Best of Notion
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Pro und Contra Notion. Erfahre die Vor- und Nachteile von Notion
Dieser Artikel beschreibt das Pro und Contra Notions. Lies weiter, wenn du technischen Vorteile und Nachteile von Notion erfahren willst.
Nachdem ich bereits die technischen Vor- und Nachteile erläutert hatte, möchte ich speziell den Vergleich zu bestehenden Anwendungskonzepten herstellen.
In der Vergangenheit arbeiteten wir mit Werkzeugen, die wie Spitzensportler funktionierten – sie deckten eine spezifische Disziplin ab. Wie Asana (Projektmanagement), Trello (Aufgabenverwaltung), Evernote (Wissensmanagement), ClickUp (Projektmanagement), u. ä.
Diese Einschränkung schliesst aus – man musste sich sein Set-up aus mehreren Anwendungen zusammen schustern und hatte nie den gesamten Kontext zur Hand.
Notion fährt da einen integrativen Ansatz. Ob Projektmanagement, Wissenssystem, CRM, Aufgabenverwaltung oder spezifische Prozessabbildung, vieles kann Notion abdecken.
Notion ist ein wenig das Schweizer Taschenmesser unter den Produktivitätsanwendungen. Stell dir vor, dass du die Einzelteile geliefert bekommst und dir dein Taschenmesser für deinen Zweck zusammenstellst.
Bestehende Tools
Vorteile
- man wird durch das System geführt
- die Einengung auf eine bestimmte Funktion macht das Tool schneller zugänglich
- die Zweckgebundenheit macht den Leistungsumfang des Tools schneller verständlich
- Fokus durch Spezialisierung auf eine bestimmte Funktion
Nachteile
- Die Nutzungsweise ist eingeschränkt, man kann nicht selbst eine weitere Funktionsweise hinzunehmen
- Tool-Akzeptanz ist sehr unterschiedlich. Was ist, deine Teamkollegen nicht die gewünschten Funktionsweisen haben?
- Je spezifischer ein Tool ist, umso eher sind auch die Nutzer SpezialistInnen. GeneralistInnen oder Mitarbeiter, die bereichsübergreifend agieren, müssen viele Tools kennen oder haben schlichtweg keinen Zugriff darauf (obwohl das nützlich wäre)
Pro und Contra Notion
Notion Vorteile
Die Notion Vorteile sind schnell zu verstehen:
- Zentralisierung von Ablage und aktiver Aufgabenerledigung
- Nicht zweckgebunden = mach-doch-was-du-willst-Tool – Notion gibt dir die Blöcke in die Hand, um dein System zu entwickeln. Ob klein für ein Solobusiness oder komplex für die Teamanwendung – du bestimmst wie umfangreich es werden soll
- Es können sehr geschmeidige Systeme gebaut und Funktionen abgebildet werden
- Langfristig günstig. Es braucht nicht zig Applikationen für jeden isolierten Anwendungszweck
- Bleibt skalierbar, neue Funktionen können hinzugenommen oder Komplexität wieder reduziert werden
- Relativ günstig, wenn sich dadurch mehrere Anwendungen erübrigen und die Suchzeit massiv abnimmt.
Notion Nachteile
Die Notion Nachteile mögen sich dir vielleicht nicht auf Anhieb erschliessen. Da wir das Tool kennen, zeigen sich in der Praxis folgende Einschränkungen. Einige können wir aber auffangen.
- Seine Flexibilität birgt das Risiko, dass ungeschulte Nutzer Daten löschen, überschreiben oder verschieben können. Lösung: Notion Trainings und ausgefeilte Zugriffsrechte.
- Kein komplexes Zugriffsmanagement möglich (Access Management), es lassen sich Datensätze nicht pro User aus- oder einblenden (Stand August 2022). Hierzu benötigt es eine gute Standort-Analyse um die Situation richtig zu erfassen.
- Hohe Lernkurve. Zwar hat man die Basics von Notion schneller erfasst, aber das Zusammenspiel von Tool-Möglichkeiten und eigenem Prozessverständnis benötigt Zeit. Deshalb ist eine umfassende Notion Schulung an und unsere Beratung eliminiert Fehlentscheidungen.
- Stärke kann zur Schwäche werden: Notions Flexibilität kann für Nutzer ein Hindernis sein, die gerne vor sich “hin wursteln”. Das bekannte Szenario wird dann einfach auf die neue Umgebung übertragen.
Mehr Mitverantwortung durch den Anwender. Wenn du User hast, die gerne in der Datenqualität patzen, dann braucht es unbedingt eine fundierte Notion Schulung, fortlaufendes Training und ein starkes Notion Grundlagenwissen.
Welche der Nachteile Notions stechen dir am stärksten ins Auge?
Notion Alternativen
Projektmanagement
Wissensmanagament & Notizenverwaltung
Kundendatenverwaltung (CRM)
Dokumentenablage
Schlussfolgerung
Mit welchem Szenario kannst du und dein Unternehmen am besten leben? Haben dir die Pro- und Contra Notions zu einer Entscheidung verhelfen können? Wie immer, man wählt den kleineren Verlust:
- Hochspezifische teure Anwendung mit kaum Flexibilität (und später eventuell eine hochspezifische Beratung)
- Flexible günstige Anwendung, die Lernzeit oder externe Beratung benötigt
Warum ich von Notion überzeugt bin
- Seine Flexibilität: Du musst dir heute (noch) nicht den Kopf über ein perfektes System zerbrechen, sondern kann es kontinuierlich auf dich anpassen. Es wächst mit mir mit. Und wenn es schneller gehen soll – wir sind da für dich
- Zentralisierung: Du kannst (fast) auf die gesamte Dokumentenablage verzichten und hast gleichzeitig weitere Prozesse darin mit abgebildet
Für sehr spezifische Tätigkeiten, wie Bildbearbeitung, Buchhaltung, E‑Mail Versand und E‑Mail Marketing), verwende ich weiterhin entsprechende (spezifische) Anwendungen.
Apropos Buchhaltung mit Notion
Ich empfehle Notion nicht für die Buchhaltung oder Rechnungsstellung zu nutzen. Vor allem für Letzteres wird Notion gerne genutzt – aber wenn die Buchhalterin die Rechnungen später nochmals abtippt, bezahlt man diesen Aufwand trotzdem.
Hingegen ist eine Cash-Planung in Notion interessant, wenn man dort ohnehin schon die Leistungsaufwände (Zeit) erfasst und diese als Grundlage für die Rechnungsstellung dienen.