Wis­sens­ma­nage­ment mit Noti­on (ink. Anlei­tung für Second Brain)

Bild­quel­le: Hin­ter­grund­bild erstellt mit Night­Ca­fe, Logo Eigen­tum von Noti­on Labs.

Die Vor­tei­le von Noti­on für die Wissensverwaltung

Noti­on bie­tet eine Viel­zahl von Vor­tei­len für die effek­ti­ve Ver­wal­tung von Wissen:

1. Fle­xi­bi­li­tät und Anpas­sungs­fä­hig­keit: Noti­on ermög­licht es, eine indi­vi­du­el­le Struk­tur für das Wis­sens­ma­nage­ment zu erstel­len, die den spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen und Arbeits­wei­sen eines Knowledge-Workers, Teams oder einer Orga­ni­sa­ti­on ent­spricht.
   Hier­für eig­net sich der neue Datenbank-Typ Notion-Wiki-Datenbank.
2. Zen­tra­le Platt­form: Noti­on kann als zen­tra­le Anlauf­stel­le für vie­le Arten von Wis­sen ver­wen­det wer­den. Sei­en dies exter­ne Inhal­te wie Web­sei­ten, Vide­os oder inter­ne Inhal­te wie Noti­zen, Kon­zep­te, Doku­men­te und Datei­en. Durch die zen­tra­le Erfas­sung lebt alle an einem Ort.
3. Kol­la­bo­ra­ti­on und Team­ar­beit: Meh­re­re Benut­zer kön­nen gleich­zei­tig an einem Doku­ment arbei­ten, Ände­run­gen ver­fol­gen und Kom­men­ta­re hin­ter­las­sen. Dadurch wird die gemein­sa­me Erstel­lung und Aktua­li­sie­rung von Wis­sens­in­hal­ten erleichtert.
4. Ver­knüp­fung von Infor­ma­tio­nen: Mit sei­ner Datenbank- und Erwähn­funk­ti­on, kön­nen Infor­ma­tio­nen leicht mit­ein­an­der ver­bun­den wer­den. Ver­wen­det man in Daten­ban­ken zudem Tags und Ver­knüp­fun­gen, kön­nen Bezie­hun­gen zwi­schen meh­re­ren Daten­quel­len her­ge­stellt wer­den und dif­fe­ren­zier­te Zusam­men­hän­ge gezo­gen werden.

Das Kon­zept des Second Brain

Das Kon­zept des Second Brain bezieht sich auf die Idee, ein digi­ta­les System zu nut­zen, um Ideen und Wis­sen zu orga­ni­sie­ren und zu ver­wal­ten. Es ist eine erwei­ter­te Denk- und Spei­cher­er­wei­te­rung, ähn­lich wie das mensch­li­che Gehirn. Es bie­tet eine zen­tra­le Platt­form, auf der wir Noti­zen, Arti­kel, Links, Datei­en und ande­re rele­van­te Infor­ma­tio­nen sam­meln können.

Das Second Brain hilft uns, unser Wis­sen zu struk­tu­rie­ren, zu ver­knüp­fen und leicht dar­auf zuzu­grei­fen. Wir kön­nen unse­re Gedan­ken und Ideen fest­hal­ten, um sie spä­ter wei­ter­zu­ent­wickeln oder zu teilen.

Mit Noti­on lässt sich ein Second Brain umset­zen, da wir eine fle­xi­ble Anwen­dung haben, um die Struk­tur pas­send auf uns zu ent­wickeln. Wir kön­nen Infor­ma­tio­nen in Daten­ban­ken, Sei­ten und Unter­sei­ten orga­ni­sie­ren, Tags und Ver­knüp­fun­gen ver­wen­den und die lei­stungs­star­ken Such­funk­tio­nen nut­zen, um schnell auf benö­tig­te Infor­ma­tio­nen zuzugreifen.

Second Brain bezweckt, sein Wis­sen struk­tu­riert zu erfas­sen und abru­fen zu kön­nen. Hin­ge­gen greift das PARA Kon­zept und deu­tet eine Mög­lich­keit an, wie ein Workspace orga­ni­siert wer­den kann.
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Bei­de Kon­zep­te sind Mög­lich­kei­ten – nie ein defak­to Standard.

