Cus­to­mer Rela­ti­on­ship Manage­ment mit Notion

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Was wird unter CRM verstanden?

Ein CRM, aus­for­mu­liert Cus­to­mer Rela­ti­on­ship Manage­ment, ist die akti­ve Ver­wal­tung von Kun­den­be­zie­hun­gen. Auf Neu­deutsch Kun­den­be­zie­hungs­ma­nage­ment für die struk­tu­rier­te Bezie­hungs­pfle­ge, die Doku­men­ta­ti­on von Inter­ak­tio­nen mit poten­zi­el­len sowie exi­stie­ren­den Kun­den, Influen­cern und Schlüsselpersonen.

Ein CRM System unter­stützt Unter­neh­men, Solo­pre­neu­re und Teams mit ihren Kon­tak­ten aktiv in Ver­bin­dung zu blei­ben. In der Fol­ge kön­nen Arbeits­ab­läu­fe und Pro­duk­te ver­bes­sert und die Ren­ta­bi­li­tät gestei­gert werden.

Ein CRM System muss also nicht nur die Neu­kun­den­ge­win­nung im Fokus haben. Mit Noti­on kann man ein CRM bau­en, das den Kun­den ins Zen­trum der Lei­stungs­er­brin­gung setzt.

Egal ob die Lei­stungs­er­brin­gung lau­fend, z. B. mit monat­li­cher Ser­vice­lei­stung, oder pro­jekt­ba­siert, z. B. Bera­tungs­man­dat, neue Web­sei­te, Kurs­teil­nah­me, erfolgt – Noti­on bringt die Fle­xi­bi­li­tät ein CRM nach sei­nem Business-Modell zu gestalten.

Cus­to­mer Rela­ti­on­ship Manage­ment mit Notion

In die­sem Arti­kel erläu­te­re ich was die drei Ebe­nen eines CRM aus­ma­chen und anschlies­send wie man ein CRM in Noti­on baut.

Die CRM Noti­on Anlei­tung fin­dest du im zweit­letz­ten Kapi­tel.

Begriff-Assoziierungen

Mei­stens asso­zi­iert man unter dem Begriff CRM eine Anwen­dung, die für das Lead Manage­ment im Verkauf/Vertriebsmanagement ein­ge­setzt wird. Das kommt wohl daher, dass dies ein lukra­ti­ver Markt ist und vie­le spe­zia­li­sier­te Anwen­dun­gen für die­sen Pro­zess, wie z. B. Sales­force, Zoho, etc., ange­bo­ten werden.

Der Begriff CRM umfasst aber mehr als eine rei­ne Appli­ka­ti­on. Es ist ein abstrak­tes Kon­strukt wor­in Kun­den­da­ten, Inter­ak­tio­nen, Lei­stungs­er­brin­gung, Pro­jek­te, etc. unter einem Dach zuein­an­der in Rela­ti­on ste­hen. Ziel ist es Bezie­hun­gen zu pfle­gen und intern Nach­voll­zieh­bar­keit zu schaf­fen. Der Begriff CRM wird in drei Kon­tex­ten verwendet:

CRM als Strategie

Man will als Unter­neh­men Per­so­nen ins Zen­trum stel­len, sei­ne Akti­vi­tä­ten danach aus­rich­ten und nach­voll­zie­hen kön­nen. Oft wird hier von einer 360 Grad Kun­den­an­sicht gesprochen.

CRM als Prozess

Ein CRM ist nie aus­schliess­lich eine pipeline-zentrische Anwen­dung für Sales-Abteilungen, son­dern bil­det kunden-zentrische Pro­zes­se ab.

Oft ist es der Fall, dass ein Unter­neh­men kunden-zentrische Pro­zes­se abbil­den will, aber an zwei Din­gen schei­tert: Pro­zes­sun­klar­heit und Daten­si­los. Wobei Letz­te­res eine  Fol­ge der Pro­zes­sun­klar­heit ist.

Die Orga­ni­sa­ti­on von Arbeits­ab­läu­fen ist zuerst eine Iden­ti­fi­ka­tios­ar­beit: was läuft nicht gut, was könn­te ver­bes­sert wer­den, wer­den die Abläu­fe doku­men­tiert, von wem, wie oft  wer­den sie kon­trol­liert und sind dies Abläu­fe ande­ren zugäng­lich, wie auch bekannt?

Mit einer Busi­ness­ana­ly­se wer­den nicht nur exi­stie­ren­de Pro­zes­se und Werk­zeu­ge ana­ly­siert, son­dern auch die bestehen­den Daten­quel­len. Die­se drei Fak­to­ren: Pro­zess­klar­heit, Ort, Qua­li­tät und Orga­ni­sa­ti­on der Daten sowie geeig­ne­te Appli­ka­tio­nen füh­ren zu einem erfolg­rei­chen CRM System.

