Baustein 2: Aufgaben
Bis zum fertigen Sales-Pitch sind folgende Aufgaben(schritte) zu erledigen: Entwurf, Lektorat, Gestaltung, Präsentation vor dem Kunden halten und im Anschluss das Versenden der Präsentation an den Kunden.
Für die Zusammenarbeit im Team erstellt man zwei mächtige Felder “zugewiesen an” und “zugewiesen von”. Die Mitarbeitenden erhalten dann eine Notifikation, dass ihnen eine neue Aufgabe zugeteilt wurde und sehen diese in ihren Mitarbeiter-spezifischen Ansichten.
Produktivitätsmethoden einbinden
Meistens genügt es nicht Aufgaben nach Fristen zu ordnen, denn seien wir ehrlich, wenige Aufgaben sind punktgenau auf einen bestimmten Zeitpunkt zu erledigen. Zudem schätzen es Mitarbeiter heutzutage ungemein, wenn sie den Spielraum selbst bestimmen können.
Zu oft habe ich erlebt, dass Aufgaben mit beliebiger Frist (damit man irgendeine Form von Sortierung hat) versehen wurden und diese dann fortlaufend wieder umplanen musste. Schlichtweg, weil das Setup nicht mit einem Spielraum entwickelt wurde.
Deshalb empfehle ich neben dem Feld für die Frist (finales Lieferdatum) auch ein Feld “Tun-Frist” anzulegen. Dieses befüllen die Mitarbeitende selbst und nach diesem Tun-Frist-Feld werden dann die Mitarbeiter-spezifischen Ansichten gefiltert. Der Bedarf nach zeitlichem Spielraum ist so abgedeckt. So können Mitarbeitende mit Teilzeit-Pensen oder um ihre Ferien selbstständig herumplanen.
Dann ist es sinnvoll Aufgaben nicht ausschliesslich nach Fristen und dem Eisenhower-Prinzip zu ordnen, sondern auch den Aufgaben eine Wertigkeit zuzuordnen. Das Problem des Eisenhower-Prinzips ist, dass es in nur zwei Dimensionen ordnet: Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Hier fehlt eine langfristige Perspektive, damit man wichtige Tätigkeiten nach ihrem langfristigem Return on Investment bewerten kann. Je höher der Wert einer Tätigkeit, desto weniger ist sie messbar und umso strategischer die Aufgabe.
Wir wissen alle, dass genügend Schlaf einen hohen Wert hat und dass man heute investiert, damit man später einen Nutzen hat. Aber den kumulierten positiven Return lässt sich nicht genau bemessen oder terminieren. Wir wissen, dass das Fehlen sehr schnell grossen Einfluss auf die Gegenwart hat. Dito regelmässiges Zähneputzen.
Eisenhower Prinzip
Mit den beiden Fristfeldern implodiert das Eisenhower Prinzips, weil die Dringlichkeit abgedeckt ist. Wir benötigen nun eine Bewertung nach Wichtigkeit oder Relevanz.
Allerdings hat es auch seine Grenzen, wie ich im Artikel Eisenhower-Prinzip in Notion erläutere.
Getting Things Done (GTD)
Man kann auch den Getting Things Done Ansatz verwenden und Aufgaben mit Kontext versehen wie Menschen, Orte, Dinge, die für die Aufgabenerledigung benötigt werden. Allerdings wird dieser Ansatz aufwändig zu pflegen (viele Klicks) und wird über kurz oder lang nicht mehr genutzt.
Eine weitere Variante ist es Aufgaben nach Energie-Aufwand zu bewerten. Dabei fragt man sich welche Aufgabe welchen Grad an Konzentration benötigt. Dieser Ansatz bedarf einiger Selbstkenntnis, in Bezug auf den Energieeinsatz pro Aufgabe und wie energiegeladen man sich im Moment fühlt. Danach sortiert man dann die Aufgaben und arbeitet diese ab.
$10K-Modell
Die Organisation nach dem $10K-Modell ist ideal für langfristige Projekte, im Speziellen die Weiterentwicklung des Unternehmens (Working on the Business). Zu gerne gehen wichtige Aufgaben ohne Termindruck unter im Tagesgeschäft. Damit dies nicht geschieht, implementiert man eine wöchentliche Rückschau mit Wochenplanung.
