Noti­on Vor­la­ge erstel­len – 3,5 Möglichkeiten

Die­ser Arti­kel erläu­tert drei Mög­lich­kei­ten wie man in Noti­on Vor­la­gen erstellt. Wenn du wis­sen wie es geht – Noti­on Vor­la­gen erstel­len –  dann lies weiter.

Die drei Mög­lich­kei­ten, Vor­la­gen und Tem­pla­tes zu erstel­len umfas­sen die­se drei Vorlagen-Funktionen:

1. Als Tem­p­la­te inner­halb einer Datenbank
2. Als Template-Button an belie­bi­ger Stel­le auf einer Seite
3. Durch Frei­ga­be (Share-Funktion) einer Seite

Noti­on Vor­la­ge erstel­len: Daten­bank Template

Hast du den Pfeil auf dem New-Button auf einer Daten­bank schon ent­deckt? Damit kannst du Vor­la­gen in Daten­ban­ken anlegen.

Ange­nom­men, du hast eine Daten­bank “Akti­vi­tä­ten” wor­in du neben Auf­ga­ben auch Mee­tings und Kun­den­sit­zun­gen erfasst. Um nicht jedes Mal alle Ein­trä­ge kom­plett selbst aus­zu­fül­len, erstellst du für jede Kate­go­rie eine Vor­la­ge. Inner­halb der Vor­la­ge kannst du die Pro­per­ties (Fel­der) vor­ab aus­fül­len und z. B. eine Meeting-Agenda anle­gen. So sparst du dir das Anle­gen von Überschriften.

Dei­ne Vor­la­gen wer­den dann inner­halb der Sei­te als Auswahl-Möglichkeit angezeigt.

Stan­dard Noti­on Vor­la­ge festlegen

Ab Anfang August 2022 erwei­ter­te Noti­on sei­ne Vorlagen-Funktion inner­halb von Datenbanken.

Die­se Funk­ti­ons­er­wei­te­rung fliesst im glei­chen Kiel­was­ser wie das neue Status-Feld. Bei­de Erwei­te­run­gen brin­gen Stan­dar­di­sie­run­gen und Zeitersparnis.

Indem man eine Standard-Vorlage für eine Daten­bank fest­legt, erspart man sich nicht nur wie­der­keh­ren­de (glei­che) Ein­trä­ge, son­dern auch die Klicks um die rich­ti­ge Vor­lag auszuwählen.

Das Genia­le an die­ser Funk­ti­ons­er­wei­te­rung ist, dass der Stan­dard pro Lin­ked View fest­ge­legt wer­den kann (nicht nur über die gesam­te Datenbank).

Bei­spiel

• man ver­wen­det eine Daten­bank für Auf­ga­ben und Sitzungen
• pro Mit­ar­bei­ter oder Auf­ga­ben­art lie­gen Vor­la­gen vor
• pro Sit­zungs­art (1:1, Team, poten­ti­el­len Kun­den, bestehen­den Kun­den, etc.) hat man eige­ne Vor­la­gen angelegt
• nun legt man nach Bedarf jeweils indi­vi­du­el­le Lin­ked Views an und legt pro Lin­ked View eine Standard-Vorlage an

Dele­gierst du viel? Dann lege für jeden Mit­ar­bei­ter eine Lin­ked Data­ba­se an und lege die ent­sprech­n­de Vor­la­ge dafür fest.

Noti­on Vor­la­ge erstel­len: Template-Button

Der Template-Button hat sein eige­nes Slash-Kommando (/temp) und dar­in kann man x‑beliebige Inhal­te platzieren.

Erstellst du immer wie­der die glei­chen Sei­ten? Oder immer die glei­chen To-dos?

Dann ver­wen­de den Template-Button und plat­zie­re ihn auf eine pas­sen­de Sei­te. Hier ein Beispiel:

Hack: wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben & Projekte

Nach dem glei­chen Prin­zip kannst du für wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben und Pro­jek­te vor­ge­hen. Plat­zie­re den Template-Button inner­halb einer Vor­la­ge. Das wäre dann eine Vor­la­ge inner­halb einer Vorlage 😉

In der Pro­jekt­vor­la­ge betest du eine Datenbank-Ansicht der Auf­ga­ben­da­ten­bank und den Template-Button ein. Sobald du damit ein neu­es Pro­jekt ange­legt hast, kannst du über den Template-Button die Auf­ga­ben auto­ma­tisch erstel­len und ziehst sie dann in die Auf­ga­ben­da­ten­bank rein.

Wie man sich eine Projekt- und Auf­ga­ben­ver­wal­tung anlegt, beschrei­be ich im Arti­kel Pro­jekt­ma­nage­ment mit Noti­on.

Bei­spiel: To-dos mit Template-Button

Du kannst wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben als To-do-Liste anle­gen und in einen Template-Button zie­hen. Sobald es Zeit ist, klickst du auf den Template-Button und hast ein fri­sches Set an Aufgaben.

Falls du z. B. monat­lich dei­ne Sta­ti­sti­ken nach­füh­ren willst, kannst für jeden Schritt eine Auf­ga­be erstel­len. Bei mir sieht das dann so aus:

• Mail­er­Li­te News­let­ter Abos
• Goog­le Ana­ly­tics Web­sei­ten Traf­fic messen
• You­Tube Video Sta­ti­sti­ken übertragen

Falls es kom­ple­xe Auf­ga­ben sind oder du, wie ich, das Vor­ge­hen nicht mer­ken kannst, kannst du, eine Anlei­tung in der Wis­sens­da­ten­bank, anle­gen und in der To-do-Liste dar­auf verlinken.

So trennst du das WANN vom, WIE etwas getan wer­den muss.

Hier geht’s zur eng­lisch­spra­chi­gen Anlei­tung zu Template-Buttons.

Noti­on Vor­la­ge erstel­len: Vor­la­gen durch Dupli­zie­ren von Fremdvorlagen

Hast du einen tol­len Lead­ma­gne­ten erstellt, ein Ver­zeich­nis der besten Cam­ping­plät­ze aus­ge­ar­bei­tet oder möch­test eine Vor­la­ge anbieten?

Jede Noti­on Sei­te kann jeder­zeit zu einer “Web­sei­te” wer­den, indem du “Share to Web” anklickst.

Soll jemand den Inhalt dupli­zie­ren kön­nen, z. B. die Vor­la­ge über­neh­men kön­nen, dann akti­vie­re auch noch “Allow dupli­ca­te as tem­p­la­te”. Respek­ti­ve, ver­hin­de­re, dass jemand den Inhalt über­neh­men kann.

Oder möch­test du mit einer von Noti­ons Vor­la­gen star­ten? Dann klicke unten rechts in dei­nem Workspace auf Tem­pla­tes um eine Aus­wahl an Vor­la­gen zu erhalten.