CRM als Appli­ka­ti­on und Technologie

Mei­stens ver­steht man dar­un­ter eine CRM-Applikation die mit gewis­sen Funk­tio­nen aus­ge­stat­tet ist. z. B. ein Kon­takt­ma­nage­ment, Bewe­gung durch Sales-Funnel ver­fol­gen, Inter­ak­tio­nen doku­men­tie­ren, etc.

Begriff: CRM System

Ich fas­se die drei Fak­to­ren, Stra­te­gie, Pro­zess und Appli­ka­ti­on unter dem Begriff CRM System zusammen.

Anwen­dungs­be­rei­che

CRM Kern­funk­ti­on

In sei­nem Kern besteht ein CRM aus zwei Kom­po­nen­ten; den Kun­den­da­ten und das Fest­hal­ten von Interaktionen.

In den Kun­den­da­ten wer­den Infor­ma­tio­nen wie E‑Mail, Vor- und Nach­na­me, Tele­fon, Geburts­tag, Adres­se, Foto, Kate­go­rie, etc. erfasst – alles sta­ti­sche Infor­ma­tio­nen, die immer nur die Gegen­wart abbil­den sol­len oder sich kaum ändern. Sie­he dazu CRM-Basis-Funktionen.

Die Inter­ak­tio­nen sind Kon­takt­punk­te die sich über die Zeit mit einem Kon­takt erge­ben. Das kön­nen Tele­fo­na­te, Sit­zun­gen, Kor­re­spon­den­zen wie E‑Mails, etc. sein.

Nicht zur Kern­funk­ti­on gehö­ren Auf­ga­ben oder ToDos – obwohl die­se sehr eng zum Kon­takt gehö­ren – sie sind eine Fol­ge eines Kon­takt­punk­tes. Daher emp­feh­le ich Inter­ak­tio­nen, als Doku­men­tie­rung zu sehen und Auf­ga­ben mit­tels Auf­ga­ben­ver­wal­tung zu organisieren.

Möch­test du gleich mit einem mini­ma­li­sti­schen CRM star­ten? Dann sprin­ge zur CRM Anlei­tung wei­ter unten. Oder lade die mini­ma­li­sti­sche Vor­la­ge run­ter oder erwer­be das KMU-OS herunter.

Gleich mit einem CRM loslegen

Ver­lie­re poten­zi­el­le Kun­den nicht mehr aus den Augen und ver­giss kei­ne Geburts­ta­ge mehr!

CRM für Marketing

Wer­den Kon­tak­te durch Marketing-Aktivitäten wie Kam­pa­gnen bewirt­schaf­tet, kom­men wei­te­re Daten­ban­ken zur CRM Kern­funk­ti­on hin­zu. Hier emp­feh­le ich Kam­pa­gnen mit­tels einer Pro­jekt­da­ten­bank zu orga­ni­sie­ren. Kam­pa­gnen, wie Pro­jek­te, haben einen Anfang und ein Ende.

Eine sol­che Kam­pa­gne kann z. B. der Ver­sand eines Pro­duk­tes zur Bewer­tung durch einen VIP oder zur Bewer­tung einer Dienst­lei­stung durch einen Influen­cer sein.

Zum Zeit­punkt die­ses Arti­kels, August 2022, emp­feh­le ich Noti­on nicht für E‑Mail Mar­ke­ting Kam­pa­gnen zu ver­wen­den – die­se spe­zia­li­sier­ten Tools war­ten mit Funk­tio­nen auf, wie z. B. E‑Mail Mas­sen­ver­sand, Öff­nungs­ra­ten, etc., die Noti­on (noch) nicht bewäl­ti­gen kann.

Die CRM-Kernfunktion wird also um eine Projektmanagement-Funktion erwei­tert. Das hat den Vor­teil, dass man aus bei­den Rich­tun­gen die Infor­ma­tio­nen betrach­ten kann.

Eine Per­spek­ti­ve zeigt alle Kam­pa­gnen an, die­se kön­nen nach Bedarf aufs aktu­el­le Jahr oder Kampagnen-Phase gefil­tert wer­den. Aus der Per­spek­ti­ve der Kon­tak­te sieht man wer in wel­che Kam­pa­gnen invol­viert war.

Eine Direk­t­er­fas­sung von Kampagnen-Daten pro Kon­takt emp­feh­le ich nicht. Die Daten sind fix mit dem Kon­takt­da­ten­satz “ver­klebt”. Dadurch las­sen sich Daten nicht über­grei­fend fil­tern und kei­ne Aus­sa­gen abge­lei­tet werden.

Für ein dyna­mi­sches Noti­on CRM müs­sen die Kom­po­nen­ten, wie Kon­tak­te, Inter­ak­tio­nen, Kam­pa­gnen, etc. in sepa­ra­ten Daten­ban­ken geführt und unter­ein­an­der ver­knüpft werden.

