Pro­jekt­ma­nage­ment mit Notion

Wenn es um Noti­on geht, ist weni­ger wirk­lich mehr. Mit nur vier Daten­ban­ken kannst du ein ein­heit­li­ches Pro­jekt­ma­nage­ment Noti­on System selbst bau­en, alle Infor­ma­tio­nen kon­text­ba­siert orga­ni­sie­ren, die dein Team für die erfolg­rei­che Pro­jekt­rea­li­sa­ti­on benötigt.

Vor­bei sind die Zei­ten wo man Auf­ga­ben in Asa­na (Trel­lo, Click­Up, o. ä.) auf­li­ste­te, dann aber die ent­spre­chen­den Anlei­tun­gen, Doku­men­te und wei­ter­füh­ren­de Inhal­te woan­ders suchen musste.

Stell dir vor, du musst nicht mehr umständ­lich nach Doku­men­ten, nach Links in E‑Mails oder Anlei­tun­gen in Slack suchen, son­dern, du kannst alle Inhal­te zen­tral in einem inter­nen Wiki für dein Team organisieren.

In die­sem Arti­kel erläu­te­re ich, wie du ein mini­ma­les Pro­jekt­ma­nage­ment mit Noti­on ent­wirfst, für dein Team imple­men­tie­ren und unter­hal­ten kannst.

Ich füh­re dich nun durch das Ein­rich­ten der Haupt­ta­bel­len (Daten­ban­ken) und zei­ge auf, wie man die dis­kre­te Super­kraft von Noti­on nutzt.

Anfän­ger­feh­ler ver­mei­den mit Noti­on Projektmanagement

Die­ses mini­ma­le Set­up hat einen roten Faden: Projekte.

Zunächst wer­den alle Pro­jek­te dei­nes Teams in einer Tabel­le, sprich Daten­bank, zusam­men­ge­tra­gen. Dies dient der Trans­pa­renz und um Kon­ti­nui­tät sicher­zu­stel­len. Von dort aus orga­ni­sie­ren wir die wei­te­ren Bau­stei­ne eines Pro­jekt­ma­nage­ment Noti­on Systems, näm­lich “Auf­ga­ben”, “Res­sour­cen” und “Anlei­tun­gen”. Auch die­se Bau­stei­ne wer­den als Daten­ban­ken erstellt und mit der Tabel­le “Pro­jek­te” in Bezie­hung gesetzt. Das ist der Grund­stein, um dann anschlies­send die unter­ge­ord­ne­ten drei Daten­ban­ken ins jewei­li­ge Pro­jekt “hoch­zu­rol­len”.

Am Anfang war das Pro­jekt – Pro­jekt­ma­nage­ment mit Notion

Der erste Bau­stein in unse­rem Set­up ist die Projekt-Tabelle (Daten­bank) die den Pro­jekt­na­men, Pro­jekt­lei­te­rIn, Zeit­rah­men, Pro­jekt­fort­schritt, Fäl­lig­keit, Sta­tus, KPIs und wei­te­re wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen enthält. 

Ange­nom­men dein Team berei­tet sich auf ein wich­ti­ges Ver­kaufs­ge­spräch auf Ende Quar­tal vor. Das ist ein Pro­jekt, das klar umris­sen ist. Ter­min, Ergeb­nis und Mass­nah­men für eine per­fek­te Prä­sen­ta­ti­on sind ein­deu­tig fest­ge­legt. Nun fragt sich, wel­che Zuta­ten wer­den benö­tigt, um das gewünsch­te Ziel zu erreichen?

Pyramiden-System des Pro­jekt­ma­nage­ment Noti­on Systems

Das liest sich ziem­lich ein­fach, oder? Mei­ner Erfah­rung nach über­se­hen die mei­sten Noti­on Set­ups die­sen hier­ar­chisch geglie­der­ten Ansatz – statt­des­sen befin­den sich unzäh­li­ge Sei­ten lose ver­teilt und wer­den mit­tels hän­disch erstell­ter Hyper­links zusam­men­ge­hef­tet. Das lässt sich mit einem Firmen-Intranet ver­glei­chen, wo Sei­ten intern mit­ein­an­der ver­linkt sind.

