Wie man Noti­on nut­zen kann (5 Haupt­an­wen­dun­gen erklärt)

Bild­quel­le: Matt Artz auf Unsplash

Über­blick Funk­ti­ons­wei­sen – Noti­on nutzen

Es las­sen sich fünf Berei­che, oder Noti­on Funk­tio­nen, wo man Noti­on nut­zen kann, benennen:

• Wis­sens­ma­nage­ment
• Kun­den­ver­wal­tung (CRM)
• Aufgaben- und Projektverwaltung
• Unter­neh­mens­zie­le & Manage­ment Board
• spe­zi­fi­sche Anwendungsarten

Bevor du dich dar­auf kon­zen­trierst, wel­che Pro­zes­se in dei­nem Unter­neh­men du in Noti­on abbil­den möch­test, emp­feh­len wir dir, eine Meta-Ebene einzunehmen.

In unse­rem Arti­kel “Die Macht des Wis­sens” bie­ten wir dir einen umfas­sen­den Über­blick über das The­ma Wis­sen in Unternehmen.

Wis­sens­ma­nage­ment

Das The­ma Wis­sens­ver­wal­tung soll­te man je aus einer Unter­neh­mens­sicht, wie aus der Sicht für sich als Per­son betrachten.

Wis­sens­ma­nage­ment für Unternehmen

Ein Wis­sens­ma­nage­ment erfasst im Ide­al­fall das gesam­te Wis­sen einer Fir­ma. Klar, zu 100% zu errei­chen ist das kaum. Aber wenn man stra­te­gisch dar­über nach­denkt, erkennt man schnell die Vor­tei­le für ein Unternehmen.

Es ent­la­stet wich­ti­ge Mit­ar­bei­ter, schützt das Unter­neh­men vor Wis­sens­ver­lust, ver­bes­sert die Arbeits­qua­li­tät, ermög­licht ein schnel­le­res Wachs­tum und hilft dabei, unbe­kann­te Zusam­men­hän­ge auf­zu­zei­gen (sie­he Kapi­tel Aufgaben- und Pro­jekt­ver­wal­tung, Absatz 2).

Das Offen­sicht­lich­ste ist, dass man Anlei­tun­gen schreibt und erklärt, mit wel­chen ande­ren Anwen­dun­gen gear­bei­tet wird.

Neben How-Tos und einer Liste aller Anwen­dun­gen soll­ten auch Inhal­te erfasst wer­den, die die Mit­ar­bei­ter betref­fen. Zum Bei­spiel wel­che Arbeits­be­din­gun­gen ange­bo­ten wer­den oder eine Anlei­tung, wie man Urlaub bean­tragt. Des­halb ist es sinn­voll, inner­halb des Fir­men­wi­kis, eine Urlaubs­da­ten­bank zu füh­ren und ein Mit­ar­bei­ter­ver­zeich­nis zu erstel­len. So sind nicht nur die Kon­takt­da­ten erfasst, son­dern auch das fach­li­che Wis­sen und die prak­ti­sche Erfah­rung, die sie im Lau­fe der Zeit in Kun­den­pro­jek­ten gesam­melt haben.

Wis­sens­ma­nage­ment für Personen

Du möch­test dei­ne Lern­ma­te­ria­li­en wie Zei­tungs­ar­ti­kel, Blog­posts, Kur­se und gele­se­ne Bücher syste­ma­tisch erfas­sen, um dein Wis­sen nach­hal­ti­ger aufzubauen.

Eines mei­ner ersten Pro­jek­te mit Noti­on war die Zen­tra­li­sie­rung mei­ner Wis­sens­res­sour­cen. Im Lau­fe der Jah­re hat­te ich E‑Mails abge­legt oder als PDFs gespei­chert, Screen­shots auf mei­nem Com­pu­ter gesam­melt und Noti­zen in Büchern gemacht (ja, ich weiss, das ist ein Sakri­leg). Zudem hat­te ich x‑Dokumente auf Drop­box, mei­nem Com­pu­ter und Goog­le Dri­ve, die mir wich­tig waren.