CRM für Kundenservice

Der Kun­den­ser­vice ist oft ein Rekla­ma­ti­ons­ma­nage­ment oder hat eine Helpdesk-Funktion. Mei­stens wird hier ein Ticke­ting System ver­wen­det, im spe­zi­el­len Software-Unternehmen kön­nen damit Bugs und Kun­den­wün­sche nachverfolgen.

Ein CRM mit Noti­on für den Kun­den­ser­vice ver­wen­det ent­we­der die Inter­ak­ti­ons­da­ten­bank (wie oben erläu­tert unter CRM Kern­funk­ti­on), falls nicht ander­wei­tig bereits genutzt, und erwei­tert die­se zu einer Art Ticketing-System.

Dabei wür­de ich ein Auge auf die Men­ge der Ein­trä­ge wer­fen. Je höher die Men­ge von Vor­fäl­len, umso mehr drängt sich eine sepa­ra­te Daten­bank und eine Kate­go­ri­sie­rung der Ein­trä­ge auf. Das stellt sicher, dass man die Men­ge ein­deu­ti­ger nach The­men­ge­bie­ten auf­tei­len kann und somit frü­her erken­nen kann, wo etwas “brennt”.

CRM für Ver­trieb (Sales)

Neben der CRM-Kernfunktion will der Betrieb wis­sen, wo ein poten­zi­el­ler Kun­de auf sei­ner Rei­se mit uns steht. Oft wird dem poten­zi­el­len Kun­den ein Sta­tus auf die­ser Rei­se ver­ge­ben. Oft über­se­hen, dass der Kun­de in Bezug zu einem Pro­dukt oder einer Dienst­lei­stung einen “Rei­se­sta­tus” hat.

Das führt dazu, dass auf der Kon­takt­da­ten­bank ein wei­te­res Sta­tus­feld hin­zu­ge­fügt wird. Sobald ein wei­te­res Ange­bot hin­zu­kommt, müss­te ein wei­te­res Sta­tus­feld für das neue Pro­dukt hin­zu­fü­gen. Das wird mit der Zeit unüber­sicht­lich, den man möch­te viel­leicht auch wis­sen wel­cher Mit­ar­bei­ter damals den Kun­den zum Pro­dukt führ­te. Das Ver­men­gen von Daten führt zu Unüber­sicht­lich­keit und schlech­te­rer Nachvollziehbarkeit.

Für die­sen Fall emp­feh­le ich eine Produkt-Datenbank anzu­le­gen sowie eine Daten­bank die den Sales Pro­zess abbil­det. Letz­te­re ist das Bin­de­glied zwi­schen Kun­den­da­ten­bank und Produkt-Datenbank. Die­ses Set­up berück­sich­tigt, dass die Inhal­te die­ser Daten­ban­ken recht sta­tisch sind und die Sales-Prozess-Datenbank sehr vola­til ist.

Man kann es mit einem Lebens­mit­tel­ge­schäft ver­glei­chen. Die Pro­duk­te sind in Kate­go­rien und nicht nach Rezept­zu­ta­ten geordnet.

Mit Noti­on, wie mit ande­ren Datenbank-Systemen auch, ord­net man die Daten nach Kate­go­rien. Die Stär­ke, und gros­ses Unter­schei­dungs­merk­mal, von Noti­on ist, dass es die Inhal­te nach Rezep­ten dar­stel­len kann. Dies kann nach Bedarf mit­tels Dash­boards abge­bil­det werden.

CRM für Human Resources

Jede neue aus­ge­schrie­be­ne Stel­le kann als Pro­jekt betrach­tet wer­den. Mit jeder erfolg­rei­chen Stel­len­be­set­zung endet das Projekt.

Neben der CRM Kern­funk­ti­on erwei­tert man die­ses um ein HR Pro­jekt­ma­nage­ment, Intra­net und Onboarding.

Mit einem HR Pro­jekt­ma­nage­ment sieht man pro Kan­di­dat wo sich die­ser im Bewer­bungs­pro­zess befin­det und aus Per­spek­ti­ve der Stel­len­be­set­zung wo jeder Kan­di­dat steht. Pro Kan­di­dat kön­nen Doku­men­te hin­ter­legt sowie die Ein­schät­zung der Linie und HR selbst erfasst werden.

CRM für Freelancer

Das Kern­ge­schäft von Free­lan­cern ist die Pro­jekt­ar­beit. Unab­hän­gig von der Rol­le, wie Ent­wick­ler, Bera­ter, Coach, etc. emp­fiehlt sich die CRM Kern­funk­ti­on durch ein Projekt-Modul zu erweitern.

Sol­len die Kun­den Zugriff auf die Inhal­te in Noti­on haben, emp­feh­le ich ein Kun­den­por­tal anzulegen.

CRM für (Online) Kursanbieter

Willst du den Über­blick haben wel­che Lead­ma­gnets und Ange­bo­te du hast? Manch­mal ist es ja auch so, dass einem sehr guten Lead­ma­gnet ein Kurs­an­ge­bot wird. Oder man will wis­sen wel­che Lead­ma­gnets zu wel­chen Ange­bo­ten füh­ren sollen.

