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Wieviele Hüte hast Du auf? Oder wie deine Organisationsstruktur zu einer guten Tool-Nutzung führt
Dieser Artikel erläutert wie wichtig es ist die eigene Organisationsform zu kennen. Welche Hauptprozesse werden in deinem Unternehmen gelebt?
Vor allem dann, wenn man zuerst Angestellte:r war, als Solo-Unternehmer:in gestartet und dann das Business grösser wurde.
Wenn man zuerst mit seinem Business startet, ist man sich schlichtweg nicht bewusst, wieviele Hüte man tragen wird und muss. Da gibt es den
- Produktionshut
- Marketing-Hut
- Verkaufsprofi-Hut
- Admin-Hut
Erst wenn man sich aller Hüte bewusst wird, versteht man die Bestandteile die eine Unternehmensorganisation aus machen. Egal, wie gross oder klein dein Business ist.
Ohne bewusste Organisationsstruktur, wird die Prozess-Awarness tief sein und deine Tool-Nutzung sehr unproduktiv sein.
Diese Klarheit kommt nicht von heute auf morgen, aber sie ist wichtige Voraussetzung für eine Setup Entwicklung. Ohne Klarheit wird es schwer für dich das System zu entwickeln, um dich in deiner Arbeit zu unterstützen.
Wenn mehr Klarheit zu den “Hüten” entstanden ist, solltest du dir Gedanken machen “wie gearbeitet wird”. Du brauchst Klarheit über eure Arbeitsprozesse und kannst dir dafür 3 Fragen stellen, bevor du ein System entwickelst.
Wenn anschliessend Klarheit über die Arbeitsabläufe über die Bereiche vorhanden ist, kann man ein System entwickeln.
Und erst dann, kann man sich Gedanken über die Personalisierung von Inhalten machen:
Mit Notion kann jede:r Mitarbeiter:in sich Ansichten zusammenstellen die ihre Arbeitsabläufe unterstützen, wie z.B. ein Digitales Mise-en-Place und sich eigene Dashboards anlegen.
Als Solopreneuer hast du zu Beginn sehr viele Hüte auf.
Bildquelle: Fotograf Megan Markham auf Unsplash
Die meisten von uns kommen aus dem Angestellten-Dasein und waren auf einem Gebiet Spezialist. Unter Umständen bist du sogar ein kompletter Umsteiger und kannst dein Spezialwissen nicht 1:1 übertragen. Umso wichtiger ist es da, sich dein Unternehmen als einen Organismus vorzustellen, der aus mehreren Teilen besteht.
Ich helfe dir in dieses Denkkonzept zu kommen und den Fokus bei der Unternehmensentwicklung auf drei Schwerpunkte zu setzen. Sei dir bewusst, dass dies ein fortlaufender Lernprozess ist und ein Unternehmen nicht nur in seinem Leistungsangebot wächst, sondern auch in seiner Struktur.
Die Frage, welche Tools angeschafft werden sollen, sollte immer als Letztes gestellt werden. Die Antwort darauf wird hier nicht gegeben – auch wenn ich gerne mit Notion arbeite.
Du lernst die Beschaffung von Werkzeugen von der Organisationsstruktur und den Arbeitsprozessen zu unterscheiden.
Fragestellungen wie,
- ist WordPress das Richtige für meine Webseite?
- Welche E‑Mail Marketing Software soll ich nutzen?
- Wo lege ich meine Dokumente ab?
- Welches ist das beste Tool für die Buchhaltung/Offerten/Kundenbetreuung?
sind alle relevante Fragen, aber zu früh gestellt wenn die Aufgaben noch nicht klar aufgeteilt sind und noch keine Abläufe bekannt sind.
Das Wichtigste in diesem Post ist die Erkenntnis, wie Arbeitsprozesse aufgleist werden. Du lernst als Kleinfirma und SoloPreneur genauso strategisch zu denken wie grosse Unternehmen.
Richtig aufgesetzt gehst Du wie folgt vor:
- Strukturen bilden – Definition Organisationsbereiche
- Aufgaben definieren – pro Bereich und Verantwortlichkeit zuteilen
- Klebstoff-Effekt – Welche Abläufe geschehen im jeweiligen Bereich und beeinflussen andere? Wie laufen Informationsflüsse sauber, damit sie den den Organismus zusammenhalten?