Das erste Pro­blem dabei ist, dass alles, was man auf die­se Wei­se sam­melt oder gespei­chert hat, rein hier­ar­chisch orga­ni­siert ist und an x‑verschiedenen Orten abge­spei­chert ist. Wenn man nicht weiss, wo etwas liegt oder sich nicht genau an den Ort und den Titel erin­nern kann, hat man kaum eine Chan­ce, den Inhalt wiederzufinden.

Mit Noti­on kannst du die­se Inhal­te nicht nur spei­chern, son­dern du kannst sie direkt über den Brow­ser in die gewünsch­te Daten­bank über­tra­gen. Dort kannst du den Daten­satz mit zusätz­li­chem Kon­text ergänzen.

Dadurch befin­det sich alles an einem Ort und ist durch den Kon­text kata­lo­gi­siert. Die Zei­ten, in denen man eine auf­wän­di­ge Abla­ge­struk­tur pfle­gen muss­te, sind vorbei.

Kun­den­ver­wal­tung

Je nach Art des Unter­neh­mens kann es sinn­voll sein, eine Kun­den­da­ten­bank in Noti­on zu füh­ren. Ins­be­son­de­re wenn die Lei­stungs­er­brin­gung in Form von Pro­jek­ten zen­tra­li­siert wer­den muss, macht eine Kun­den­da­ten­bank (CRM) in Noti­on viel Sinn. Oder eine Anbin­dung mit einer exter­nen CRM-Anwendung, wie Hub­s­pot, Pipedri­ve, Lin­ke­dIn Sales­Na­vi­ga­tor, etc. erschliessen.

In Ergän­zung zu mei­nem vor­he­ri­gen Bei­spiel mit der Mit­ar­bei­ter­da­ten­bank wird jedem Kun­den ein bestimm­ter Mit­ar­bei­ter zuge­wie­sen, um eine ein­heit­li­che Betreu­ung sicherzustellen.

Durch die Erfas­sung des spe­zi­fi­schen Mit­ar­bei­ter­wis­sens im System kann dein Unter­neh­men sowie alle Kol­le­gen die Inter­ak­tio­nen mit Kun­den haben, zen­tral dar­auf zugrei­fen und nach­le­sen. Dadurch bleibt das Wis­sen nicht nur in den Köp­fen der Mit­ar­bei­ter, son­dern wird syste­ma­tisch dokumentiert.

Wenn du ein gros­ses Ver­triebs­team hast und ein stan­dar­di­sier­tes Pro­dukt anbie­test, könn­te eine spe­zia­li­sier­te CRM-Anwendung mög­li­cher­wei­se bes­ser geeig­net sein. In die­sem Fall emp­feh­le ich dir den Arti­kel CRM mit Noti­on zu lesen.

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Aufgaben- und Projektverwaltung

Eine wei­te­re Haupt­an­wen­dung von Noti­on ist die Aufgaben- und Pro­jekt­ver­wal­tung. Damit kannst du nicht nur Auf­ga­ben und Pro­jek­te zen­tral ver­wal­ten, son­dern auch jedem Pro­jekt einen bestimm­ten Mit­ar­bei­ter oder Kun­den zuwei­sen. Du kannst Pro­jekt­un­ter­la­gen mit den ent­spre­chen­den Pro­jek­ten ver­knüp­fen und sie mit Anlei­tun­gen aus dem Wis­sens­ma­nage­ment verbinden.

Auf die­se Wei­se hast du einen schnel­len Über­blick dar­über, wel­che Pro­jek­te bei wel­chem Kun­den umge­setzt wur­den. Wenn Mit­ar­bei­ter durch ein bestimm­tes Pro­jekt spe­zi­fi­sches Bran­chen­wis­sen erlangt haben, kann dies eben­falls im System doku­men­tiert wer­den (=Wis­sens­ma­nage­ment).