Bei einem Online Busi­ness launcht man dann irgend­wann ein Ange­bot und damit gehen sehr vie­le Vor­be­rei­tungs­ar­bei­ten, Gast­auf­trit­te und Laun­ches einher.

Das will man dann alles an einem Ort und sau­ber orga­ni­siert haben.

Dafür erwei­tert man die CRM Kern­funk­ti­on, die Kun­den­da­ten beinhal­ten Kurs­teil­neh­men­de, um ein Pro­jekt­ma­nage­ment mit Auf­ga­ben­ver­wal­tung sowie eine Pro­dukt­da­ten­bank (kosten­lo­se und kosten­pflich­ti­ge Angebote).

CRM für Know­ledge Worker

Bist du jemand der durch sei­ne Exper­ti­se und Marketing-Aktivitäten Kun­den gewinnt? Viel­leicht beinhal­ten dei­ne Akti­vi­tä­ten einen Blog, You­Tube Vide­os, Pod­casts und die Wei­ter­ver­tei­lung über Social-Media-Kanäle.

Du gewinnst also eher indi­rekt dei­ne Kun­den – sie ent­decken dich und ent­schei­den sich mit dir zusammenzuarbeiten.

Für eine sol­che Aus­gangs­la­ge emp­feh­le ich den Fokus zuerst auf das Content-Management 

zu legen. Die­ses ist in sich ein hoch­spe­zi­fi­sches Pro­jekt­ma­nage­ment. Sobald man im Gespräch mit poten­zi­el­len Kun­den ist, benö­tigt es die CRM Kern­funk­ti­on und wenn es zu einem Auf­trag kommt, je nach Art der Tätig­keit, ein wei­te­res Projektmanagement-System für die Lei­stungs­er­brin­gung. Gege­be­nen­falls noch zu ergän­zen mit einem Kun­den­por­tal, wenn die Kun­den Auf­ga­ben ertei­len, Meeting-Agenden zen­tral orga­ni­siert und Pro­jekt­plä­ne hin­ter­legt wer­den sollen.

CRM Klein­un­ter­neh­men & Kleinteams

Eig­net sich ein CRM für Klein­un­ter­neh­men oder Klein­teams? Ja unbe­dingt! Denn oft sind die “Klei­nen” mit ihren Pro­zes­sen eine Min­der­heit, wes­halb es für sie kei­ne all­um­fas­sen­den (bezahl­ba­ren) Lösun­gen gibt. Die Zei­ten sind defi­ni­tiv vor­bei, wo man sich als Klein­un­ter­neh­men mit Naja-Anwendungen zufrie­den­ge­ben muss­te, Pro­zes­se nicht in einem Tool abge­bil­det wer­den kön­nen und Daten­si­los ent­ste­hen, weil nur Teil­aspek­te der jewei­li­gen Appli­ka­ti­on benö­tigt werden.

Aber zum Glück gibt es Noti­on und es kön­nen KMU spe­zi­fi­sche Anwen­dun­gen gebaut werden!

Je nach Aus­gangs­la­ge und Business-Modell kom­bi­niert man die CRM Kern­funk­ti­on, um den Anwen­dungs­be­reich wie in den vor­her­ge­hen­den Kapi­teln erläutert.

Als Klein­un­ter­neh­men soll­te man sich von Beginn an ein System bau­en, das einem fle­xi­bel schal­ten und wal­ten lässt. Das ist ja die eigent­li­che Stär­ke von Klein­un­ter­neh­men: Agilität

Die­se Agi­li­tät, fin­de ich, soll­te sich auch in den ver­wen­de­ten Anwen­dun­gen wider­spie­geln. Die eige­nen Pro­zes­se kön­nen dank der Fle­xi­bi­li­tät von Noti­on bedarfs­ge­recht abge­bil­det wer­den. Und man baut Vor­ne­weg mit dem Ziel der Ska­lier­bar­keit. Für Klein­un­ter­neh­men bedeu­tet die Kom­bi­na­ti­on von Agi­li­tät und Ska­lier­bar­keit, Schnel­lig­keit und Wen­dig­keit von Anfang an in einem CRM System einzubauen.

Egal ob man als Solo­pre­neur mit ande­ren Free­lan­cern oder als fixes Team zusam­men­ar­bei­tet, mit Noti­on kann man sein CRM System so bau­en, dass sich nach die­sen spe­zi­fi­schen Bedürf­nis­sen ausrichtet.

Der Schlüs­sel zum Erfolg dazu liegt in der Prozessklarheit.