Die Rol­le von PARA im Wissensmanagement

Das PARA Kon­zept bezieht sich auf eine Metho­de zur Orga­ni­sa­ti­on und Ver­wal­tung von Wis­sen. Es steht für Pro­jek­te, Berei­che, Res­sour­cen und Archiv und bie­tet eine Struk­tur, um Infor­ma­tio­nen effek­tiv zu kate­go­ri­sie­ren und zu finden.

• Pro­jek­te umfas­sen alle Auf­ga­ben, die eine kla­re Ziel­set­zung und einen defi­nier­ten Abschluss haben. Sie kön­nen in Noti­on bei­spiels­wei­se als eige­ne Daten­ban­ken oder Sei­ten erstellt wer­den, um alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen zu einem bestimm­ten Pro­jekt zu speichern.
• Berei­che sind the­ma­ti­sche Samm­lun­gen von Infor­ma­tio­nen, die nicht unbe­dingt ein kon­kre­tes Ziel haben, son­dern als fort­lau­fen­des Wis­sens­ge­biet betrach­tet wer­den kön­nen. Berei­che kön­nen etwa in Noti­on als Unter­sei­ten oder Tags inner­halb einer Daten­bank orga­ni­siert werden.
• Res­sour­cen bezie­hen sich auf Infor­ma­tio­nen, die als Refe­renz oder Inspi­ra­ti­on die­nen. Dies kön­nen Arti­kel, Links, Bücher oder ande­re Quel­len sein, die rele­van­tes Wis­sen ent­hal­ten. In Noti­on kön­nen Res­sour­cen bei­spiels­wei­se als sepa­ra­te Daten­ban­ken oder als Teil einer Biblio­thek in einer Daten­bank gespei­chert werden.Hier haben wir eine Über­schnei­dung zum Kon­zept Second Brain, wel­ches Wis­sen auf ähn­li­che Wei­se erfasst und strukturiert.
• Archiv beinhal­tet Infor­ma­tio­nen, die nicht mehr aktiv ver­wen­det wer­den, aber den­noch auf­be­wahrt wer­den sol­len. Dies kön­nen abge­schlos­se­ne Pro­jek­te, ver­al­te­te Res­sour­cen oder archi­vier­te Berei­che sein. In Noti­on kön­nen Archiv­sei­ten oder sepa­ra­te Daten­ban­ken ver­wen­det wer­den, um die­se Infor­ma­tio­nen zu speichern.

Das Kon­zept von PARA ist ein nütz­li­cher Aus­gangs­punkt, um ein struk­tu­rier­tes Wis­sens­ma­nage­ment mit Noti­on zu eta­blie­ren. Ob PARA zu dir passt, ist hoch­in­di­vi­du­ell. In der Bera­tungs­pra­xis ent­wickeln wir Daten­mo­del­le, die ver­wandt zu PARA sind, aber viel spe­zi­fi­scher auf das jewei­li­ge Unter­neh­men ange­passt sind.

Jedes Unter­neh­men, klein oder gross, soll­te sei­ne Pro­jek­te, Berei­che und Res­sour­cen ver­ständ­lich struk­tu­rie­ren und auf die­se Wei­se sei­ne Wis­sens­ba­sis effek­tiv verwalten.

Wir haben eine Metho­dik ent­wickelt, die sich den unter­schied­li­chen Arten von Wis­sen auf einer Meta-Ebene nähert, um für sich eine Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur ablei­ten zu können.

Mehr dazu im Arti­kel „Die 3 Wissensarten“.