Die­ser Ansatz ist nur zu Beginn sinn­voll – auch ich begann mit Noti­on so zu arbei­ten. Denn es hilft zu ver­ste­hen, wie die Soft­ware funk­tio­niert und man ist schnell auf dem Weg. Aber in die­sem Fall könn­te man theo­re­tisch gleich bei Goog­le Docs und der alt­be­kann­ten Ablage-Hierarchie blei­ben. Wenn man aller­dings län­ger suchen muss und viel Zeit mit rum­klicken ver­bringt, ist die Zeit reif für ein Pyramiden-System.

Erstellt man ein hier­ar­chi­sches System, mit­tels Pro­jekt­ma­nage­ment Daten­bank und ver­link­ten Daten­ban­ken, über­neh­men die Daten­ban­ken anschlies­send sel­ber das Ver­lin­ken. Somit wird der Set­up in Noti­on skalierbar.

Ab dem Zeit­punkt, wo du Infor­ma­tio­nen in defi­nier­te Struk­tu­ren wie “Pro­jek­te”, “Auf­ga­ben”, “Res­sour­cen”, “Anlei­tun­gen” ein­fügst, erschliesst sich dank Meta­da­ten eine völ­lig neue Dimen­si­on. Der von dir erstell­te Daten­satz (Doku­ment) kann nun ein­zel­nen Team­mit­glie­dern, Geschäfts­be­rei­chen mit­tels Tags zuge­ord­net, prio­ri­siert, sor­tiert und viel­schich­tig orga­ni­siert werden. 

Bevor es so weit ist, fokus­sie­ren wir uns nun auf die über­ge­ord­ne­te Tabel­le, die alles wie eine Klam­mer zusam­men­hält: Projekte.

Bau­stein 1: Projekte

Wir begin­nen mit einer Projektmanagement-Datenbank und legen in Noti­on eine erste Daten­bank an, die wir “Pro­jek­te” nennen.

Bei uns umfasst die Projektmanagement-Datenbank Fel­der wie

• Pro­jekt­be­zeich­nung
• Projekt-Typ
• Projekt-Status
• Projekt-Fortschritt
• Start-Datum
• End-Datum
• Pro­jekt­lei­tung
• Pro­jekt­team
• Erstel­lungs­da­tum
• Erstel­ler
• Formel-Felder
• Beziehungs- und Roll-up-Felder

Bau­stein 2: Aufgaben

Bis zum fer­ti­gen Sales-Pitch sind fol­gen­de Aufgaben(schritte) zu erle­di­gen: Ent­wurf, Lek­to­rat, Gestal­tung, Prä­sen­ta­ti­on vor dem Kun­den hal­ten und im Anschluss das Ver­sen­den der Prä­sen­ta­ti­on an den Kunden.

Für die Zusam­men­ar­beit im Team erstellt man zwei mäch­ti­ge Fel­der “zuge­wie­sen an” und “zuge­wie­sen von”. Die Mit­ar­bei­ten­den erhal­ten dann eine Noti­fi­ka­ti­on, dass ihnen eine neue Auf­ga­be zuge­teilt wur­de und sehen die­se in ihren Mitarbeiter-spezifischen Ansichten.

Pro­duk­ti­vi­täts­me­tho­den einbinden

Mei­stens genügt es nicht Auf­ga­ben nach Fri­sten zu ord­nen, denn sei­en wir ehr­lich, weni­ge Auf­ga­ben sind punkt­ge­nau auf einen bestimm­ten Zeit­punkt zu erle­di­gen. Zudem schät­zen es Mit­ar­bei­ter heut­zu­ta­ge unge­mein, wenn sie den Spiel­raum selbst bestim­men können.

Zu oft habe ich erlebt, dass Auf­ga­ben mit belie­bi­ger Frist (damit man irgend­ei­ne Form von Sor­tie­rung hat) ver­se­hen wur­den und die­se dann fort­lau­fend wie­der umpla­nen muss­te. Schlicht­weg, weil das Set­up nicht mit einem Spiel­raum ent­wickelt wurde.

Des­halb emp­feh­le ich neben dem Feld für die Frist (fina­les Lie­fer­da­tum) auch ein Feld “Tun-Frist” anzu­le­gen. Die­ses befül­len die Mit­ar­bei­ten­de selbst und nach die­sem Tun-Frist-Feld wer­den dann die Mitarbeiter-spezifischen Ansich­ten gefil­tert. Der Bedarf nach zeit­li­chem Spiel­raum ist so abge­deckt. So kön­nen Mit­ar­bei­ten­de mit Teilzeit-Pensen oder um ihre Feri­en selbst­stän­dig herumplanen.