Mit einem zen­tra­len Ansatz sind alle Infor­ma­tio­nen, Auf­ga­ben, Pro­jek­te und Anlei­tun­gen an einem Ort und unter­stüt­zen dei­ne Arbeits­wei­se. Ent­wirf dein System so, damit es dich ent­la­stet und die Zusam­men­ar­beit von selbst orga­ni­siert (weil es bereits so designt wurde).

Das ver­schafft dir men­ta­len Frei­raum, damit du auch die Wei­ter­ent­wick­lung dei­nes Busi­ness struk­tu­iert und geplant wei­ter­ver­fol­gen kannst.

Your mind is for having ide­as, not hol­ding them.

David Allen, Aut­hor von Get­ting Things Done

Ent­wick­lungs­pro­zess zum eige­nen CRM

Je bes­ser man sei­ne Pro­zes­se ver­steht, und idea­ler­wei­se auch doku­men­tiert hat, umso ein­fa­cher gestal­tet sich die Ent­wick­lung eines eige­nen CRM Systems.

Je mehr Pro­zess­klar­heit besteht, umso leich­ter kann man bereits mit einem mini­ma­li­sti­schen Ansatz ein gutes Cus­to­mer Rela­ti­on­ship Manage­ment System in Noti­on bauen

Der Vor­teil von Noti­on ist sei­ne gros­se Fle­xi­bi­li­tät, sodass man kei­ne Beden­ken haben muss, dass ein in Stein gemeis­sel­tes System ent­wickelt. Das System bleibt adap­tier­bar, unab­hän­gig davon, ob neue Bedürf­nis­se hin­zu­kom­men, sich der Kun­den­fo­kus ändert oder die Pro­zess­klar­heit zuge­nom­men hat.

Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät lässt einem für die Zukunft Spiel­raum für Anpas­sun­gen. Als NoCode Tool inve­stiert man ver­gleichs­wei­se wenig Zeit ins Pro­gram­mie­ren. Dabei kon­zen­triert man sich auf die abstrak­te Ebe­ne wo man Daten­mo­del­le ent­wirft und muss kei­ne Pro­gram­mier­spra­che beherr­schen um die­ses Modell umzusetzen.

Auch wenn Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät Druck im Vor­feld raus­nimmt, soll­te man sich den­noch ein paar Fra­gen vor­her stel­len. Du willst ja nicht in eine Rich­tung sprin­ten und mer­ken, dass du aufm Holz­pfad gelan­det bist.

Mach es Sinn ein CRM mit Noti­on zu bauen?

Die Ant­wort auf die­se Fra­ge hängt von vier Fak­to­ren ab:

• Wie vie­le Per­so­nen sol­len damit arbeiten?
• Was soll das CRM in Noti­on tun?
• Was für ein Volu­men an Daten­sät­zen wird es geben?
• Mit wel­chen Daten sol­len Kun­den­da­ten ergänzt/erweitert werden?

Wer wird das CRM-Tool nutzen?

Wel­che Teams das System nut­zen wer­den, defi­niert wel­che Funk­tio­nen benö­tigt wer­den. Sind es meh­re­re Teams besteht die Chan­ce, Über­schnei­dun­gen zu erken­nen und Syn­er­gien zu nutzen.

Kom­ple­xi­tät vs Einfachheit

Ich bin der Ansicht, dass man stets mini­ma­li­stisch star­ten soll. Mit Noti­on beginnst du mit einem ein­fa­chem CRM Set­up und ent­wickelst es spie­lend weiter.

Frü­her muss­te man in einem auf­wän­di­gen Ana­ly­se­pro­zess die bestehen­den Pro­zes­se und Daten­quel­len ana­ly­sie­ren, Feh­ler im bestehen­den System genau ver­or­ten, um erst im Anschluss ein System zu entwickeln.

Was so oder so bleibt: wenn sich Teams nicht über die genaue Zusam­men­ar­beit im Kla­ren sind und bis jetzt in Daten­si­los gear­bei­tet haben, dann benö­tigt es hier eine Orga­ni­sa­ti­ons­be­ra­tung – vor der eigent­li­chen Pro­jekt­ana­ly­se, geschwei­ge denn einer Ent­wick­lung einer Kundendatenbank.

Sind sich Teams noch nicht gewohnt zen­tra­li­siert zu arbei­ten oder ist das Unter­neh­men noch in der Wand­lungs­pha­se zu mehr Digi­ta­li­sie­rung, muss umso mehr auf eine Orga­ni­sa­ti­ons­be­ra­tung gesetzt werden.

Digi­ta­li­sie­rung hat im Kern sehr viel mit Kul­tur­ver­än­de­rung und Team-Dynamik zu tun. Das ist nichts, dass von oben ver­ord­net wer­den kann. Die­se Ver­än­de­rung muss aus sich ent­ste­hen. Trei­ben­de Kraft sind Teams und Mit­ar­bei­ter die den Nut­zen für sich und das Unter­neh­men ver­ste­hen und eine bes­se­re Aus­gangs­la­ge anstre­ben. Zum Glück kann die­se Ver­än­de­rung mit kom­pe­ten­ter exter­ner Beglei­tung in Gang gebracht werden.