Anwen­dungs­bei­spie­le für Noti­on als Wissensmanagement-Tool

1. Noti­on als zen­tra­le Wis­sens­ba­sis: Unter­neh­men kön­nen hier ihre inter­nen Pro­zes­se, Richt­li­ni­en, Hand­bü­cher und Best Prac­ti­ces dokumentieren.
2. Noti­on als Projektmanagement-Tool: Mit Noti­on kön­nen Teams ihre Pro­jek­te ver­wal­ten, Auf­ga­ben zuwei­sen, Fort­schrit­te ver­fol­gen und gleich­zei­tig Standard-Prozesse einbinden.Durch die Doku­men­ta­ti­on des WIE und die direk­te Ein­bin­dung bei der Umset­zung, muss nicht nach Anlei­tun­gen gesucht wer­den und gleich­zei­tig wer­den die­se mit jeder Tätig­keit auf pra­xis­taug­lich überprüft.
3. Noti­on als Intra­net: Mit­ar­bei­ten­de kön­nen zen­tral auf Anstel­lungs­be­din­gun­gen, Visi­on und Mis­si­on zugrei­fen, sich einen Über­blick über alle Teams ver­schaf­fen und von dort auf die Team­por­ta­le gelan­gen. Dort fin­den sie wei­te­re Infor­ma­tio­nen, wie, wor­an die­ses Team gera­de arbeitet.
4. Noti­on als FAQ Platt­form: In Noti­on kann nicht nur Wis­sen erfasst wer­den, son­dern auch oft gestell­te Fra­gen zen­tral erfasst und direkt auf die ent­spre­chen­de Sei­te mit der rich­ti­gen Ant­wort ver­wie­sen wer­den. Den oft ist es so, dass Fra­ge­stel­lun­gen umschrei­bend for­mu­liert wer­den und aber die Ant­wort zu spe­zi­fisch ist. Mit einer FAQ Platt­form kann genau die­ser Link her­ge­stellt werden.
5. Noti­on zur Doku­men­ta­ti­on von Ent­schei­dun­gen: Wie oft kommt es vor, dass in Unter­neh­men spä­ter nicht mehr nach­voll­zo­gen wer­den kann, wes­halb man etwas auf eine ganz bestimm­te Wei­se tut oder eben nicht. Mit der Doku­men­ta­ti­on von Ent­schei­den, den Ent­schei­dern und ver­wei­se auf ande­re inter­ne Quel­len, kann spä­ter eine Ent­schei­dung leicht nach­voll­zo­gen wer­den. Respek­ti­ve, bereits gefäll­te Ent­schei­dun­gen müs­sen nicht erneut dis­ku­tiert wer­den, weil eine aus­führ­li­che Begrün­dung vorliegt.
6. Noti­on als Doku­men­ten­ver­wal­tung: Es kön­nen Doku­men­te direkt in Sei­ten oder Datei-Felder von Daten­ban­ken hoch­ge­la­den wür­den. Mei­ne Emp­feh­lung: Doku­men­te grund­sätz­lich nicht in Noti­on hoch­la­den, son­dern ein eige­nes Doku­men­ten­sy­stem ent­wickeln. Spä­te­stens wenn du ein Back-up dei­ner Notion-Daten ziehst, siehst du wie unüber­sicht­lich die Daten expor­tiert werden.

Fort­ge­schrit­te­ne Tipps und Tricks zur effek­ti­ven Nut­zung von Noti­on für Wissensverwaltung

• Erstel­le so weni­ge Daten­ban­ken wie nötig.
• Hin­ter­le­ge Master-Datenbanken zen­tral an einer Stelle.
• Lege Dash­boards an und arbei­te aus­schliess­lich mit und auf ver­link­ten Datenbank-Ansichten.
• Füge ver­link­te Datenbank-Ansichten in die Seiten-Inhalte von ande­ren Daten­sät­zen und fil­te­re über deren Ver­knüp­fung. So siehst du nur die rele­van­ten Inhal­te, die zuein­an­der in Bezie­hung stehen.

In der Welt des moder­nen Wis­sens­ma­nage­ments eröff­net Noti­on viel­fäl­ti­ge Mög­lich­kei­ten, um Infor­ma­tio­nen effek­tiv zu orga­ni­sie­ren, tei­len und nut­zen. Von der fle­xi­blen Struk­tu­rie­rung nach PARA bis zur Umset­zung des Second Brain Kon­zepts bie­tet Noti­on eine anpas­sungs­fä­hi­ge Platt­form. Die­ser Bei­trag hat die Anwen­dungs­ge­bie­te von Noti­on als zen­tra­le Wis­sens­ba­sis, Projektmanagement-Tool, Intra­net und FAQ-Plattform beleuchtet.

Ver­tie­fe dein Notion-Wissen, damit du genau weisst, wie du am besten dei­nen Set-up bau­en kannst – ohne lan­ges Suchen im Inter­net oder ver­al­te­ten Content.