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5 Gute Gründe gegen Notion
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Ob Notion das Tool deiner Wahl ist, sollte nicht nur von der Technik abhängig gemacht werden.
Dieser Artikel beleuchtet welche Aspekte von deiner Organisation abhängig sind. Je besser du die Ausgangssituation in deinem Unternehmen kennt, umso schneller kannst du eine Anwendung ausschliessen – ohne dich in dessen technischen Details vertiefen zu müssen.
Wenn wir 1:1 mit unseren Kunden für eine Setup-Entwicklung zusammenarbeiten, legen wir zu beginn mit der Standort-Analyse den Fokus auf dein Unternehmen.
Weil wir das Tool so ziemlich in und auswendig kennen, aber euch noch nicht, wollen wir zuerst herausfinden wie eure Prozesse ticken.
Mit diesem Artikel helfen wir dir diese Überlegungen auch unabhängig von uns zu tätigen und Gründe gegen Notion schneller zu identifizieren.
Bildquelle Titelbild: Fotograf Mattia Ascenzo auf Unsplash
Kurzvorstellung Notion
Notion ist eine Cloud-Applikation mit der man modular seine Prozesse in unterschiedlichen Funktionsweisen abbilden kann. Man startet mit Notion auf einer grünen Wiese, auf einem leeren Blatt und baut sich sein System selbst.
Dieser “undefinierte” Ansatz ist relativ neu und lässt sich mit Programmieren innerhalb eines Browsers vergleichen. Dabei werden vom Anwender keine Programmiersprache verlangt, sondern es werden Blöcke zu einem System kombiniert. Notion wird deshalb als NoCode Anwendung bezeichnet.
Notion an sich ist kein Werkzeug, sondern eine Werkzeugmacherei. Es kann deine Prozesse abbilden und die Dokumentenablage praktisch hinfällig machen.
Stell dir vor wie sich die besten Gene von Word, Excel, Access, FileMaker, Trello, Asana, Browser, Airtable und die Datenablage zu etwas Neuem geformt haben.
Im Artikel Was ist Notion gehen wir vertieft auf das Tool ein und im Artikel Was kann man mit Notion tun zeigen wir auf, welche Prozesse abgebildet werden können.
5 Gründe wieso Notion nicht zu deiner Organisation passt
- Anforderung an die Anwender
- Abstraktes & praktisches Prozessverständnis
- technische Muss-Anforderungen
- Automatisierung
- Veränderungsbereitschaft
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Anforderung an den Anwender
In seinen Anfängen sprach Notion viele technisch affine und gleichzeitig stark konzeptionell denkende Personen an. Auch klassische Programmierer konnten viel abgewinnen, da sie sich auf die Realisierung eines Systems fokussieren konnten.
Durch Notions Flexibilität gibt es jedem Anwender die Möglichkeit selbst “Hand anzulegen”.
Willst du Notion in deinem Team nutzen musst du den unterschiedlichen Anwendertypen gerecht werden:
- Nicht alle sind kleine Datenbankprogrammierer
- Nicht alle bringen das gleich hohe Interesse am Tool mit
- Nicht alle bringen die gleiche Disziplin für Datenqualität mit
- Nicht alle haben die gleiche Motivation noch mehr aus der Anwendung herauszuholen
- Nicht alle User werden das Tool gleich häufig nutzen
Notions Offenheit kann bedeuten, dass schnell was “gefixt” wird ohne den Einfluss auf den gesamten Kontext zu berücksichtigen. Hier besteht das Risiko, dass sich Insellösungen etablieren.
Notions Offenheit kann auch heissen, dass Wenignutzer oder Anwender mit wenig Tool-Training nicht die nötige Vorsicht mitbringen. So kann schnell eine Teamansicht angepasst werden, weil man sich nicht bewusst ist, dass man nicht nur alleine darauf arbeitet.
Unabhängig von der Anwendung muss man sich auch bewusst sein, dass es viel Zeit braucht bis sich Anwender an eine neue Umgebung eingewöhnt haben.
Das hat primär mit Menschen zu tun – es braucht schlichtweg viel Zeit und genügend Praxiserfahrung mit der neuen Anwendung bis es in Fleisch und Blut übergeht.
Abstraktes & praktisches Prozessverständnis
Am einfachsten ist es wenn man damit beginnt, aufzulisten was nicht gut läuft und in welchen Abläufen man Unterstützung braucht.
Eine Liste mit Kurzbeschreibung wo die Dinge besser laufen könnten, bringt euch schon sehr viel weiter.
