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Notion Wiki-Datenbank: Neuer Typ mit Verifikationsdatum entdecken
Der neue Datenbank-Typus, die Notion Wiki-Datenbank, kommt mit zwei neuen Feldern, welche dir ermöglichen einzelne Seiten zu verifizieren, ein Ablaufdatum festzulegen und einem Besitzer zuzuordnen.
In diesem Artikel erläutern wir den neuen Datenbank-Typ, geben dir eine Anleitung sowie Anwendungsbeispiele.
Bildquelle: Eigenproduktion mit Bildmaterial von Icons8
Wann verwendet man die Notion Wiki-Datenbank?
Wenn du Inhalte von Datenbank-Seiten verifizieren und eindeutig einer Person als Eigentümer zuordnen willst, dann verwendet man die neue Notion Wiki-Datenbank.
Das gibt intern mehr Sicherheit für Nutzer:innen, ob Inhalte noch relevant sind.
Falls du daran bist dein Unternehmenswissen zu organisieren, dann empfehle ich dir den Beitrag „Die Macht des Wissens, wie man Unternehmenswissen organisiert“. Dieser hilft dir, das Thema von einer Metaebene anzugehen.
Was beinhaltet die neue Notion Wiki-Datebank?
Das Spezielle am neuen Datenbank-Typus sind die zwei neuen Felder (Eigenschaften): Verifiziert und Besitzer.
Die Person, die einen Datensatz (eine Seite innerhalb einer Datenbank) anlegt, wird automatisch Besitzerin und die Person kann nachträglich angepasst werden.
Das Spezielle ist, dass nur die Person, die als Eigentümerin erfasst ist, das Verifikation-Siegel setzen kann.
❗️ Falls diese Features nicht zu sehen sind: Setze die App zurück (Kurzanleitung)
Wie sieht die neue Notion Wiki-Datenbank aus?
Zuerst fällt auf, dass Notion automatisch drei neue Felder (Eigenschaften) angelegt hat:
- Besitzer/-in
- Verifizierung
- Letzte Änderung um
sowie drei Filter-Ansichten.
Öffnet man einen Datensatz fällt auf, dass Felder (Eigenschaften) anders dargestellt werden, als man es sich von der Standard-Datenbank gewohnt ist.
Die Felder (Eigenschaften) werden als Block mit mehreren Feldern pro Reihe.
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So erstellst du eine Notion Wiki-Datenbank
- Erstelle eine neue leere Seite (keine Datenbank-Seite)
- Wandle die Seite über das Drei-Punkte-Menu oben rechts in eine Wiki-Datenbank
- Erstelle weitere Felder (Eigenschaften) nach Bedarf
- Erstelle weitere Filter nach Bedarf
- Fülle den ersten Datensatz aus und gib im Feld „Verifikation“ eine Frist ein
Das frühestmögliche Verifikationsdatum ist stets der nächste Tag. Die Erinnerung, dass die Verifikation eines Datensatzes abgelaufen ist, erfolgt gleich zu Tagesbeginn (Mitternacht).
Das Verifikation-Feld ist ein Datumsfeld, aber ohne Zeitzusatz.
Anwendungsbeispiele
Notion listet Anwendungsbeispiele in seinen Release-Notes auf, die sich rund um die Dokumentation von Inhalten drehen.
- Anleitungen, die vorwiegend für mehrere Abteilungen relevant sind (HR Themen), profitieren davon. So kann auch für Wenignutzer sichergestellt werden, dass sie selbst beurteilen können, wie relevant oder aktuell der Inhalt ist. Aber auch als Mittel sicherzustellen, dass die Inhalte wirklich aktuell gehalten werden.
- Wer die Erinnerungsfunktion des Verifikationsfeldes nutzen will:
- Projekte, als Erinnerung, damit diese per Ende Jahr abschliesst
- Kontaktpflege oder Netzwerken → Hinweis auf Template
- FAQ oder Hilfebereich für Kunden
- Bestimmungen für einen Wettbewerb
- Kombinierte Nutzung von Verifikation & im Web teilen:
Kunden-Offerten erhalten ein Verfallsdatum und das gleiche Datum verwendet man als Ablaufdatum bis wann eine Seite öffentlich sein darf (nur verfügbar im bezahlten Abo). So erhalte ich eine Notifikation, wenn die Angebotsfrist abgelaufen ist und kann beim Kunden nachfassen.
Wann sollte man die neue Wiki-Datenbank-Funktion nicht nutzen?