Dann ist es sinn­voll Auf­ga­ben nicht aus­schliess­lich nach Fri­sten und dem Eisenhower-Prinzip zu ord­nen, son­dern auch den Auf­ga­ben eine Wer­tig­keit zuzu­ord­nen. Das Pro­blem des Eisenhower-Prinzips ist, dass es in nur zwei Dimen­sio­nen ord­net: Wich­tig­keit und Dringlichkeit.

Hier fehlt eine lang­fri­sti­ge Per­spek­ti­ve, damit man wich­ti­ge Tätig­kei­ten nach ihrem lang­fri­sti­gem Return on Invest­ment bewer­ten kann. Je höher der Wert einer Tätig­keit, desto weni­ger ist sie mess­bar und umso stra­te­gi­scher die Aufgabe.

Wir wis­sen alle, dass genü­gend Schlaf einen hohen Wert hat und dass man heu­te inve­stiert, damit man spä­ter einen Nut­zen hat. Aber den kumu­lier­ten posi­ti­ven Return lässt sich nicht genau bemes­sen oder ter­mi­nie­ren. Wir wis­sen, dass das Feh­len sehr schnell gros­sen Ein­fluss auf die Gegen­wart hat. Dito regel­mäs­si­ges Zähneputzen.

Eisen­hower Prinzip

Mit den bei­den Frist­fel­dern implo­diert das Eisen­hower Prin­zips, weil die Dring­lich­keit abge­deckt ist. Wir benö­ti­gen nun eine Bewer­tung nach Wich­tig­keit oder Relevanz.

Ich emp­feh­le dafür ein vier­stu­fi­ges Wer­te­sy­stem, das soge­nann­te $10K-Modell, um Auf­ga­ben mit dem höch­sten Wert zu identifizieren.

Get­ting Things Done (GTD)

Man kann auch den Get­ting Things Done Ansatz ver­wen­den und Auf­ga­ben mit Kon­text ver­se­hen wie Men­schen, Orte, Din­ge, die für die Auf­ga­ben­er­le­di­gung benö­tigt wer­den. Aller­dings wird die­ser Ansatz auf­wän­dig zu pfle­gen (vie­le Klicks) und wird über kurz oder lang nicht mehr genutzt. 

Eine wei­te­re Vari­an­te ist es Auf­ga­ben nach Energie-Aufwand zu bewer­ten. Dabei fragt man sich wel­che Auf­ga­be wel­chen Grad an Kon­zen­tra­ti­on benö­tigt. Die­ser Ansatz bedarf eini­ger Selbst­kennt­nis, in Bezug auf den Ener­gie­ein­satz pro Auf­ga­be und wie ener­gie­ge­la­den man sich im Moment fühlt. Danach sor­tiert man dann die Auf­ga­ben und arbei­tet die­se ab.

$10K-Modell

Die Orga­ni­sa­ti­on nach dem $10K-Modell ist ide­al für lang­fri­sti­ge Pro­jek­te, im Spe­zi­el­len die Wei­ter­ent­wick­lung des Unter­neh­mens (Working on the Busi­ness). Zu ger­ne gehen wich­ti­ge Auf­ga­ben ohne Ter­min­druck unter im Tages­ge­schäft. Damit dies nicht geschieht, imple­men­tiert man eine wöchent­li­che Rück­schau mit Wochenplanung.

Team-Fortschritt ver­fol­gen

Will man unter­neh­mens­weit über­blicken wel­che Teams an was arbei­ten, bil­det man zusätz­lich eine wei­te­re Tabel­le “Teams” und grup­piert die jewei­li­gen Mit­ar­bei­ten­den ent­spre­chend. Pro­jek­te ent­hal­ten neben der Pro­jekt­lei­tung dann noch ein Bezie­hungs­feld “Team”.

Auf die­se Wei­se kann aus zwei Per­spek­ti­ven der Fort­schritt ver­folgt wer­den; mit Fokus auf das Team und mit Fokus auf die lau­fen­den Projekte.