Neben Auf­ga­ben und Pro­jek­ten für Kun­den möch­test du auch inter­ne Pro­jek­te im Auge behal­ten. Das kön­nen bei­spiels­wei­se die Ent­wick­lung eines neu­en Pro­dukts oder kon­ti­nu­ier­li­che Content-Produktionen für das Mar­ke­ting sein.

Noti­on ermög­licht es dir, sowohl exter­ne als auch inter­ne Akti­vi­tä­ten zu ver­wal­ten und somit den wich­ti­gen Fort­schritt des Unter­neh­mens im Blick zu behalten.

Im Arti­kel Pro­jekt­ma­nage­ment mit Noti­on gehe ich noch tie­fer auf die Funk­ti­ons­wei­se des Projektmanagement-Systems (PMS) ein und erläu­te­re wei­te­re Details.

Spe­zi­fi­sches PMS: Con­tent Produktion

Die Pla­nung und Pro­duk­ti­on von Marketing-Inhalten ist im Wesent­li­chen ein kom­ple­xes Pro­jekt­ma­nage­ment, mit lang­fri­sti­ger Aus­wir­kung auf das Unter­neh­men und eine zen­tra­le Auf­ga­be des Marketings.

Egal, ob es um die Pla­nung von Blog­bei­trä­gen, die Erstel­lung von News­let­tern, das Bespie­len von Social Media, das Hoch­la­den von YouTube-Videos, das Auf­neh­men von Pod­casts oder das Gewin­nen von Gast­bei­trä­gen geht – all dies kann mit­hil­fe eines Redak­ti­ons­pla­ners in Noti­on orga­ni­siert werden.

Der Redak­ti­ons­pla­ner ermög­licht eine Ver­bin­dung zwi­schen inhalt­li­cher und zeit­li­cher Pla­nung, das Zusam­men­wir­ken von Cross-Promotion und die Ver­wen­dung von Vor­la­gen. Die­ser Anwen­dungs­fall ist so spe­zi­fisch, dass für jeden Kanal eige­ne Vor­la­gen erstellt wer­den kön­nen, um die Pro­duk­ti­on zu beschleunigen.

Spe­zi­fi­sches PMS: Event Planung

Die Event­pla­nung, egal ob es sich um ein­ma­li­ge oder regel­mäs­si­ge Ver­an­stal­tun­gen han­delt, kann durch die Ver­wen­dung eines Systems mit Vor­la­gen opti­miert werden.

Frü­her, als Mar­ke­ting Mana­ger eines Pri­va­te Equi­ty Unter­neh­mens, habe ich für die Event­pla­nung und die Erstel­lung der Unter­la­gen für die Gene­ral­ver­samm­lung, Excel, Word, Power­Point und MS Pro­ject ver­wen­det. Heut­zu­ta­ge könn­te ich die­se Auf­ga­ben spie­lend mit Noti­on erledigen.

Ich könn­te Check­li­sten und Fri­sten erstel­len, mei­nen Kol­le­gen Auf­ga­ben zuwei­sen und alles zen­tral an einem Ort ver­wal­ten. Ich müss­te Doku­men­te und Anwei­sun­gen nicht mehr per E‑Mail ver­sen­den. Zudem wür­de ich sofort sehen, wenn ein Kol­le­ge eine zuge­wie­se­ne Auf­ga­be erle­digt hät­te (oder schlei­fen lässt). Bei Rück­fra­gen könn­te ich die Kom­men­tar­funk­ti­on nut­zen, ohne eine wei­te­re E‑Mail ver­fas­sen zu müs­sen. Aus­ser­dem müss­te ich spä­ter nicht mehr nach der E‑Mail suchen, falls ich einen Follow-up machen möchte.

Spe­zi­fi­sche Anwen­dung: Hochzeitsplanung

Die Hoch­zeits­pla­nung ist eine Her­aus­for­de­rung, da es viel zu tun gibt, vie­le Abhän­gig­kei­ten bestehen und man es nor­ma­ler­wei­se nur ein­mal im Leben durchführt.