- Beschaffung von Werkzeugen, denn jetzt ist klar was man braucht und was die jeweiligen Tools können müssen
Strukturen bilden
Welche Organisationstätigkeiten gibt es?
Jede Unternehmung, egal ob klein oder gross, öffentlich oder privat, lässt sich in diese 5 Tätigkeitsfelder unterteilen:
- Management
- Operations
- Marketing
- Verkauf
- Leistungserbringung
Weshalb ist das relevant? Es müssen nicht zwangsläufig detaillierte Strukturen gebildet werden, es reicht wenn du das Konzept der Struktur verstehst. Das hilft dir nachher beim Verstehen des Klebstoff-Effekts
Nachfolgend gehe ich auf die einzelen Tätigkeitsfelder ein.
Management
Diese strategische Ebene ist nie fertig. Das Unternehmen entwickelt sich weiter, setzt sich neue Ziele oder das Umfeld bietet/zwingt neue Möglichkeiten zu ergreifen.
Operations
Unter Finanzen fliessen alle Ein- und Ausgaben zusammen und bieten die Grundlage das Fortkommen der Unternehmung sichtbar zu machen. Natürlich gehören hier auch die Löhne für Dich, deine Mitarbeiter und Freelancer rein.
Die IT Infrastruktur beschafft und stellt die Software zur Verfügung. Das kann die Buchhaltungssoftware sein, die Cloud wo die Daten abgelegt sind, die IT-Infrastruktur (Hacking, Datenspionage) schützen, updated deine Webseite, etc.
Der Administration kommt eine koordinierende Aufgabe zu. Das kann mit E‑Mail Beantwortung, Telefonbedienung, aufwändige Terminkoordination, bis hin zu Koordination von Informationen, damit alles zu einem bestimmten Zeitpunkt (Meeting Entscheidungsgremium, Projekt, etc.) bereitsteht. Die Administration ist ein wichtiger Faktor für einen guten Kleber-Effekt.
Das Projektmanagement versteht sich hier für Kunden, aber auch für Weiterentwicklungsprojekte. Zu Beginn einer Unternehmung kann das z.B. das Aufsetzen der neuen Webseite sein. Was aber zu oft übersehen wird ist, dass die Funktionalität eines Projektmanagementsystems auch auf wiederkehrende Aufgaben übertragen werden können. Den Bereichsaufgaben. Wie ich diese Fragestellung mit Notion löste, erläutere ich weiter unten.
Marketing
Verkauf
Leistungserbringung
Hierbei unterscheide ich zwischen Häufigkeit und Unmittelbarkeit.
Sie kann gemeinsam (=direkt) mit dem Kunden, z.B. Kurs vor Ort, Marktverkauf, Coaching-Sitzungen oder indirekt geleistet werden. Bei letzterem kann es eine monatliche Versicherungsleistung sein, ein Netflix-Abo, die E‑Mail Marketing Software, ein Gemüse-Abo oder ein Online-Kurs sein.
Natürlich gibt es auch Leistungserbringungen die bei der Unmittelbarkeit beides beinhalten oder gar Norm sind. Norm ist z.B. die Beratung durch einen Anwältin vor Ort und anschliessend wird der Fall durch diese in Abwesenheit des Klienten vorbereitet.
Zudem gibt es Dienstleistungen die beides ermöglichen, so kann ein Online Kurs direkt und/oder indirekt erfolgen.
Beispiele von Leistungserbringungen
Aufgaben definieren
Nachfolgend liste ich dir einige Fragestellungen als Denkvorlage auf wie das Uhrwerk “Unternehmung” zu laufen gebracht werden kann:
Management
Selbsterklärend. Auf dieser Stufe, ob durch Dich, Kollegen oder Vorgesetzte, beginnt alles und die nachfolgenden Bereiche werden danach ausgerichtet.
- Welche Verkaufsstrategien verfolgen wir dieses Jahr?
- Welche Umsatzzahlen wollen wir erreichen, mit was?
- Welche Entwicklungsziele verfolgen wir dieses Jahr? Wie können diese nach Quartal und Bereich heruntergebrochen werden?
Operations
- Welche Buchhaltung?
- Wie binde ich Verkäufe von meiner Webseite automatisch in die Buchhaltung?
- Welche Preisfaktoren müssen in die Preisberechnung miteinbezogen werden?
- wer erfasst Kreditoren und Debitoren in der Buchhaltung?
