Pro und Con­tra Noti­on. Erfah­re die Vor- und Nach­tei­le von Notion

Die­se Ein­schrän­kung schliesst aus – man muss­te sich sein Set-up aus meh­re­ren Anwen­dun­gen zusam­men schu­stern und hat­te nie den gesam­ten Kon­text zur Hand.

Noti­on fährt da einen inte­gra­ti­ven Ansatz. Ob Pro­jekt­ma­nage­ment, Wis­sens­sy­stem, CRM, Auf­ga­ben­ver­wal­tung oder spe­zi­fi­sche Pro­zess­ab­bil­dung, vie­les kann Noti­on abdecken.

Noti­on ist ein wenig das Schwei­zer Taschen­mes­ser unter den Pro­duk­ti­vi­täts­an­wen­dun­gen. Stell dir vor, dass du die Ein­zel­tei­le gelie­fert bekommst und dir dein Taschen­mes­ser für dei­nen Zweck zusammenstellst.

Bestehen­de Tools

Vor­tei­le

• man wird durch das System geführt
• die Ein­engung auf eine bestimm­te Funk­ti­on macht das Tool schnel­ler zugänglich
• die Zweck­ge­bun­den­heit macht den Lei­stungs­um­fang des Tools schnel­ler verständlich
• Fokus durch Spe­zia­li­sie­rung auf eine bestimm­te Funktion

Nach­tei­le

• Die Nut­zungs­wei­se ist ein­ge­schränkt, man kann nicht selbst eine wei­te­re Funk­ti­ons­wei­se hinzunehmen
• Tool-Akzeptanz ist sehr unter­schied­lich. Was ist, dei­ne Team­kol­le­gen nicht die gewünsch­ten Funk­ti­ons­wei­sen haben?
• Je spe­zi­fi­scher ein Tool ist, umso eher sind auch die Nut­zer Spe­zia­li­stIn­nen. Gene­ra­li­stIn­nen oder Mit­ar­bei­ter, die bereichs­über­grei­fend agie­ren, müs­sen vie­le Tools ken­nen oder haben schlicht­weg kei­nen Zugriff dar­auf (obwohl das nütz­lich wäre)

Pro und Con­tra Notion

Noti­on Vorteile

Die Noti­on Vor­tei­le sind schnell zu verstehen:

• Zen­tra­li­sie­rung von Abla­ge und akti­ver Aufgabenerledigung
• Nicht zweck­ge­bun­den = mach-doch-was-du-willst-Tool – Noti­on gibt dir die Blöcke in die Hand, um dein System zu ent­wickeln. Ob klein für ein Solo­busi­ness oder kom­plex für die Teaman­wen­dung – du bestimmst wie umfang­reich es wer­den soll
• Es kön­nen sehr geschmei­di­ge Syste­me gebaut und Funk­tio­nen abge­bil­det werden
• Lang­fri­stig gün­stig. Es braucht nicht zig Appli­ka­tio­nen für jeden iso­lier­ten Anwendungszweck
• Bleibt ska­lier­bar, neue Funk­tio­nen kön­nen hin­zu­ge­nom­men oder Kom­ple­xi­tät wie­der redu­ziert werden
• Rela­tiv gün­stig, wenn sich dadurch meh­re­re Anwen­dun­gen erüb­ri­gen und die Such­zeit mas­siv abnimmt.

Noti­on Nachteile

Die Noti­on Nach­tei­le mögen sich dir viel­leicht nicht auf Anhieb erschlies­sen. Da wir das Tool ken­nen, zei­gen sich in der Pra­xis fol­gen­de Ein­schrän­kun­gen. Eini­ge kön­nen wir aber auffangen.