Aus die­sem Grund habe ich ein digi­ta­les Pro­dukt spe­zi­ell für die­sen Anwen­dungs­fall ent­wickelt: das Noti­on Wed­ding Plan­ning System.

Die­ses Tem­p­la­te führt Paa­re Schritt für Schritt durch den gesam­ten Pro­zess, damit alles recht­zei­tig erle­digt wird und nichts ver­ges­sen wird. Es bie­tet eine struk­tu­rier­te Über­sicht über alle wich­ti­gen Aspek­te der Hoch­zeits­pla­nung, wie bei­spiels­wei­se die Aus­wahl der Loca­ti­on, das Erstel­len einer Gäste­li­ste, die Orga­ni­sa­ti­on von Cate­ring und Deko­ra­ti­on, die Pla­nung der musi­ka­li­schen Unter­hal­tung und vie­les mehr.

Mit dem Noti­on Wed­ding Plan­ning Tem­p­la­te haben Paa­re einen prak­ti­schen Leit­fa­den an der Hand, der ihnen hilft, den Über­blick zu behal­ten und ihre Hoch­zeit stress­frei zu planen.

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Unter­neh­mens­zie­le & Manage­ment Board

Nach­dem die Grund­la­gen der Aufgaben- und Pro­jekt­ver­wal­tung sowie der Kun­den­da­ten­ver­wal­tung (CRM) geschaf­fen wur­den, kann man sich an den Über­bau der Unter­neh­mens­zie­le und/oder ein Manage­ment Board wagen.

Die Inte­gra­ti­on von Unter­neh­mens­zie­len und einem Manage­ment Board in Noti­on schafft eine umfas­sen­de Platt­form für die stra­te­gi­sche Aus­rich­tung, die Zusam­men­ar­beit und das Moni­to­ring des Unternehmenserfolgs.

Unter­neh­mens­zie­le

Unter­neh­mens­zie­le sind von ent­schei­den­der Bedeu­tung, um eine kla­re Rich­tung für das gesam­te Unter­neh­men vor­zu­ge­ben. Mit Noti­on kön­nen die­se Zie­le defi­niert, ver­folgt und mit den ent­spre­chen­den Auf­ga­ben und Pro­jek­ten ver­knüpft wer­den. Dadurch ent­steht eine ganz­heit­li­che Sicht auf die Unter­neh­mens­ent­wick­lung und es wird ermög­licht, dass alle Team­mit­glie­der die Zie­le im Blick behal­ten und aktiv dar­an arbei­ten können.

Es macht wenig Sinn, wenn man sich aus­schliess­lich dem Tages­ge­schäft von Auf­ga­ben und Pro­jek­ten wid­met und kaum Gedan­ken inve­stiert, wohin sich das Unter­neh­men (oder du als Pri­vat­per­son) ent­wickeln soll. Damit dein Busi­ness nicht ein klei­nes Schiff­chen in einem Meer mit gros­sen Wel­len bleibt, setzt man sich Unter­neh­mens­zie­le die zwei Haupt­ka­te­go­rien umfassen:

• wo wol­len wir noch bes­ser wer­den und
• für wen wol­len wir unser Bestes geben.

Die Unter­neh­mens­zie­le kön­nen jähr­lich erfasst und pro Quar­tal für die Aus­füh­rung zusam­men­ge­fasst werden.

Noti­on bie­tet eine Platt­form, um die­se Zie­le zu doku­men­tie­ren, den Fort­schritt zu ver­fol­gen und die ent­spre­chen­den Maß­nah­men und Pro­jek­te zu pla­nen. Durch die Ver­knüp­fung der Zie­le, Resul­ta­ten und Pro­jek­ten wird eine direk­te Aus­rich­tung auf die Ziel­er­rei­chung gewährleistet.

OKR Noti­on

Nur Zie­le zu set­zen und dar­aus Pro­jek­te und Jah­res­tä­tig­kei­ten fest­zu­le­gen, wird schwam­mi­ge Resul­ta­te lie­fern. Es braucht auch Mess­kri­te­ri­en. Des­halb ist es sinn­voll, Unter­neh­mens­zie­le nach einem Frame­work wie OKR (Objec­ti­ves Key Results), fest­zu­le­gen, damit alle Per­so­nen und auch Fol­ge­jah­re nach dem glei­chen Muster vorgehen.

