Formular-Builder und die Funktionen der Notion Formularfunktion können denen das Wasser (noch nicht) reichen.
Dafür schätze ich an der neuen Notion Formularfunktion, dass ich etwas schneller bin, wenn ich unkompliziert ein Formular mit einer Datenbank verbinden will.
Häufig gestellte Fragen zur Notion Formular Funktion
Ist die Notion Formular Funktion kostenlos?
Ja, im kostenlosen Abo-Plan kann die Formularfunktion genutzt werden. Im Bezahl-Abo kannst du das Wasserzeichen ausblenden und das Formular farblich gestalten.
Kann man die Notion Formularfunktion auf bestehende Datenbanken anwenden?
Ja! Man muss allerdings zur Original-Datenbank wechseln und das Formular dort erstellen. Ein Formular kann nicht auf einer verlinkten Datenbank-Ansicht erstellt oder hinzugefügt werden.
Sind die Daten hinter dem Notion Formular geschützt?
Ja! Das Formular gibt keine Einblicke in bestehende Datensätze und Felder.
Für was kann man Notion Formulare nutzen?
- Anmeldungen, z.B. für Hochzeitsanmeldungen
- Kontaktanfragen
- Referenzen
- Umfragen
- Kundenportalen für neue Aufgaben ohne dass Kunden Schreibrechte auf die Aufgabendatenbank haben müssen
Kann man Formulareinträge mit Datenbank-Automationen verbinden?
Ja! Ein neuer Formulareintrag ist ein idealer Auslöser für eine Datenbank-Automation. Allerdings benötigst du ein Bezahl-Abo um eigene Datenbank-Automationen zu erstellen.
Gehen Einträge verloren, wenn ein Formular gelöscht wird?
Nein. Da ein Formular wie eine Datenbank-Ansicht funktioniert, sind die Original-Daten davon nicht betroffen.
Kann man ein Notion Formular für externe Anwender freischalten?
Ja! Du kannst festlegen, ob ein Formular nur innerhalb des Workspaces oder durch externe Besucher ausgefüllt werden kann.
Kann man Formulare nach einer bestimmten Zeit automatisch sperren?
Nein, aktuell geht das nicht. Eine Möglichkeit ist, das Formular in eine Notion-Seite einzubetten, diese auf öffentlich schalten und die Deaktivierung der Seite an eine Frist binden.
Ist eine Einbettung auf externen Seiten, wie z.B. einer Webseite, möglich?
Nein.
Wer kann Notion Formulare erstellen?
Alle Workspace-Mitglieder welche Vollzugriff auf die Datenbank haben. Meistens sind dies Workspace-Administratoren.
Können im Formular Bedingungen festgelegt oder Felder dynamisch angezeigt werden?
Noch nicht! Ich empfehle dir dafür einen externen Formular-Builder zu verwenden.
Ist die Anzahl Formulare oder Einträge begrenzt?
Nein, egal welchen Notion Plan du hast, es gibt keine Beschränkung.
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