Ich emp­feh­le eine sau­be­re Aus­le­ge­ord­nung vor­zu­neh­men, um so viel Pro­zess­klar­heit wie mög­lich zu gewin­nen. Ein guter Mess­grad dabei ist, wenn Aus­sen­ste­hen­de Pro­zes­se nicht auf Anhieb ver­ste­hen oder nicht ver­ste­hen, wie Teams zusam­men­ar­bei­ten, dann ist die Pro­zess­klar­heit ent­spre­chend tief.

Ska­lier­bar­keit

Hält das CRM dem Wachs­tum dei­nes Unter­neh­mens stand? Kommt dar­auf an was du willst! Seit Mai 2021 steht für Noti­on eine API zur Ver­fü­gung. Das bedeu­tet, dass die Zusam­men­ar­beit mit ande­ren Appli­ka­tio­nen über Auto­ma­ti­sie­rungs­an­wen­dun­gen wie Auto­ma­te, Zapier, Inte­gro­mat mög­lich ist.

Zum Zeit­punkt die­ses Arti­kels (August 2021) ste­hen in Noti­on kei­ne Web­hooks zur Ver­fü­gung. Das heisst, dass Noti­on nicht aus sich selbst Aktio­nen aus­lö­sen kann und die Auto­ma­ti­sie­rungs­an­wen­dun­gen Noti­on nach “Trig­gern” (Aus­lö­ser) in regel­mäs­si­gen Abstän­den abscannt.

Das hat zwei Nach­tei­le; die­se Abfra­gen benö­tigt ein ent­spre­chen­des Abruf­vo­lu­men im gewähl­ten Abo­plan und zwei­tens gibt es immer eine Ver­zö­ge­rung bis eine Auto­ma­ti­sie­rung aus­ge­löst wird.

Hier ist eine Balan­ce zu fin­den zwi­schen der Häu­fig­keit der Abfra­ge durch die Auto­ma­ti­sie­rungs­an­wen­dung und dem Wunsch die Auto­ma­ti­sie­rung so schnell wie mög­lich aus­füh­ren zu lassen.

Mit Auto­ma­ti­sie­rungs­an­wen­dun­gen lässt sich Noti­ons Funk­ti­ons­wei­se erwei­tern und noch bes­ser auf die eige­nen Ansprü­che anpas­sen. Ganz so easy ist das Gan­ze nicht. Einer­seits müs­sen die Auto­ma­ti­sie­run­gen mit Bots pro­gram­miert wer­den und noch viel wich­ti­ger, doku­men­tiert und regel­mäs­sig auf deren kor­rek­tes Funk­tio­nie­ren über­prüft werden.

Die Ska­lier­bar­keit bringt also nicht nur mehr Funk­ti­ons­mög­lich­kei­ten, son­dern bedeu­tet auch, dass die­se Erwei­te­run­gen unter­hal­ten wer­den müssen.

Kosten ver­glei­chen

Im Gegen­satz zu spe­zia­li­sier­ten Anwen­dun­gen wie Zoho oder Sales­force ist Noti­on eini­ges gün­sti­ger. Dafür bedingt Noti­on eine Lern­kur­ve, weil sich sein Ansatz grund­le­gend von spe­zia­li­sier­ten Anwen­dun­gen unter­schei­det. Es ist ein sowohl-als-auch Werk­zeug, das einem eine lee­re Lein­wand bie­tet. Dar­auf ent­wickelt man sein bran­chen­spe­zi­fi­sches System.

Neben der Lern­kur­ve, um das Wirk­prin­zip zu ver­ste­hen, kom­men Ent­wick­lungs­ko­sten hin­zu. Die­se Kosten sind ent­we­der mone­tär, wenn man z. B. eine Noti­on Bera­tung hin­zu­zieht, oder die eige­ne Zeit.

Bereits mit­tel­fri­stig gewinnt man wie­der, weil man eine unter­neh­mens­spe­zi­fi­sche Anwen­dung hat. Und die gleich­zei­tig kei­ne Insel­lö­sung und nicht fest­ge­backen ist. So bleibt man für die Zukunft fle­xi­bel – und das bei tie­fen lau­fen­den Abo­ko­sten von Notion.

Wer ein agi­les Grund­pro­dukt möch­te und sei­ne Pro­zes­se selbst abbil­den will, ist mit Noti­on gut aufgehoben.

Noti­on CRM Anleitung

So genug der stra­te­gi­schen Gedan­ken jetzt geht’s ans Ein­ge­mach­te! Wir begin­nen mit der Kern­funk­ti­on die aus meh­re­ren CRM Daten­ban­ken besteht und erstel­len eine Vor­la­ge, damit man sich spä­ter Klicks erspart.