Mit Fokus auf das Team sieht man deren Pro­jek­te und noch inter­es­san­ter, an wel­chen Auf­ga­ben sie momen­tan arbei­ten. Dies ist nicht nur ein Top-Down, son­dern auch Bottom-up Set­up. Denn die Mit­ar­bei­ten­den wis­sen, wer im Team an was arbei­tet und bei Pro­jek­ten die eine team­über­grei­fen­de Zusam­men­ar­beit benö­ti­gen, kön­nen die Mit­ar­bei­ten­den ein­fach neue Fil­ter erstel­len und sich selbst infor­mie­ren (Hol-Schuld). Alle sind auf dem glei­chen Stand.

Bau­stein 3: Ressourcen

Als Näch­stes braucht es einen zen­tra­len Ort wo alles, dass im Team erstellt wird, auf­be­wahrt wer­den kann: digi­ta­le Notizbücher.

Gutes Pro­jekt­ma­nage­ment in Noti­on, aber auch sonst wo, berück­sich­tigt den Fakt, dass es nicht nur Doku­men­te abzu­le­gen gilt, son­dern all die klei­nen Infor­ma­ti­ons­tei­le die übli­cher­wei­se (lei­der) über­all ver­streut rumliegen.

Noti­on glänzt hier mit einer ele­gan­ten Kom­bi­na­ti­on von Datenbank-Funktion und Word. Noti­zen wer­den zen­tral erfasst und wenn es län­ge­re Inhal­te sind, dann wird der Daten­satz geöff­net und als Goog­le Doc Alter­na­ti­ve genutzt. Oder es wer­den Doku­men­te, wie z.B. die fer­ti­ge Prä­sen­ta­ti­on hoch­ge­la­den. Indem die Noti­zen mit der jewei­li­gen Auf­ga­be und Pro­jekt ver­knüpft ist, ent­steht kein Datenfriedhof.

Im Gegen­satz zu Ever­no­te erstellt man kei­ne losen Noti­zen die hier­ar­chisch geord­net sind, son­dern dank der Ver­knüp­fung bil­det man von Beginn an eine Matrix-Struktur und der Ver­wen­dungs­zweck erschliesst sich auto­ma­tisch. Rei­chert man die Noti­zen mit Meta­da­ten an, so kann man mit Leich­tig­keit die jüng­sten Ein­trä­ge nach Erstel­ler und Pro­jekt auffinden.

In den Res­sour­cen kön­nen sich Samm­lun­gen von frü­he­ren Ver­kaufs­tex­ten, Ideen für zukünf­ti­ge Pro­jek­te, Medi­en­in­hal­te und ver­wor­fe­ne Ent­wür­fe und mehr befin­den. Da die Res­sour­cen auch Meta­da­ten ent­hal­ten, kön­nen sie leicht wie­der­ge­fun­den wer­den und einem neu­en Pro­jekt zuge­ord­net werden.

Ich möch­te dich ermu­ti­gen, dass alles was kei­nen Platz in den Auf­ga­ben hat und kei­ne Anlei­tung ist, hier zu erfas­sen. Wer­den regel­mäs­si­ge Team­mee­tings abge­hal­ten? Wie wär’s, wenn die Agen­da als Vor­la­ge hin­ter­legt ist? Oder frü­he­re Ange­bo­te an Kun­den hier abge­legt werden.

Auf die­se Wei­se kön­nen Doku­men­te nicht nur schnell in Noti­on orga­ni­siert, ohne Ord­ner zu anzu­le­gen, son­dern auch Vor­la­gen erstellt und damit dei­nen Arbeits­ab­lauf ratio­na­li­siert werden.

Jeder Daten­satz wird noch mit ein paar Meta­da­ten gewürzt, damit ein­fa­cher danach gefil­tert wer­den kann. Wie Erstel­lungs­da­tum, letz­te Ände­rung, Erstel­le­rIn und Daten­satz­typ (Doku­ment, Notiz, Sit­zung, u. ä.). Auch hier gilt, weni­ger ist mehr. Spä­ter Fel­der zu eli­mi­nie­ren, die man zu Beginn in Eupho­rie erstell­te, ist auf­wän­di­ger. In der Rea­li­tät zeigt sich, dass man irgend­wann nicht mehr weiss, wes­halb ein Feld erschaf­fen wur­de und man arbei­tet ein­fach dar­um “her­um”. So ver­baut man sich die Sicht aufs wesentliche.