• Sei­ne Fle­xi­bi­li­tät birgt das Risi­ko, dass unge­schul­te Nut­zer Daten löschen, über­schrei­ben oder ver­schie­ben kön­nen. Lösung: Noti­on Trai­nings und aus­ge­feil­te Zugriffs­rech­te.
• Kein kom­ple­xes Zugriffs­ma­nage­ment mög­lich (Access Manage­ment), es las­sen sich Daten­sät­ze nicht pro User aus- oder ein­blen­den (Stand August 2022). Hier­zu benö­tigt es eine gute Standort-Analyse um die Situa­ti­on rich­tig zu erfassen.
• Hohe Lern­kur­ve. Zwar hat man die Basics von Noti­on schnel­ler erfasst, aber das Zusam­men­spiel von Tool-Möglichkeiten und eige­nem Pro­zess­ver­ständ­nis benö­tigt Zeit. Des­halb ist eine umfas­sen­de Noti­on Schu­lung an und unse­re Bera­tung eli­mi­niert Fehlentscheidungen.
• Stär­ke kann zur Schwä­che wer­den: Noti­ons Fle­xi­bi­li­tät kann für Nut­zer ein Hin­der­nis sein, die ger­ne vor sich “hin wur­steln”. Das bekann­te Sze­na­rio wird dann ein­fach auf die neue Umge­bung übertragen.

Mehr Mit­ver­ant­wor­tung durch den Anwen­der. Wenn du User hast, die ger­ne in der Daten­qua­li­tät pat­zen, dann braucht es unbe­dingt eine fun­dier­te Noti­on Schu­lung, fort­lau­fen­des Trai­ning und ein star­kes Noti­on Grundlagenwissen.

Wel­che der Nach­tei­le Noti­ons ste­chen dir am stärk­sten ins Auge?

Noti­on Alternativen

Pro­jekt­ma­nage­ment

• Click­Up
• Asa­na

Wis­sens­ma­na­ga­ment & Notizenverwaltung

• Nucli­no
• Ever­no­te (Anlei­tung Wech­sel Ever­no­te zu Notion)

Kun­den­da­ten­ver­wal­tung (CRM)

• Insight­ly
• Hub­s­pot
• Sales­force

Doku­men­ten­ab­la­ge

• Drop­box
• G‑Drive

Schluss­fol­ge­rung

Mit wel­chem Sze­na­rio kannst du und dein Unter­neh­men am besten leben? Haben dir die Pro- und Con­tra Noti­ons zu einer Ent­schei­dung ver­hel­fen kön­nen? Wie immer, man wählt den klei­ne­ren Verlust:

• Hoch­spe­zi­fi­sche teu­re Anwen­dung mit kaum Fle­xi­bi­li­tät (und spä­ter even­tu­ell eine hoch­spe­zi­fi­sche Beratung)
• Fle­xi­ble gün­sti­ge Anwen­dung, die Lern­zeit oder exter­ne Bera­tung benötigt

War­um ich von Noti­on über­zeugt bin

1. Sei­ne Fle­xi­bi­li­tät: Du musst dir heu­te (noch) nicht den Kopf über ein per­fek­tes System zer­bre­chen, son­dern kann es kon­ti­nu­ier­lich auf dich anpas­sen. Es wächst mit mir mit. Und wenn es schnel­ler gehen soll – wir sind da für dich
2. Zen­tra­li­sie­rung: Du kannst (fast) auf die gesam­te Doku­men­ten­ab­la­ge ver­zich­ten und hast gleich­zei­tig wei­te­re Pro­zes­se dar­in mit abgebildet

Für sehr spe­zi­fi­sche Tätig­kei­ten, wie Bild­be­ar­bei­tung, Buch­hal­tung, E‑Mail Ver­sand und E‑Mail Mar­ke­ting), ver­wen­de ich wei­ter­hin ent­spre­chen­de (spe­zi­fi­sche) Anwendungen.

Apro­pos Buch­hal­tung mit Notion

Ich emp­feh­le Noti­on nicht für die Buch­hal­tung oder Rech­nungs­stel­lung zu nut­zen. Vor allem für Letz­te­res wird Noti­on ger­ne genutzt – aber wenn die Buch­hal­te­rin die Rech­nun­gen spä­ter noch­mals abtippt, bezahlt man die­sen Auf­wand trotzdem.

Hin­ge­gen ist eine Cash-Planung in Noti­on inter­es­sant, wenn man dort ohne­hin schon die Lei­stungs­auf­wän­de (Zeit) erfasst und die­se als Grund­la­ge für die Rech­nungs­stel­lung dienen.