Wer will, und das ist vor allem für Klein­be­trie­be inter­es­sant, kann dar­über noch eine Visi­ons­ebe­ne schal­ten, damit sein War­um abbildet.

Manage­ment Board

Ein Manage­ment Board bie­tet eine Platt­form für die Zusam­men­ar­beit und die stra­te­gi­sche Aus­rich­tung des Unter­neh­mens. Hier kön­nen wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen getrof­fen, Maß­nah­men geplant und Fort­schrit­te über­wacht wer­den. Noti­on ermög­licht die Erstel­lung eines Manage­ment Boards, das wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen über den gesam­ten Workspace zusammenzieht.

Das kann in Form von Charts sein oder agg­re­gier­ten Daten, damit schnell eine Aus­sa­ge gefällt wer­den kann, wo sich das Unter­neh­men gera­de befin­det und kann die Mit­ar­bei­ter­füh­rung effi­zi­en­ter gestalten.

Ein Manage­ment Board wird in der drit­ten Pha­se eines Workspace-Entwicklung imple­men­tiert. Es benö­tigt einen sau­ber struk­tu­rier­ten Unter­bau, damit Infor­ma­tio­nen sau­ber agg­re­giert wer­den können.

Ein Manage­ment Board kann Ausa­gen lie­fern wie:

• Wel­cher Umsatz ist zu erwarten?
• Wel­che fixen und varia­blen Kosten ste­hen an?
• Wel­che Kun­den brin­gen den gröss­ten Umsatz?
• Wo ste­hen wir gesamt­haft mit unse­ren Kundenprojekten?
• Wie haben sich unse­re Marketing-Aktivitäten, basie­rend auf defi­nier­ten Metri­ken, in den letz­ten Mona­ten entwickeln?

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Spe­zi­al­an­wen­dun­gen mit Notion

Kun­den­por­tal mit Notion

Unse­re Bera­tungs­kun­den erhal­ten jeweils ihr eige­nes Kun­den­por­tal. Wenn wir an einem Pro­jekt arbei­ten, Fra­gen stel­len oder Auf­trä­ge ertei­len, geschieht dies alles zen­tral über das Kundenportal.

Der Kun­de, wie wir, haben dar­auf Zugriff und müs­sen nicht mehr auf E‑Mail oder Slack Kom­mu­ni­ka­ti­on ausweichen.

In unse­rem Kun­den­por­tal hin­ter­le­gen wir Ver­trä­ge, Kon­zept­do­ku­men­te, Min­damps, etc. aber auch Mee­ting Agen­den und spä­ter die Video­auf­nah­men dazu.

Für den Kun­den nicht ersicht­lich, blen­den wir im Kun­den­por­tal unse­re Ressourcen-Datenbank ein und kön­nen so schnell und unkom­pli­ziert wei­te­re Lern­quel­len teilen.

Nach dem glei­chen Prin­zip haben wir ein Coa­ching OS (Link führt zu unse­rer Eng­li­schen Web­sei­te) für Life Coa­ches und Bera­ter ent­wickelt, damit sie ihre Kun­den zen­tral aus Noti­on betreu­en können.

Web­sei­ten mit Notion

Rich­tig gele­sen, du kannst jede Noti­on Sei­te sofort frei­schal­ten und zu einer Web­sei­te wer­den lassen.

Du kannst aber noch wei­ter­ge­hen und über einen eige­nen Domain die Inhal­te von Notion-Seiten als eige­ne Web­sei­te dar­stel­len las­sen. So wird Noti­on zur CMS (Con­tent Manage­ment System) Alternative.

Wenn du tech­nisch nicht affin bist und schnell eine Noti­on Web­sei­te baue willst, dann ist eine Web­sei­te mit Noi­ton sehr ein­fach und schnell zu realisieren.