Für den Sta­tus emp­feh­le ich mit vier Wer­te zu begin­nen, um es schlank zu halten:

• Aktiv: dar­an wird aktiv gear­bei­tet und es ist eini­ger­mas­sen ent­wickelt. z.B. den Ent­wurf für einen Blog-Beitrag oder Verkaufstext
• Idee: noch nicht aus­ge­reif­ter Geistesblitz
• Refe­renz: auf die­sen Inhalt wird regel­mäs­sig und für einen bestimm­ten Zweck zurück­ge­grif­fen, z.B. das Pro­jekt­brie­fing des Kunden
• Archiv: Inhalt der sei­nen Zweck erfüllt hat, aber nicht mehr rele­vant ist oder benö­tigt wird. Aber für den Fall der Fäl­le ist die­ser Inhalt zugäng­lich, anstel­le ihn zu löschen

Bau­stein 4: Anleitungen

In den Anlei­tun­gen, auch Stan­dard Ope­ra­ting Pro­ce­du­res (SOP), wird erläu­tert WIE und mit WAS etwas gehand­habt wird. Im Gegen­satz zu Pro­jek­ten und Auf­ga­ben, wo man sich auf das WANN einer Tätig­keit fokussiert.

Die­ser Bau­stein ist nicht spe­zi­fisch für ein Pro­jekt­ma­nage­ment Noti­on System, son­dern es soll­te grund­sätz­lich ein Ort gegen, wo Abläu­fe doku­men­tiert sind. Frü­her waren das Hand­bü­cher in Word Doku­men­ten, heu­te legt man Daten­ban­ken dafür an.

Eine Wis­sens­da­ten­bank kann fol­gen­des enthalten:

• Cor­po­ra­te Design, mit kopier­ba­ren Brandfarben
• Wel­che Soft­ware für die Prä­sen­ta­ti­on ver­wen­det wird
• wie Bild­ma­te­ri­al beschafft wird (z.B. Quel­len­an­ga­be oder inter­nes Grafikteam)
• Fra­ge­bö­gen für Vorstellungsgespräche
• Vor­ge­hen wie Inhal­te pro­mo­tet werden
• Check­li­sten, damit ein ein­heit­li­ches Content-SEO sicher­ge­stellt ist
• Anlei­tun­gen für die Qualitätskontrolle

Auch hier emp­feh­len wir ein Status-Feld hin­zu­neh­men und nach Aktiv/Archiv zu unter­schei­den. Das kann mit einem simp­len Check-Boxfeld (oder mit­tels Status-Property) erreicht werden.

Ist der Haken gesetzt, ist der Daten­satz archi­viert. Wenn vie­le Anlei­tun­gen zu unter­schied­li­chen Berei­chen oder Anwen­dun­gen zusam­men­kom­men, macht es spä­ter Sinn nach die­sen zu unterscheiden.

Bau­stein 5: Kun­den­da­ten (optio­nal)

Wer vie­le Kun­den­pro­jek­te hat, nicht nur inter­ne Pro­jek­te für die Unter­neh­mens­ent­wick­lung, der soll­te die Pro­jekt­da­ten­bank noch mit sei­ner Kun­den­bank verknüpfen.

In der Anlei­tung CRM für Noti­on, erläu­tern wir wie man ein Cus­to­mer Rela­ti­on­ship Manage­ment System baut (oder direkt bei uns erwirbt).

Daten­or­ga­ni­sa­ti­on nach PARA

Mit den 4 Bau­stei­nen hat man eine star­ke Anleh­nung ans PARA Orga­ni­sa­ti­ons­prin­zip für Daten eta­bliert, wel­ches zwi­schen Pro­jek­ten, Are­as, Res­sour­cen und Archiv unterscheidet.

Will man das PARA Orga­ni­sa­ti­ons­prin­zip imple­men­tie­ren, muss man den Fokus vom rei­nen Pro­jekt­ma­nage­ment System aus­wei­ten und über das gan­ze (Klein-)Unternehmen ausweiten.

Die PARA Metho­lo­gie eig­net sich vor allem für Knowledge-Worker, wie Bera­ter, Blog­ger, Pri­va­te die über lang­fri­sti­ge Sicht ihre Exper­ti­se bil­den wol­len, o. ä.