Soll, ausser dem ersten Beispiel, die neue Wiki-Datenbank genutzt werden? Das ist abzuwägen.
Nur weil etwas möglich ist, muss es nicht unbedingt beim konkreten Anwendungsfall auch sinnvoll sein.
Persönlich werde ich die Wiki-Datenbank vorerst nicht nutzen. Auch wenn wir eine Datenbank mit Anleitungen und eine weitere für verwendete Anwendungen führen, so haben wir bereits Prozesse implementiert, damit die Inhalte aktuell bleiben.
Wie unter „Wichtig zu wissen“ erwähnt, werden Felder als Block, mit mehreren Feldern in einer Reihe angezeigt. Man kann die Reihenfolge nicht selbst fix festlegen, ändert sich die Bezeichnung einer Eigenschaft, rückt das Feld vor.
Den Einsatz der Wiki-Datenbank empfehlen wir für den Moment vorwiegend für KMUs und grössere Teams und nur für die Dokumentation.
Migrationsguide: Können bestehende Datenbanken in Wiki-Datenbanken umgewandelt werden?
Nein. Man muss die Wiki-Datenbank wie beschrieben anlegen und kann dann bestehende Datensätze migrieren.
Datensätze können auf zwei Arten migriert werden:
- Per Drag-and-drop: Indem man beide Datenbanken als verlinkte Datenbanken einblendet, ggf. die bestehende Datenbank auf gewünschte Datensätze filter und zieht dann die Datensätze von der einen Datenbank in die neue ziehen
- Mit der Verschieben-Funktion: selektiere die gewünschten Datensätze und wähle über das Sechs-Punkte Menu die „Verschieben“ Option.
Der ursprüngliche Ersteller eines Datensatzes wird in der Wiki-Datenbank automatisch zum Besitzer. Das kann nachträglich angepasst werden.
Wichtig zu wissen für die Nutzung des neuen Datenbank-Typs
- Bestehende Datenbanken können nicht in eine Wiki-Datenbank umgewandelt werden. Nur neue Datenbanken können in Wikis umgewandelt werden.
- Man kann keine Verknüpfungen zu anderen Datenbanken anlegen – für mich ein absolutes Killerkriterium.
- Die neue Wiki-Datenbank kann nicht über den Befehl mit dem Schrägstrich abgerufen werden (steht nicht als Option zur Verfügung).
- Man kann das Verifikationsdatum automatisch über eine Vorlage festlegen
- Das Verifikationsfeld kann gelöscht werden, nicht aber das Feld Besitzer
- Personen, die nicht auf einen Teamspace Zugriff haben
- Felder kann man in der neuen Block-Ansicht nicht selbst organisieren. Die neuste Eigenschaft wird immer zuoberst, gleich nach dem Besitzer-Feld, angezeigt. Je mehr Felder in der Datenbank angelegt sind, desto voller sieht die Block-Darstellung aus.
Spezielles
Von den drei automatisch erstellten Felder, kann nur das Besitzerfeld nicht gelöscht werden.
Belässt man die Felder „Verifikation“ und „Letzte Änderung um“, werden weitere Felder nach diesen drei angezeigt. Löscht man die zwei Felder und legt sie später wieder mehr an, haben sie keine „feste“ Position mehr wie zu Beginn und werden wie die anderen Felder in der Reihenfolge der letzten Erstellung oder Anpassung der Bezeichnung eingeordnet.
Tipps für die Praxis
Denke daran dein Off-Boarding, also den Prozess bei Stellenaustritt oder Funktionswechsel, anzupassen. Verlässt eine Person dein Unternehmen oder nimmt neue Aufgaben wahr, muss eine Nachfolge im Besitzer-Feld bestimmt werden.
Ohne einen Besitzerwechsel werden die Notifikationen, dass eine Verifikation abgelaufen ist, ins Leere laufen.
Weshalb wurde ein neuer Datenbank-Typ geschaffen?
Ich weiss es nicht genau. Notion erwähnte, dass in für die Zukunft vorhaben, die beiden zusammenzuführen. Mir ist aber auch nicht eindeutig klar, weshalb zum heutigen Zeitpunkt eine solche Funktion eingeführt wurde.
Ich kann hier nur eine Vermutung anstellen, dass dieser Datenbank-Typ, oder die beiden neuen Felder, ein wichtiges Element ist für baldige weitere Neuerungen. Oder hier wird eine neue Option getestet, ohne die bisherige Standard-Datenbank zu beeinflussen.
Wir werden es in der nahen Zukunft wissen!