Du kannst auch zuerst mit einer sol­chen Notion-Webseite star­ten und spä­ter immer noch auf Word­Press, Web­flow, o.ä wech­seln. In die­sem Fall dient dann die Notion-Webseite als Vor­la­ge für die neue.

Kur­se mit Notion

Du willst schnell und gün­stig einen Kurs in Noti­on anbie­ten? Geht!

Du ent­wickelst Inhal­te und lädst Kun­den über die Gäste­funk­ti­on oder als Mit­glie­der auf den Kurs ein. Das Tol­le dar­an ist, dass man sehr schnell Inhal­te erstellt hat und das müh­se­li­ge Copy/Paste in ein Kurs­por­tal entfällt.

Kurs­ver­wal­tung mit Notion

Dein Busi­ness­mo­dell ist ein Schu­lungs­un­ter­neh­men, live vor Ort oder alles online, und du möch­test end­lich dei­ne Teil­neh­men­den sau­ber verwalten.

Die Kurs­ver­wal­tung inner­halb von Noti­on ist eine Kom­bi­na­ti­on aus CRM- und Dokumentationsfunktionen.

Da ist es doch sehr ange­nehm, dass man via Auto­ma­ti­on neue Kun­den auto­ma­tisch ins System über­trag, mit dem gekauf­ten Pro­dukt ver­linkt und spä­ter deren Feed­back nicht nur ein­holt, son­dern mit dem Kun­den­ein­trag verlinkt.

Lead Magnets

Anstel­le eines PDFs oder einer E‑Mail Serie, kön­nen Lead Magnets in Noti­on gestal­tet wer­den und jede Sei­te mit der Öffent­lich­keit geteilt werden.

Will man den Con­tent ver­bes­sern, ist dies schnel­ler getan, als wenn es ein PDF gelie­fert wird oder die­ser Bestand­teil einer E‑Mail Serie ist.

Man kann auch sein Lead­ma­gnet mehr­tei­lig machen und mit einer E‑Mail-Marketing-Automatisierung kom­bi­nie­ren. So dass der poten­ti­el­le Kun­de mit jedem E‑Mail einen Link auf eine dezi­dier­te Notion-Seite gelie­fert bekommt.

Selbst­füh­rung und Life OS

Dank der gros­sen Fle­xi­bi­li­tät von Noti­on, eig­net es sich auch her­vor­ran­ged als Selbst­füh­rungs­werk­zeug. Man kann es fort­lau­fend auf sich anpas­sen und kann so mit dem per­sön­li­chen Wachs­tum spie­lend mit­hal­ten. Eine Vor­va­ri­an­te des­sen ist z.B. ein Gewohn­heits­tracker.

Du kannst es bis zum eige­nen hoch­per­sön­li­chen Life Ope­ra­ting System ent­wickeln. Die­ser Anwen­dungs­fall ver­webt für Unter­neh­me­rIn­nen ihre pri­va­ten wie geschäft­li­chen Lebens­an­tei­le an einem Ort.

Ide­al für die Men­schen, wo ihr Busi­ness­er­folg stark von ihrem Wohl­be­fin­den abhän­gig ist oder pro­duk­ti­ver wer­den wollen.

So vie­le Möglichkeiten!

Du siehst, mit Noti­on lässt sich extrem vie­les umset­zen. Hier haben wir natür­lich nur eini­ge Funk­ti­ons­wei­sen erläu­tert und in einem mass­ge­schnei­der­ten Pro­jekt, wird ein Workspace noch viel spe­zi­fi­scher entwickelt.

Aber vor allem ent­wickeln wir alle Funk­ti­ons­wei­se zu einem ein­heit­li­chen System und schu­len alle Mitarbeiter.

Wir hof­fen, dass dir die­ser Arti­kel einen guten Abriss über die Mög­lich­kei­ten von Noti­on gege­ben hat. Kon­tak­tie­re uns nun für ein unver­bind­li­ches Erstgespräch.