Aber die PARA Metho­lo­gie greift für Orga­ni­sa­ti­ons­prin­zi­pi­en für Unter­neh­men zu kurz.

Bevor man (Daten-)Organisationsprinzipien für’s Unter­neh­men imple­men­tiert, muss man sich zuerst klar wer­den, wie das Unter­neh­men struk­tu­riert ist und wie die Pro­zes­se “lau­fen”.

Vor allem Ein­zel­un­ter­neh­men müs­sen sich bewusst wer­den, wie­vie­le Hüte sie auf haben. Die­se reprä­sen­tier­ten die Bau­stei­ne eines Unternehmens.

Orga­ni­sa­ti­ons­ma­nage­ment kommt vor dem Fest­le­gen von Datenorganisationsprinzipien.

Die Mon­ta­ge: Bezie­hun­gen und Roll-Ups

An die­sem Punkt kommt die ech­te Fahr­freu­de mit Noti­on zum Vor­schein. Die wich­tig­sten Bestand­tei­le (Haupt­ta­bel­len) erstellt und nun fügen wir die­se mit­tels Bezie­hun­gen zusam­men. Dort wo Meta­da­ten von einer ande­ren Daten­bank dien­lich wären, spie­geln wir die­se mit­tels Roll-Ups rüber.

Ein häu­fi­ger Feh­ler von Teams ist, dass jeder Bereich sei­ne eige­ne Datenbank-Suppe kocht und sei­ne eige­nen Auf­ga­ben & Pro­jek­te ver­wal­tet, weil zu Beginn kein zen­tra­ler Ansatz ver­folgt wurde.

Plötz­lich hat man über­all “Mini-Tabellen” über sein Noti­on ver­streut. Ent­we­der sie ste­hen mit­ein­an­der nicht in Ver­bin­dung, hat sehr vie­le Ver­knüp­fungs­fel­der (auf­wän­di­ger Unter­halt) pro Tabel­le oder sogar Daten­red­un­dan­zen. Die­ser Ansatz funk­tio­niert im Klei­nen gut, aber sobald man ska­lie­ren will, ste­hen einem die­se Mini-Tabellen wie klei­ne Lego-Steinchen des Nachts auf dem Weg zum Schlaf­zim­mer im Weg.

In die­sem mini­ma­li­sti­schem Set­up wer­den die­se Infor­ma­tio­nen dyna­misch zum jewei­li­gen Pro­jekt geführt.

Zum guten Glück gibt’s dafür einen bes­se­ren Ansatz: weni­ger ist mehr, zen­tra­li­siert und Daten mit Bezie­hun­gen mit­ein­an­der verknüpfen.

Aus­ge­stat­tet mit den vier Haupt­ta­bel­len, wer­den Bezie­hun­gen eta­bliert und Daten mit­tels Roll-up gespie­gelt und erstellt damit ein dyna­mi­sches und ska­lier­ba­res System.

Durch den Ein­satz von Bezie­hun­gen haben wir einen gros­sen, fast schon lebens­ver­än­dern­den, Schritt getan. Wir haben die Welt der rei­nen Tabel­len­kal­ku­la­ti­on ver­las­sen und in die Welt der rela­tio­na­len Daten­ban­ken getreten.

Projekt-Dashboards

Sobald die Ver­bin­dun­gen eta­bliert sind, kön­nen nun pro­jekt­spe­zi­fi­sche Sei­ten ange­legt wer­den, die nur die Inhal­te auf­füh­ren, wie Auf­ga­ben, Res­sour­cen, Pro­zess­be­schrei­bun­gen, die mit dem ent­spre­chen­den Pro­jekt ver­linkt sind. Alles ande­re ist, dank Fil­ter, ausgeklammert.

So kann man ohne Umschwei­fe erle­dig­te Auf­ga­be abschlies­sen und auto­ma­tisch aus­blen­den, wei­te­re Noti­zen und Mee­tings erfas­sen, ohne dass jedes Mal Daten­sät­ze mit­ein­an­der ver­knüpft wer­den müs­sen. Dank der Fil­te­rung fügt Noti­on auto­ma­tisch die Ver­knüp­fung zwi­schen den Haupt­ta­bel­len hin­zu. Und egal an wel­cher Stel­le Inhal­te ange­passt wer­den – alles bleibt somit synchron.