Die­ser besteht aus zwei Daten­ban­ken: Per­so­nen und Interaktionen

Hat man vie­le Kon­takt­per­so­nen pro Kun­den­fir­ma, was bei B2B mei­stens der Fall ist, braucht es eine drit­te Daten­bank: Unternehmen.

Die ver­wen­de­ten Daten­bank­be­zeich­nun­gen haben sich in der Pra­xis bewährt, kön­nen aber auch anders benannt werden.

So kann man die Daten­bank Inter­ak­tio­nen auch Events oder Akti­vi­tä­ten nen­nen. Hier wür­de ich berück­sich­ti­gen, was für Asso­zia­tio­nen die Begrif­fe bei den Usern aus­lö­sen und mit der Vari­an­te zu gehen, die am häu­fig­sten bevor­zugt wird.

In der Daten­bank Inter­ak­tio­nen wer­den Sit­zun­gen, Mee­tings, Noti­zen und Ideen zur Per­son und E‑Mails erfasst. Alles Infor­ma­ti­ons­be­stand­tei­le die kei­ne Auf­ga­be sind. Es kann sein, dass meh­re­re Auf­ga­ben zu einer Inter­ak­ti­on füh­ren, wie z.B. die Prä­sen­ta­ti­on vor einem Kun­den. Oder dass nach einer Sit­zung oder einem Gespräch mit dem Kun­den Fol­ge­auf­ga­ben ent­ste­hen. Alle die­se Auf­ga­ben wer­den in der Daten­bank Auf­ga­ben­ver­wal­tung erfasst.

Die Daten­bank Per­so­nen kann auch Kon­tak­te genannt wer­den. Ich bin davon abge­kom­men, weil Kon­tak­te Per­so­nen wie auch Inter­ak­tio­nen bedeu­ten können.

Schritt-für-Schritt Anlei­tung CRM selbst bauen

Erstel­le zwei Daten­ban­ken: Per­so­nen & Interaktionen

Falls du nicht weisst, wie das geht, kannst du Noti­on von A bis Z im Noti­on Alma­nach Kurs erler­nen. Oder schau dir die­ses Tuto­ri­al an, wo ich die Anwen­dung von Daten­ban­ken erläutere.

Bau­stein 1: Personen-Datenbank

Erstel­le fol­gen­de Fel­der in der Datenbank:

• Vor­na­me
• Nach­na­me
• Name-Feld für die Kom­bi­na­ti­on der beiden
• E‑Mail
• Tele­fon. Even­tu­ell auch noch für Fest­netz, Mobi­le, etc.
• Stras­se
• PLZ
• Ort
• Land. Falls du vie­le Kon­tak­te im Aus­land hast, ver­wen­de dafür eine Select-Property. Damit sparst du dir Zeit beim Tip­pen und hast kei­ne Schreibfehler
• Social Media Links, wie Lin­ke­din, Twit­ter, Insta­gram, etc.
• Geburts­tag, jeweils ein guter Zeit­punkt, um den Kon­takt mit jeman­dem wie­der aufzunehmen
• Kate­go­rie, damit du dei­ne Kon­tak­te orga­ni­sie­ren kannst
• Rol­le und/oder Funktion

Bau­stein 2: Firmen-Datenbank (optio­nal)

Wenn du vie­le Per­so­nen in dei­nen Kon­tak­ten hast, du zum glei­chen Unter­neh­men gehö­ren, macht ggf. Sinn zusätz­lich eine Firmen-Datenbank anzu­le­gen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn sich dein Busi­ness auf B2B Kun­den fokussiert.

Erfas­se Fel­der wie:

• Fir­men­na­me (Muss­feld “Name”)
• Web­sei­te
• Haut­ruf­num­mer
• Umsatz­steu­er
• Daten­satz­num­mer in ande­ren Appli­ka­tio­nen, z.B. Buchhaltungssoftware
• Haupt­sitz­adres­se, mit meh­re­ren Fel­dern für Adres­se, PLZ, Ort, Land
• Kate­go­rie

Das hat den Vor­teil, dass du schnel­ler siehst, wel­che Per­so­nen beim glei­chen Unter­neh­men sind und hast kei­ne Tipp­feh­ler, weil der Fir­men­na­me jedes­mal neu erfasst wird.

Der Nach­teil ist, dass neue Kon­tak­te immer auch mit einem Unter­neh­men ver­knüpft wer­den müs­sen. Und wenn du auch noch einen hohen Anteil von Pri­vat­per­so­nen hast (ohne Unter­neh­men), dann wird es admi­ni­stra­tiv aufwändiger.

Bau­stein 3: Interaktionen

Erstel­le eine wei­te­re Daten­bank und nen­ne sie Inter­ak­tio­nen, Akti­vi­tä­ten, o. ä. ver­wen­de einen Namen der dir Sinn ergibt.