Jedes Unternehmen setzt sich aus diesen 4 Bereichen zusammen:
- Akquisition
- Leistungserbringung
- Operative Tätigkeit
- Rechnungswesen
Akquisition
- Welche Prozesse in Marketing, Verkauf und Vertrieb könnten besser werden?
- Wie sind diese heute organisiert?
Leistungserbringung
- Welches Kundensegement hat dein Unternehmen?
- Wie wird die Leistung für den Kunden erbracht? Vor oder nach dem Kauf?
- Wie sind diese heute organisiert?
Operative Tätigkeit
- Wie werden die Bereiche durch das operationelle Bereich zusammengehalten?
- Wie wird die Ablage organisiert?
- Welche Prozesse hat dein Unternehmen, die nicht direkt mit dem Kunden zusammen hängen, sondern sich um den Erhalt und die Weiterentwicklung des Unternehmens ausrichten?
- Wie seid ihr in diesem Bereich weiter organisiert (HR, Unternehmensentwicklung/Innovation, Administration)?
Finanzen
- Wie erfolgt heute die Buchführung?
- Wie erfolgt die Information von der Leistungserbingung zur Verrechnung an den Kunden?
Ausschluss-Faktoren: Technische Anforderungen
Hier einige technische Ausschlusskriterien die für dich Notion hinfällig lassen werden:
- Offline-Modus: Wann kommt der Offline-Modus für Notion
- Lokal installierte Anwendung: Notion ist eine Cloud-Anwendung
- Hoch vertrauliche Informationen: Die Daten werden auf Servern gelagert
Deutschsprachige Anwendung: Wann kommt Notion in Deutsch- Sehr tiefes Rechtemanagement von Anwendern
Automatisierung
Mit dem Beta-Release der Notion API im Mai 2021, haben sie viele neue Möglichkeiten ergeben, um Notion zu automatisieren.
Aber die Möglichkeiten könnten noch besser und ausgereifter sein (Stand August 2022). Heute lassen sich nicht:
- direkt aus Notion versenden und die Inhalte automatisch Kontakten zuordnen. Hingegen lassen sich Daten an Notion senden.
- Automatisch Datenverknüpfungen zwischen Datenbanken herstellen
- Keine Auswertung aus Notion nach aussen verschickt werden
Veränderungsbereitschaft
Wie stark oder wenig sind die Mitarbeitenden an einer neuen Anwendung interessiert? Erkennen sie was heute nicht gut läuft und wünschen sie eine Verbesserung?
Wie stark dürfen sich in einem solchen Projekt einbringen? Wie werden kritische Mitarbeiter für die Veränderung gewonnen?
Veränderung ist ein komplexer Prozess und je grösser dein Unternehmen ist, umso wichtiger ist es, dass die Mitarbeitenden in diese Veränderung einbezogen werden.
Diese Form von Integration wird oft Changemanagement genannt. Sie kann bedeuten, dass ausgewählte Mitarbeitende aktiv im Projekt mitwirken und dass gleichzeitig ein Plan entwickelt wird für die Mitarbeitenden die davon betroffen sein werden.
Zusammenfassung Gründe gegen Notion
- Du brauchst eine Anwendung die User vor Falschgebrauch oder Fehleingaben sehr stark schützt
- Deine Anwender-Basis wird die Anwendung selten nutzen und mehr Schulung wird sie nicht auf das gewünschte Qualitätsniveau bringen
- Dein Unternehmen hat grundsätzlich keine Cloud-Anwendungen im Einsatz (ihr arbeitet mit hoch vertraulichen Daten)
- Du benötigst zwingend offline Modus
- Du hast weder Zeit noch das Budget (selbst) ein Setup zu entwickeln
Schlussworte
Der Wechsel zu einer neuen Anwendung ist komplex. Ein grosser Anteil hat das eigene Bewusstsein wo Prozesse schleifen und was man verbessern möchte sowie die Integration von Mitarbeitenden.
Wir hoffen mit dem Artikel ein Werkzeug in die Hand gegeben zu haben, damit du noch einfacher zu einer engeren Tool-Auswahl kommen kannst.
Wir wollen mit unseren Kunden möglichst rasch die kritischen Ausschlussfaktoren identifizieren können, damit wir uns um so eher auf die Veränderung fokussieren können.
Es gibt gute Gründe gegen Notion, aber auch viele Gründe die dafür sprechen. Dank Notions Flexibilität können wir das Setup auf eure Prozesse einpassen.
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