Mit der Roll-up Funk­ti­on las­sen sich nicht nur Daten von einer Tabel­le in die ande­re rüber spie­geln. So ist es von Inter­es­se auf der Aufgaben-Tabelle zu sehen, wer die Pro­jekt­ver­ant­wort­li­che ist, damit man die­se Infor­ma­ti­on nicht auf der Projekt-Tabelle nach­schla­gen muss.

Sta­tus Projektfortschritt

Das ist aber nur die ein­fa­che Anwen­dung von Rollups. Span­nend wird es, wenn man die Rollup-Funktion für die Daten­agg­re­gie­rung ver­wen­det. So las­sen sich Fel­der und ‑inhal­te zu Sum­men, Durch­schnitts­kal­ku­la­tio­nen zusam­men­fas­sen. Ein sehr belieb­tes Fea­ture ist dabei den Pro­jekt­fort­schritt, bestehend aus der Sum­me der erle­dig­ten Auf­ga­ben, mit­tels einer For­mel und Rollups als hori­zon­ta­len Progress-Bar dar­zu­stel­len.

Spe­zi­fi­sche Ansich­ten mit­tels Dash­boards erstellen

So weit, so gut. Jetzt sind die Haupt­ta­bel­len gebaut, Bezie­hun­gen geknüpft und die Daten lau­fen über­all syn­chron. Aber wie sol­len die Daten­ban­ken nun ver­wen­det werden?

Die Kol­le­gin D aus der Admi­ni­stra­ti­on hat einen ande­ren Infor­ma­ti­ons­be­darf als die Kol­le­gin C aus der Entwicklungsabteilung.

Hier kommt wie­der ein wich­ti­ger glanz­vol­ler Aspekt von Noti­on zum Tra­gen, Infor­ma­tio­nen bedarfs­ge­recht gefil­tert und visu­ell unter­schied­lich anzuzeigen.

Mit dem Zau­ber­wort /create lin­ked data­ba­se kön­nen Refe­renz­ta­bel­len x‑fach an unter­schied­li­chen Orten ange­zeigt und sogar auf ästhe­ti­sche Wün­sche der Nut­zen­den berück­sich­tigt werden.

Tabellen-Ansichten

• Tabellen-Ansicht: ent­spricht am ehe­sten dem Look einer Excel-Liste, mit der Mög­lich­keit Fel­der aus­zu­blen­den und anders anzuordnen
• Listen-Ansicht: mini­ma­li­sti­sche Ansicht ohne die hori­zon­ta­len und ver­ti­ka­len Trenn­li­ni­en der Tabellen-Ansicht. Ide­al für den schnel­len Seitenzugriff.
• Board-Ansicht (Kan­ban): sehr gut geeig­net um den Fort­schritt eines Pro­jekts, von Auf­ga­ben oder die Arbeits­last pro Mit­ar­bei­ter zu verfolgen.
• Galerie-Ansicht: für alle die es visu­ell mögen, um z.B. Blogs und Bild­ma­te­ria­li­en zu ordnen
• Kalender-Ansicht: monat­li­che Per­spek­ti­ve um Auf­ga­ben über einen län­ge­ren Hori­zont zu verfolgen
• Timeline-Ansicht: das Werk­zeug für Pro­jekt­ar­beit! Stellt Auf­ga­ben als Noti­on Pro­jekt­ma­nage­ment Zeit­strahl ab, wie ein Gantt-Chart.

Team-Dashboards

Genau­so wie pro­jekt­be­zo­gen Dash­boards erstellt wer­den, kön­nen Team-Dashboards oder funk­ti­ons­be­zo­ge­ne Dash­boards (z. B. Con­tent Pro­duk­ti­on) erstellt werden.

Dank den magi­schen drei Wor­ten “crea­te lin­ked data­ba­se” kön­nen flugs neue Dash­boards für den jewei­li­gen Ver­wen­dungs­zweck erstellt wer­den. So kön­nen sich neu for­mier­te Teams ihre Inhal­te selb­stän­dig zusam­men stellen.