- wer ist mein Treuhänder und Steuerberater?
- Welches Ablagesystem soll verwendet werden? Was kostet das?
- Wer legt ein elekronisches Ablagesystem an?
- Wie werden Kundendaten erfasst?
- Wie werden Leistungserbringungen des Kunden erfasst und nachgeführt?
Marketing
- Welche Produkte sollen entwickelt und angeboten werden?
- Wie teuer ist das Produkt? Welche Grundkosten müssen in die Preisgestaltung einfliessen? Wie hoch soll die Marge sein? Wieviel davon soll als Reserve für die weitere Produktentwicklung gehen?
- Welche Kanäle verwenden wir für Social Media ℠?
- Wie wird der Content für SM, Bloggen, Videomarketing, etc. geplant?
- Wer schreibt die Inhalte, wer stellt das Bildmaterial her?
- In welcher Sprachweise kommunizieren wir mit der Aussenwelt (Kunden, Mitbewerber, Branche, etc.)?
Verkauf
- Wie werden Kundentreffen geplant?
- Wo und wie wird die Korrespondenz mit dem Kunden festgehalten?
- Wie werden Kundentreffen und ‑telefonate festgehalten?
- Wie werden Folgeaufgaben erfasst? z.B. Katalog versenden oder am Tag x per Telefon nachfassen
Leistungserbringung
- Welche Leistung wird erbracht, an wen?
- Wie und wann erfolgt die Leistungserbringung?
- Wer erbringt die Leistung?
Prozesse – der Klebstoff Effekt
Geheimtipp
Ich empfehle dir von Beginn weg Prozesse und Abläufe zu dokumentieren. Logisch!, wirst du mir innerlich antworten. Gegenfrage; wirst du es auch tun?
Mein zweiter Geheimtipp; setze dir eine wöchentliche Aufgabe um über die vergangene Woche zu reflektieren und bewusst nach Abläufen zu suchen die du in dieser Woche getan hast und die du dokumentieren kannst.
Das Festhalten bitte so einfach wie möglich in nummerierten Schritten niederschreiben. So einfach wie möglich und so informativ wie nötig. Es soll dich nicht unnötig viel Zeit kosten, aber in Zukunft dir Zeit ersparen.
Zeit- und Energieersparnis
Das Festhalten von Standard-Operations-Procedure (SOP) soll dir in Zukunft das Arbeiten vereinfachen, Zeit einsparen, gleichbleibende Qualität sicherstellen und, ganz wichtig, dein Gehirn entlasten.
Ich vertrete die Meinung, dass man sich so wenig wie nötig merken sollte, damit die kognitive Leistung sich voll auf das fokussieren kann was es am besten kann: Kreativität
Fundament für Outsourcing und Automation
Mein persönlicher Motivator für SOP ist, dass ich meinen Gehirnspeicher nicht mit solchen Dingen belegen will. Mir Dinge zu merken, die ich aufschreiben kann, leuchtet mir nicht ein. Das finde ich recht ineffizient. Das liegt wohl auch daran, dass ich für repetitive Aufgaben nicht geeignet bin. Da kämpfe ich sehr schnell mal mit Unterforderung.
Dein Motivator wird wohl woanders sein…
Wie wäre es mit dem Ausblick, dass du Aufgaben irgendwann an eine Assistentin delegieren willst? Kommt der Zeitpunkt – sprich dein Workload ist zu hoch – hast du bereits einen Katalog an Aufgaben was die Person übernehmen könnte. Andersrum musst du die Prozesse zuerst einmal zusammenstellen und wenn deine Arbeitslast schon hoch ist, ist diese Vorbereitungsaufgabe für die Zusammenarbeit wohl bereits eine zu grosse Hürde. Da sind die Weichen zum baldigen Burn-out ziemlich gut gelegt.
Ein weiterer Asset einer fortlaufenden Erfassung deiner SOP ist das Potential für Automation. Du kannst immer wieder, oder ein Assistent, über die SOPs gehen und abklopfen welche Schritte sich zur eine Software automatisiseren lassen. Oder du heuerst einen Prozess-Experten an, der mit neutralem Auge deine Abläufe in Augenschein nimmt und dir Optimierungspotenial aufzeigt.
Baue den Brunnen, bevor du Durst hast
Bildquelle Titelbild: Fotograf Megan Markham auf Unsplash