Denn dar­in wirst du Kon­takt­punk­te wie Tref­fen, Tele­fo­na­te, E‑Mails (kannst du direkt an Noti­on wei­ter­lei­ten), erfas­sen. Fol­gen­de Fel­der emp­feh­len wir dafür:

• Datum, der Interaktion
• Art der Inter­ak­ti­on, wie Tele­fon, E‑Mail, Tref­fen, etc.
• Titel (Name-Feld)
• Ort (optio­nal)

Bau­stein 4: Zusammensetzen

Erstel­le nun Bezie­hun­gen zwi­schen den Daten­ban­ken her, indem eine Relationship-Property ange­legt und mit der ent­spre­chen­den Daten­bank ver­knüpft wird.

Es gibt meh­re­re Mög­lich­kei­ten Bezie­hun­gen zwi­schen den Daten­ban­ken anzu­le­gen, im Detail erläu­tern wir dies im Noti­on Alma­nach Kurs.

Bau­stein 5: Vorlagen

Damit du nun bei jeder Per­son nur deren Inter­ak­tio­nen oder bei jedem Unter­neh­men, deren Per­so­nen siehst, legst du Vor­la­gen mit gefil­ter­ten Datenbank-Ansichten an.

Inner­halb einer Datenbank-Vorlage betest du jeweils eine Datenbank-Ansicht mit der Opti­on Linked-Database ein und fil­terst sie auf den Namen dei­ner Vorlage.

Wenn du in Zukunft einen neu­en Daten­satz anlegst, wird die Fil­te­rung auto­ma­tisch auf den neu­en Daten­satz übernommen.

Falls das zu kom­plex klingt; das erläu­tern wir im Detail im Noti­on Alma­nach Kurs.

Erstel­le pro Daten­bank eine Vor­la­ge, damit du dir spä­te­re hän­di­sche Fil­te­run­gen ein­spa­ren kannst.

Jetzt machst du ein paar Test­ein­trä­ge mit bestehen­den Daten und schaust, ob die Fel­der aus­rei­chen oder noch wei­te­re benö­tigt werden.

Im Anschluss dei­ner Test­ein­trä­ge impor­tierst du bestehen­de Kun­den­da­ten. Ich emp­feh­le dir, das gestaf­felt zu tun, um stets ein Auge auf die Qua­li­tät der Daten zu halten.

Bau­stein 8: Daten spiegeln

Sobald eine Bezie­hung zwi­schen zwei Daten­ban­ken eta­bliert ist, kannst du Infor­ma­tio­nen von der einen Daten­bank in die ande­re rüberspiegeln.

Mit der Roll-up Pro­per­ty kannst du Inhal­te vom einen Ort in den ande­ren rüber­spie­geln, aber auch Sum­men, Anzahl von Daten­sät­zen, etc. berech­nen und rüber­spie­geln. Wie das genau geht, erläu­tern wir im Noti­on Alma­nach Kurs.

Hier ein paar prak­ti­sche Beispiele:

• Du willst den Fir­men­na­men auch bei der Kon­takt­per­son sehen
• Du willst wis­sen, wann die letz­te Inter­ak­ti­on mit einem Kon­takt war
• Du willst wis­sen, wie­vie­le Inter­ak­tio­nen du mit einem Kon­takt hattest
• Du willst das Umsatz­to­tal eines Kun­den sehen

Bau­stein 7: Dash­boards anlegen

Über­le­ge dir nun wel­che Daten­an­sich­ten (Dash­boards) für dich hilf­reich wären. Mache dies aus der Per­spek­ti­ve eines Arbeitsablaufes.

Wenn du z. B. dei­nen Kon­tak­ten zum Geburts­tag gra­tu­lie­ren willst, dann lege ein Dash­board an, wel­ches nach Kon­tak­ten fil­tert die ein Geburts­da­tum erfasst haben und fil­te­re sie auf alle Ter­mi­ne die grös­ser als gestern sind.

Voi­là du hast nun dei­ne CRM-Kernfunktion. Ab die­sem Punkt rich­tet man sich das CRM spe­zi­fisch auf die Anwen­dungs­si­tua­ti­on, wie ein­gangs beschrie­ben, ein.

Schluss­wor­te

Star­te mit einem mini­ma­li­sti­schen Ansatz mit zwei Daten­ban­ken. Eine für Per­so­nen, die ande­re für Inter­ak­tio­nen. Nach­her wird das CRM System auf dei­nen Business-Fall wei­ter­ent­wickelt, wie ich das im Kapi­tel Wo CRMs Anwen­dung fin­den erläutere.

Du kannst auch ger­ne mei­ne Vor­la­ge direkt her­un­ter­la­den, etwas Zeit ein­spa­ren, auf dei­nen Business-Bedarf ver­fei­nern oder du erwägst dazu eine Beratung.

Gleich mit einem CRM loslegen

Ver­lie­re poten­zi­el­le Kun­den nicht mehr aus den Augen und ver­giss kei­ne Geburts­ta­ge mehr!