Das ermög­licht einen sehr spe­zi­fi­schen Ein­blick aus der jewei­li­gen Per­spek­ti­ve, indem man die Daten fil­tert und pas­send sor­tiert. Zum Beispiel:

• Sor­tie­rung nach Fäl­lig­keits­da­tum, mit Aus­fil­te­rung von bereits erle­dig­tem. So sieht man was als Näch­stes ansteht und es fällt nichts mehr durch die Maschen
• Fil­te­rung nach “zuge­wie­sen an”, behal­te nur dei­ne Auf­ga­ben im Blick oder Vor­ge­setz­te sehen bes­ser, ob sie ein­grei­fen müs­sen und nie­mand aus der Spur fällt
• Fil­te­rung nach Brain­stor­ming Ein­trä­gen, um dar­aus den näch­sten Blog-Artikel zu schreiben

Ska­lie­re dein Team & Effizienzsteigerung

Kom­men wir als Letz­tes zu Auto­ma­ti­sie­run­gen und Stan­dar­di­sie­run­gen. Stell dir vor die Daten eines Online-Formulars wer­den auto­ma­tisch in eine Notion-Datenbank über­tra­gen und von der Assi­stenz wei­ter­ver­ar­bei­tet. Oder du hast eine Video-Anleitung auf­ge­nom­men wie die monat­li­che Abrech­nung via Stri­pe zu erle­di­gen ist und erteilst den Auf­trag, mit Link auf die Anlei­tung, an die Assi­stenz, ohne jemals Noti­on zu verlassen.

Sogar Rück­fra­gen zu Auf­ga­ben wer­den inner­halb von Noti­on mit der Kommentar-Funktion getä­tigt und man muss nicht auf Slack oder E‑Mail ausweichen.

Oder man erstellt schnell ein vor­for­ma­tier­tes Anruf­pro­to­koll, wenn ein Kun­de uner­war­tet an der Strip­pe hängt. Mit­tels Vor­la­gen nimmt man sich die Denk­ar­beit, wie etwas for­ma­tiert und struk­tu­riert wer­den soll, ab und ent­la­stet sich, indem man nur die neu­en Infor­ma­ti­ons­be­stand­tei­le erfasst.

Ich emp­feh­le dir für jede der vier Haupt­da­ten­ban­ken Vor­la­gen zu ent­wer­fen und pro gefil­ter­ter Ansicht eine Standard-Vorlage festzulegen:

Pro­jekt­vor­la­ge

• Für wie­der­keh­ren­de Pro­jek­te, mit dem glei­chen Satz an Auf­ga­ben, kön­nen gan­ze Vorlagen-Sets vor­be­rei­tet wer­den und innert Minu­ten­frist auf­ge­setzt werden.
• Projekt-Dashboards dupli­zie­ren und nur noch die Fil­ter aufs aktu­el­le Pro­jekt umstel­len. Die Arbeit fürs Auf­set­zen ent­fällt kom­plett, dank der selbst refe­ren­zie­ren­den Filter-Ansichten

Auf­ga­ben­vor­la­ge

• den wöchent­li­chen Auf­ga­ben, den News­let­ter zu schrei­ben, auto­ma­tisch mit­tels API erstel­len las­sen und Platz­hal­ter (Blog­ti­tel, Key­words, Bil­der, Sta­tus, Publi­ka­ti­ons­da­tum, etc.) gleich einfügen
• Regel­mäs­si­ge Abrech­nun­gen nur noch mit den varia­blen Infor­ma­tio­nen ergän­zen und der Assi­stenz über­tra­gen. Indem man die Instruk­ti­on oder “zuge­wie­sen an” in den Vor­la­gen erfasst, spart man sich die­se Klicks in Zukunft.

Wie man wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben und Ter­mi­ne in Noti­on anlegt, erläu­te­re ich im Bei­trag Noti­on Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben.

Ressourcen-Vorlage

• Wel­che Noti­zen, wie Sit­zun­gen, erfasst du immer wieder?
• Hast du wöchent­li­che Mit­ar­bei­ter­sit­zun­gen und willst auto­ma­tisch das Agenda-Skelett drin haben?
• Gesprächs­leit­fa­den mit Fra­gen für Erst­ge­sprä­che mit poten­zi­el­len Kunden

Über­le­ge, was du immer wie­der machst und wel­che Grund­la­gen­ar­bei­ten du dir in Zukunft erspa­ren könntest.